Las nuevas versiones de las normas ISO que describen los requisitos de los sistemas de gestión, como por ejemplo, ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018, entre otras, mantienen una estructura común, con la finalidad de poder integrar los sistemas de gestión y aumentar la efectividad y objetivo de los mismos. En este artículo os propongo una estructura que puede ser fácilmente integrable con otros sistemas de gestión.
Como ya sabéis en ninguno de los tres casos, se exige la elaboración de un Manual del sistema de gestión, pero si es requisito generar la información documentada asociada a cada requisito como evidencia de su cumplimiento. Por lo tanto, le tenemos que dar una estructura coherente, fácil y adecuada a la documentación que se genera. Todos los documentos deben estar debidamente identificados, con la finalidad de poderlos localizar y conocer con exactitud el documento que estamos tratando.
El hecho de no disponer de Manual de sistema de gestión, no exime de explicar, ya sea mediante fichas de proceso, procedimientos e/o instrucciones, las metodologías que se llevan a cabo en la empresa para cumplir con cada uno de los requisitos del sistema que exige cada una de las normas de referencia. Se puede realizar más o menos esquemático, mediante diagramas de flujo u otras herramientas, pero en cada proceso se debe saber qué hay que hacer, quien lo hace, quien es el responsable y que documentos se generan y cómo se cumplimentan, además de los puntos de control y de medición para evaluar el desempeño de cada uno de los procesos o fases de proceso.
La estructura que os propongo que podríais seguir para elaborar la documentación en base a la norma ISO 45001:2018 y que podría integrarse fácilmente con los demás sistemas de gestión es la siguiente:
Como podéis observar la estructura y el contenido se puede integrar perfectamente en otros sistemas de gestión que también comparten los mismos requisitos pero desde otro punto de vista. Os pondré unos ejemplos, para que podáis entenderlo mejor:
Objetivos del sistema: uno de los requisitos más importantes, es la de establecer los objetivos (metas) que se deben planificar y ejecutar en un tiempo concreto, normalmente son anuales. Los objetivos que una empresa se puede plantear, pueden ser de naturaleza muy diferente, dependiendo del origen cumplirá con el requisito de cada una de las normas que definen los sistemas de gestión. Por ejemplo:
- ISO 45001:2018: disminuir el % de accidentes en el proceso ABC en un 5% (para ello se deben establecer una serie de acciones destinando una serie de recursos y el responsable de la ejecución de dichas acciones es XXX).
- ISO 14001:2015: disminuir los residuos peligrosos generados en un 5%, o bien disminuir el consumo de papel en un 5%... (para ello se deben establecer una serie de acciones destinando una serie de recursos y el responsable de la ejecución de dichas acciones es XXX).
- ISO 9001:2015: disminuir en un 5% las reclamaciones por parte de los clientes, o bien disminuir 5% los productos defectuosos fabricados... (para ello se deben establecer una serie de acciones destinando una serie de recursos y el responsable de la ejecución de dichas acciones es XXX).
Por lo que podemos aprovechar la metodología por la que establecemos los objetivos de la empresa, y utilizar el mismo documento para identificarlos, planificarlos y asignarlos, evaluando el desempeño de cada uno de ellos. Únicamente debemos añadir una columna extra indicando a qué sistema de gestión pertenecen.
Identificación del contexto de la organización: de igual modo que he explicado los objetivos, debemos hacer con los demás requisitos comunes, como por ejemplo este. Existen muchas herramientas para identificar el contexto de la organización, la más utilizada es la matriz DAFO, en la que debemos identificar las debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades. Para cada uno de los sistemas de gestión, se debe realizar teniendo en cuenta las diferentes visiones/naturalezas que se pueden dar. Os pondré un ejemplo de debilidades:
- ISO 45001:2018: una debilidad asociada a la seguridad y salud de los trabajadores, puede ser un lugar y ambiente de trabajo poco favorable e inadecuado.
- ISO 14001:2015: una debilidad del sistema de gestión ambiental puede ser la dificultad para separar los residuos generados.
- ISO 9001:2015: una posible debilidad puede ser que la maquinaria o equipos de medición que se utilizan para realizar un determinado proceso estén obsoletos, ralentizando la producción y aumentando los costes (ya sea por paros o por fabricar productos defectuosos).
Naturalmente, que para cada debilidad detectada se tendrán que evaluar y planificar acciones para mitigar sus efectos. Por lo tanto, se tendrá que aplicar una metodología que sirva para identificar y para tratar cada aspecto identificado. Se puede hacer de manera conjunta para los diferentes sistemas de gestión.
Os he puesto únicamente dos ejemplos, pero excepto para aquellos requisitos específicos de cada uno de los sistemas, los demás pueden integrarse. Esto significa que puedes utilizar el mismo procedimiento para explicar la metodología a seguir, si es necesario explicar alguna descripción específica asociada a un sistema de gestión concreto, se añade sin problemas. Pero lo que tenemos que intentar es generar documentos comunes, que añadiendo una simple columna donde se especifique a qué sistema pertenece. A parte de simplificar y generar menos documentos, evitamos duplicidades y la gestión general de la empresa se puede realizar mejor, ya que no ves cada sistema por separado sino como algo global, que es lo que se pretende.
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