Lluvia de Ideas (Brainstorming): herramienta de toma de decisiones

Os presento una herramienta que os puede resultar muy útil para obtener las claves para resolver los problemas. Podéis incorporarlo en vuestro sistema de gestión (ISO 9001:2015) en forma de metodología para tal fin. En este artículo os explico las bases para poder llevarlo a la práctica. ¿En qué consiste? ¿Qué metodología debemos seguir para llevar a cabo una lluvia de ideas de forma efectiva? Ejemplos prácticos.

¿En qué consiste?

Podemos encontrar varias definiciones, pero las que he encontrado que más se ajustan nuestro fin son:

- Consiste en un proceso creativo primario que sirve para crear conceptos de cualquier naturaleza.

- Mediante aportación de ideas, se da respuesta a un problema o tema cuestionado, de esta manera podemos dar con las causas que originan el problema y tomar las decisiones oportunas para solucionarlo. Inicialmente os puede sonar un poco absurdo o no aplicable a la empresa, pero en realidad puede aportar buenos resultados si se realiza correctamente.

- Es una herramienta que facilita obtener ideas sobre un tema o problema.

- Busca generar ideas nuevas por parte de los trabajadores.

¿Qué metodología debemos seguir para llevar a cabo una lluvia de ideas de forma efectiva?

Dependiendo de la bibliografía, el número de etapas pueden agruparse, o bien pueden cambiar el orden. Las diferentes etapas a seguir son las siguientes:

A continuación, describo cada una de las etapas:

1. Se nombra a un conductor:

Será el qué plantee el problema, indique las reglas y facilite a todo el equipo que las ideas fluyan creando el ambiente adecuado y haga partícipe a todos los presentes.

2. Definir el tema o el problema:

Es necesario plantear de una forma directa y concisa el problema o tema a tratar por el equipo. Si éste es muy complejo, a lo mejor, es necesario fraccionarlo o simplificarlo. 

3. Reunir al equipo:

El equipo debe realizar el ejercicio de un tema o problema que tenga conocimiento; si este es muy complejo, el equipo puede bloquearse o dispersarse y no obtener el resultado óptimo. 

El equipo tiene que:

- Tener conocimientos que puedan dar con la clave

- Tiene que ser variado, de diferentes departamentos

- Para que cada uno de una visión diferente del problema.

- Los miembros del equipo pueden ser trabajadores de la empresa o ajenos a la misma.

4. Se explican las reglas a seguir:

El conductor debe fijar unas reglas como pueden ser:

- No podemos censurar ninguna idea por muy absurda que nos parezca.

- No podemos criticar ninguna idea.

- Se deben tener en cuenta todas las ideas, de esta manera creamos un ambiente para que todos puedan decir lo que piensan.

- Prohibido reirse, juzgar.

- Se debe escuchar y ser empático.

- Se debe estimular la imaginación.

- Se debe fijar un tiempo que suele ser entre 5-15 minutos. Se debe cronometrar y empezar a la vez.

5. Se emiten las ideas libremente

La mejor manera, que a mi personalmente me funciona, es repartir post-it a cada miembro del equipo.  Es importante no asignar un color a cada trabajador, para que ellos no se sientan identificados y señalados. Cada uno de ellos, debe escribir cada idea que se le ocurra en un post-it independiente.  Al final se colocarán todos en un panel o pizarra.

6. Se listan todas las ideas, y deben registrarse.

Una vez que tengamos todo el mural lleno de post-it, se leerán en alto, y si no se entiende alguna, se deberá explicar.

7. Se analizan, evalúan y organizan las ideas, para evaluar su utilidad en función del objetivo que pretendía lograr con el empleo de esta técnica.

Una manera de seleccionar aquellas ideas más atractivas y eficaces, cada miembro del equipo marcará con una pegatina o con una marca, aquellas que crean que son las claves, o que se crea que se tengan que desarrollar. La que tenga más marcas será la que más puntos tenga. 

Relación lluvia de ideas con el toma de decisiones

Una vez que tenemos la lista de ideas, debemos:

- Seleccionar las ideas relevantes

- Evaluación de las diferentes ideas y nos quedamos con las principales

- de estas ideas seleccionamos la mejor. la mejor significa la que mejor se adecue al tema planteado o la que tenga más probabilidades de éxito ante la solución del problema.

- Etapa de prueba o modificación en la vida real.

Ejemplos prácticos:

1. Para identificar las causas al problema:

Problema: Aumento del número de reparaciones de una máquina en el último mes.

Pregunta que debe responder el equipo: ¿Dónde crees que pueda estar el problema?

La Dirección convoca a todos los trabajadores para que respondan las preguntas. Deben proponer todo aquello que se les ocurra

- Falta de mantenimiento preventivo

- Maquinaria obsoleta

- Proveedor no apto para las reparaciones

- Repuestos de reparaciones de mala calidad
- Los trabajadores no están capacitados para manipularla
- El procedimiento de trabajo es erróneo
- Las condiciones climáticas en qué funciona la maquinaria la estropean
- El color de la máquina
- La altura de la máquina

Una vez que disponemos de todas las aportaciones por parte de los miembros del equipo que hemos convocado, se clasifican, hasta que el equipo decide cuál es la más probable y se trabaja sobre ella. A veces no es posible quedarnos únicamente con una en concreto, y se puede trabajar sobre varias, las más probables.

Existen varias maneras, una vez que se tienen todas las ideas:

- Si el equipo es altamente cualificado y con posibilidades de solucionar el problema. Cada miembro del equipo puede incorporar marcas o puntos en cada idea que le parezca la causa del problema más probable, y el que tenga más puntos o votaciones es sobre la que se trabajará.

- Si el equipo, no tiene suficiente capacidad, el conductor del ejercicio, le comunicará las ideas surgidas a la Dirección de la empresa, y esta será la que realice el análisis.

Las ideas aprobadas serán presentadas por escritas en un informe, que es el que se utilizara la Dirección para la toma de decisiones. Esta herramienta puede completarse con otras como puede ser el diagrama causa-efecto, la técnica de los 5 porqués....

Podemos aplicarlo, a cualquier problema que pueda surgir en cualquier proceso de la empresa. Por ejemplo:
- Aumento de reclamaciones por parte de los clientes en el último mes
- Disminución del número de contratos respecto a las ofertas presentadas
- Aumento de los errores en los documentos utilizados
- Aumento de fallas en los productos fabricados
- ...

2. Otro ejemplo, son ideas para publicidad.

Realmente, esta herramienta surgió para este fin. Se junta el equipo creativo, se lanzan las ideas para realizar la campaña publicitaria de un producto, y se desarrolla la idea o las dos ideas más valoradas.