En este artículo os quiero mostrar una metodología japonesa, que ha servido de base para desarrollar otras aplicadas actualmente en la calidad moderna. Es una metodología muy sencilla, y que requiere de otras herramientas de calidad para que sea realmente eficaz. Por lo tanto, os explicaré ¿En qué consiste? ¿Cómo se aplica? ¿Qué pasos se deben seguir? ¿Qué beneficios nos aporta el aplicar esta metodología? ¿Qué inconvenientes tiene esta metodología?
¿En qué consiste?
El método de los Guen es una herramienta de calidad, desarrollada en Japón y cuyo objetivo es la eliminación de un problema o incidencia desde la comprensión y análisis objetivo de la causa raíz que ha desencadenado la incidencia.
¿Cómo se aplica? ¿Qué pasos se deben seguir?
Esta metodología se divide en tres pasos o fases de trabajo:
1. Comprender la situación actual - Sitio de trabajo ("Guenba"): es la primera de las etapas y se busca comprender la situación actual por la que pasa la organización.
Los puntos esenciales en la primera fase son:
- Ver el lugar del incidente.
- No contar con otras opiniones sino verlo con tus propios ojos.
- No solo contar con información sino hacer una recogida de datos y sacar fotos de los hechos.
- Se debe analizar el impacto del hecho y ver su repercusión, todo ellos en el menor tiempo posible desde que sucede el accidente.
2. Analizar los factores - Objeto del análisis ("Guenbutsu")
El objetivo es analizar los factores que han provocado la situación de incidente, para ello:
- Se observan y analizan los datos con cuidado.
- Se habla con todas las personas implicadas, sin perjuicios, y de forma objetiva, sin realizar juicios de valor.
- Se guardan las pruebas del incidente.
- Se hace un estudio exhaustivo del incidente y del sistema que lo rodea.
3- Tomar las medidas oportunas - Situación real ("Guenjitsu")
Se debe buscar la solución al problema.
En esta etapa se debe hacer:
- Se debe aplicar una solución realista y posible al problema.
- Limitar las acciones para solucionar el problema.
En la siguiente imagen podemos diferenciar estas tres etapas:
Es una herramienta que con un minino de costes y tiempo busca la solución de un problema de forma eficiente, analizando de forma objetiva y sin divagaciones, consiguiendo información in situ desde varias perspectivas para conseguir una acción correctiva eficaz.
Si la analizamos bien, nos recuerda al ciclo de mejora continua de Deming (PDCA), aunque este último desarrolla la metodología un grado más, ya que su forma cíclica nos permite la mejora continua. Por ese motivo, el ciclo de Deming es la base de los requisitos y la metodología que expone la norma ISO 9001:2015.
Si la analizamos bien, nos recuerda al ciclo de mejora continua de Deming (PDCA), aunque este último desarrolla la metodología un grado más, ya que su forma cíclica nos permite la mejora continua. Por ese motivo, el ciclo de Deming es la base de los requisitos y la metodología que expone la norma ISO 9001:2015.
¿Qué inconvenientes tiene esta metodología?
- La mayor parte de veces, si la persona que analiza y obtiene las pruebas, es un trabajador, que está implicado en el mismo proceso, o bien tiene un contacto estrecho con los demás trabajadores implicados, no es posible mantener la objetividad, y el análisis puede llevar a errores, y consecuentemente imposibilita la eliminación del problema.
- Para la recopilación y el análisis de datos es necesario el uso de otras herramientas que nos posibiliten el tomar las decisiones oportunas para solucionar el problema, entre ellas, podemos mencionar, las siete herramientas de la calidad, los 5 porqués, etc.
Ejemplo sencillo
No serías necesario mostraros un ejemplo debido a su sencillez, ya que cuando surge una incidencia o problema, el equipo o el responsable se presenta físicamente donde se ha producido, recopila pruebas y datos, los analiza y toma las acciones que sean adecuadas para solucionarlo.
A ver una situación sencilla, es una empresa en la que el cliente está realizando una reclamación telefónica a una administrativa, esta inmediatamente informa al responsable del problema. El responsable intenta recopilar toda la información necesaria con los datos facilitados por el cliente y otras pruebas, analiza qué ha sucedido y el porqué, y le da una solución rápida.
Como podéis ver, para incidencias fáciles es útil esta técnica, pero si se requiere de hacer un análisis profundo y eliminar de raíz la causa principal, para que no se vuelva a producir, se deben utilizar otras herramientas.
A ver una situación sencilla, es una empresa en la que el cliente está realizando una reclamación telefónica a una administrativa, esta inmediatamente informa al responsable del problema. El responsable intenta recopilar toda la información necesaria con los datos facilitados por el cliente y otras pruebas, analiza qué ha sucedido y el porqué, y le da una solución rápida.
Como podéis ver, para incidencias fáciles es útil esta técnica, pero si se requiere de hacer un análisis profundo y eliminar de raíz la causa principal, para que no se vuelva a producir, se deben utilizar otras herramientas.
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