Recursos (Sistema integrado ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2015)

En el apartado 7.1 de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018 expone los requisitos que el sistema debe evidenciar en cuanto a los recursos que debe aportar la Dirección para que los sistemas de gestión se implementen, mantengan y mejoren continuamente. En el siguiente artículo os voy a explicar cómo podemos encajar estos requisitos en un sistema integrado. 

¿Qué nos dicen cada una de las normas al respecto de este requisito?

ISO 9001:2015

7 Apoyo

7.1 Recursos

7.1.1 Generalidades 

La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión de la calidad. La organización debe considerar: 

a) las capacidades y limitaciones de los recursos interno

b) qué se necesita obtener de los proveedores externos

ISO 14001:2015

7.1 Recursos

La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión ambiental.

ISO 45001:2018

7.1 Recursos

La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión de la SST.

¿Qué aspectos en común y específicos tenemos?

En las tres normas disponemos de un párrafo en común en el que tenemos que evidenciar que la Dirección de la empresa asigna los recursos necesarios para que el sistema de gestión , cada uno en su área, funcione y mejore.

Cuando hablamos de recursos lo entendemos como todos aquellos medios o ayudas necesarias para desempeñar según los requisitos las diferentes actividades o procesos. Para ello debemos tener en cuenta: los trabajadores (formación y capacitación de los mismos), la infraestructura (medios materiales y económicos disponibles), el ambiente de trabajo (las condiciones en las que se realizan los trabajos).

En la siguiente tabla, podemos visualizar mejor los diferentes aspectos a tener en cuenta de cada uno de los tres sistemas de gestión:

Si observamos la norma ISO 9001:2015, vemos que en ella, a diferencia de las otras dos, si que desglosa y especifica los diferentes requisitos de cada uno de los aspectos que os he mencionado en el párrafo anterior como son:

ISO 9001:2015

En el apartado 7.1 Recursos lo divide en:

7.1.1 Generalidades

7.1.2 Personas

7.1.3 Infraestructura

7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos

7.1.5 Recursos de seguimiento y medición

7.1.6 Conocimientos de la organización

Viendo el desglose, podemos ser conscientes que para poder evidenciar que un sistema de gestión concreto esté bien implementado, mantenido y mejorado continuamente, se deben tener en cuenta los diferentes aspectos de los que consideramos recursos. 

Por lo tanto,

Los procedimientos en común que podemos utilizar en este caso, y consecuentemente utilizar la misma metodología para ellos son:

Procedimiento de funciones y requisitos del personal: en él se tienen que añadir todas las funciones y tareas que se realizan en cada puesto de trabajo, no sólo las específicas para desarrollar los diferentes procesos de la empresa, sino aquellos específicos de la gestión ambiental y de los derivados de la gestión de la Seguridad y Salud de los trabajadores.

Procedimiento de formación y capacitación de los trabajadores: se debe dejar constancia de la formación a realizar no sólo para las tareas específicas de las áreas productivas de la empresa, sino aquellas relacionadas con la formación ambiental y la de la SST. Así mismo la capacitación de las diferentes tareas a realizar.

Procedimiento de mantenimiento de la infraestructura: se debe gestionar de una forma controlada la infraestructura necesaria para realizar las diferentes actividades, desde las instalaciones de la empresa, maquinaria, utensilios, sistemas contraincendios...

Procedimiento de ambiente para la operación de procesos: en este se pueden establecer todas las metodologías a seguir (ya sea en uno o varios procedimientos y/o instrucciones) derivados de la gestión de la SST, dando cumplimiento a la legislación vigente en éste área.

Procedimiento de gestión de equipos de medida: realmente este procedimiento es específico de la ISO 9001:2018, ya que los otros dos sistemas no hacen referencia a este punto en concreto. Pero de alguna manera, si que se debe tener en cuenta, cuando se realizan algunas operaciones en las que se requieren equipos de medición. Por ejemplo, en la ISO 14001:2018, para evaluar el aspecto que puede generar impacto como es el ruido que emite la empresa al exterior, se debe realizar unas sonometrías. Por lo tanto, debemos asegurarnos que la empresa quien nos la realice o bien el equipo que utilicemos esté debidamente calibrado con sus certificados y se pueda establecer una trazabilidad de la medida adecuada. 

Procedimiento de compras y subcontrataciones: si la Dirección de la empresa estima que son necesarios otros recursos que no están disponibles en la organización, esta deberá proporcionarlos mediante sus proveedores. Este procedimiento, que de entrada podemos pensar que sólo aplica a la norma ISO 9001:2015, ya que lo especifica concretamente, también debemos darnos cuenta que aplica a los demás sistemas de gestión. Os pondré dos ejemplos, uno para cada sistema:

- Con respecto al sistema de gestión ambiental: la empresa necesita de un proveedor específico para la gestión de residuos de la empresa. Éste debe estar acreditado para tal efecto. De igual modo, para lo mismo con el proveedor que se encarga del mantenimiento de los medios de extinción de incendios (BIE y extintores).

- Con respecto al sistema de gestión de la SST: debemos gestionar adecuadamente y revisando los requisitos de calidad de las compras de los diferentes equipos de protección de los trabajadores. Otro ejemplo, sería el realizar una subcontratación de unos trabajos, debemos asegurarnos que la empresa que va a realizar los trabajos por nosotros cumplen con los requisitos de seguridad de los trabajadores. Para ello, es necesario recopilar y hacer el seguimiento documental de todo el proceso.

Una manera de analizar y que quede constatado la asignación de recursos ante un objetivo y/o actividad a realizar fuera del proceso habitual, es mediante su análisis y asignación en las actas de las reuniones del comité de calidad, así mismo, el seguimiento de la evolución de dicho objetivo mediante los indicadores de proceso.

Espero que los comentarios anteriores, os den una visión más amplia de cómo podéis integrar los diferentes sistemas, y de cómo podéis simplificar la documentación en caso de realizarlo.