POLÍTICA (Sistema integrado ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018)

En este artículo os mostraré cómo podéis integrar las tres políticas (calidad ISO 9001:2015, medioambiente ISO 14001:2015 y seguridad y salud ISO 45001:2018) en un único documento. Os daré respuesta a las siguientes preguntas: ¿Qué requisitos expone cada norma respecto a la política de la empresa? ¿Cómo debe ser el documento? ¿Cómo las integramos?

Este documento, debe contener todos los requisitos que expone cada una de las normas que queremos integrar. En nuestro caso serán ISO 9001:2015 (gestión de calidad), ISO 14001:2015 (gestión ambiental) e ISO 45001:2018 (gestión de seguridad y salud de los trabajadores SST).

Si somos capaces de integrar las tres políticas en un sólo documento, nos ahorraremos el tener que controlar, codificar y gestionar otros dos documentos.

Nos tenemos que asegurar bien, que en los diferentes párrafos redactados, recojan todos los requisitos que expone cada una de las normas en cada apartado. Podéis aprovechar la estructura de la política de calidad basada en la ISO 9001, y añadir párrafos que recopilen las exigencias de las otras dos normas.

¿Qué requisitos expone cada norma respecto a la política de la empresa?

Primero de todo, voy a nombrar los diferentes requisitos que exige cada norma.

Según ISO 9001:2015

La alta dirección debe establecer una política de calidad que:

a) es adecuada al propósito y contexto de la organización y apoye su dirección estratégica;

b) proporciona un marco para establecer objetivos de calidad;

c) incluye un compromiso de cumplir con los requisitos aplicables, y

d) incluye un compromiso de mejora continua del sistema de gestión de calidad.

La política de calidad deberá:

a) estará disponible como información documentada;

b) ser comunicada, entendida y aplicada dentro de la organización;

c) estar a disposición de las partes interesadas, según proceda.

NOTA Principios de Gestión de Calidad se puede utilizar como base para la política de calidad.

Según ISO 14001:2015

La alta Dirección debe establecer, implementar y mantener la política ambiental que, dentro del alcance definido de su sistema de gestión ambiental:

a) sea apropiada al propósito del contexto de la organización, incluida la naturaleza, magnitud e impactos ambientales de sus actividades, productos y servicios.

b) proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos ambientales;

c) incluya un compromiso para la protección del medio ambiente, incluida la prevención de la contaminación, y otros compromisos específicos pertinentes al contexto de la organización;

Otros compromisos específicos de protección del medio ambiente pueden incluir el uso sostenible de recursos, la mitigación y adaptación del cambio climático y la protección de la biodiversidad y de los ecosistemas.

d) incluya un compromiso de cumplir los requisitos legales y otros requisitos;

e) incluya un compromiso de mejora continua del sistema de gestión ambiental para la mejora del desempeño ambiental.

La política ambiental debe:

- Mantenerse como información documentada;

- Comunicarse dentro de la organización;

- Estar disponible para las partes interesadas. 

Según ISO 45001:2018

La Dirección debe establecer, implementar y mantener una política en relación a seguridad y salud de los trabajadores, consultada por los trabajadores en todos los niveles de la organización.

La alta dirección debe comprometerse a:

• proporcionar condiciones de trabajo seguras y saludables para la prevención de los daños y deterioro de la salud;
• debe ser apropiada al propósito del contexto de la organización y a la naturaleza de los riesgos y oportunidades en materia de seguridad y salud;
• Proporciona un marco para poner los objetivos de seguridad y salud de los trabajadores;
• satisfacer los requisitos legales aplicables y otros requisitos;
• controlar los riesgos para la SST utilizando las prioridades de los controles;
• la mejora continua del sistema de gestión de la SST para mejorar el desempeño de la SST de la organización;
• la participación de los trabajadores o representantes de los trabajadores en los diferentes procesos donde aplique el sistema de gestión de seguridad y salud.

La política en seguridad y salud:

a) estará disponible como información documentada;

b) ser comunicada dentro de la organización;

c) estar a disposición de las partes interesadas, según proceda; y

d) ser revisada para su continua adecuación.

Aunque todos los compromisos son importantes, algunas partes interesadas tienen un interés especial en el compromiso de la organización por cumplir sus requisitos legales aplicables. Esta Norma Internacional especifica varios requisitos relacionados con este compromiso. En este aspecto, realizaré un artículo explicando detalladamente el requisito.

Estos requisitos incluyen la necesidad de:

- determinar los requisitos legales aplicables;

- asegurarse de que las operaciones se llevan a cabo de acuerdo con estos requisitos legales;

- evaluar el cumplimiento de los requisitos legales;

- corregir las no conformidades.

¿Cómo debe ser el documento?

La política de la empresa, debe ser un documento directo y de fácil comprensión para todo el mundo. Si lo realizamos con vocabulario complicado, denso y repetitivo podemos encontrarnos con varios inconvenientes:

- que la mayor parte de personas no se lo acabarán leyendo, y es importante que todas las partes interesadas (trabajadores, clientes, proveedores...) conozcan los compromisos y valores de la organización.

- que los auditores (auditorías externas de certificación) no localicen con facilidad y claridad los diferentes requisitos de las normas de referencia, pudiendo así, identificar alguna incidencia en el documento y quedando reflejada como no conformidad.

- la política de la empresa no deja de ser una carta de presentación de la organización. Es necesario cuidar la imagen de la empresa, con lo que debe ser un documento bien redactado. 

Por supuesto, el documento debe estar integrado en el sistema de gestión de la empresa. Como ya sabéis en las nuevas normas de referencia no se exige la elaboración de un Manual, simplemente se debe recoger las evidencias en documentos llamados información "documentada". Como tales, deben estar identificados, codificados y controlados. 

Como siempre os comento, el hecho que la norma no exija un Manual de Calidad, no quiere decir que no lo tengáis. Yo particularmente, es un documento que mantengo, ya que me estructura el sistema documental, y puedo recoger en él, algunos de los requisitos de las normas, como puede ser la definición de la organización, el alcance, exclusiones... Podéis hacerlo como queráis, siempre que sea coherente y bien estructurado, y sepáis identificar las evidencias de los diferentes requisitos de la norma, y mantener una correcta identificación y trazabilidad de los documentos.

¿Cómo las integramos?

En la siguiente imagen, podemos comparar los requisitos de cada una de las normas en cuanto al contenido de la política de la empresa en cada uno de los aspectos, de este modo será más sencilla su integración en el documento, evitando así párrafos repetitivos.

Una vez disponemos de todos los requisitos claros, podemos empezar a redactar, y hacerlo fusionando todos aquellos puntos que tienen en común. Por ejemplo si en todos los casos se tiene el requisito de mejora del sistema de gestión, con ponerlo una sola vez, eso si especificando cada uno de los tres sistemas es suficiente. 

Una pregunta muy frecuente que me hacen, es si en el documento, se puede listar los diferentes requisitos de cada norma por separado, tal y como os lo he puesto al principio del artículo. La respuesta es que lo podéis hacer como queráis, pero como os he comentado, este documento es una carta de presentación de la empresa, y por imagen es conveniente, que hagáis una mínima redacción de los mismos, para que quede bonito.

Este documento, muchas empresas optan por adjuntar la foto del Director o presidente de la organización, y dar una mejor imagen. También hay otras empresas, que aprovechan el redactado de este documento para incorporarlo como carta de presentación en la página web de la empresa.