Revisión por la Dirección (Sistema integrado ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018)

Uno de los apartados comunes a las tres normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018, es el requisito de la revisión por la Dirección. En este artículo os explicaré: ¿Qué aspectos debemos considerar en cada una de las normas? ¿Cómo podemos documentar de forma integrada este apartado? ¿Qué documentos deberíamos generar para evidenciar el cumplimiento del requisito? Consejos, comentarios y conclusiones.

Incluiremos dentro de este requisito, tanto las revisiones del sistema por parte de la Dirección, como las reuniones de seguimiento periódicas del Comité.

¿Qué aspectos debemos considerar en cada una de las normas? 

Primero de todo, voy a exponer en un cuadro comparativo, los diferentes aspectos que debemos tener en cuenta para cada una de las normas de referencia:

En cuanto a las Generalidades:

En los tres casos, se debe planificar y realizar una revisión de cada uno de los tres sistemas, de forma periódica, con la finalidad de realizar un seguimiento y medición del mismo, y poder tomar decisiones en función de los resultados derivados del análisis de los datos del sistema. En las revisiones se debe considerar y analizar los diferentes aspectos (entradas), para poder tomar las oportunas decisiones, con el apoyo de la Dirección (salidas) para garantizar la mejora continua de los tres sistemas. 

Entradas:

Como se puede ver, en el cuadro anterior, los aspectos a analizar en la reunión de la revisión del sistema, tiene relación a cada uno de los requisitos de los sistemas, tanto los específicos como los comunes a los tres sistemas. Por lo tanto, en el acta de la reunión del sistema, se puede analizar de forma conjunta aquellos aspectos/requisitos comunes a las tres normas, y considerar las especificaciones particulares en apartados diferenciados. Para que sea más entendible, os describo el siguiente ejemplo: 

En los tres casos, se deben analizar la adecuación de los recursos (humanos, materiales, económicos...). Para este ejemplo me voy a centrar en los recursos humanos. Para ello, se debe analizar la formación, capacitación, concienciación y comunicación del personal, así como la necesidad de nuevas incorporaciones, para el periodo de tiempo que se está analizando. Cuando en la reunión del comité, se analicen todos estos aspectos, desde el punto de vista de cada uno de los sistemas (calidad, medio ambiente y seguridad y salud), se puede realizar de forma conjunta, ya que la planificación de la formación, se puede tener en cuenta de forma conjunta, y por lo tanto, en el mismo apartado del acta de la reunión, se pueden tratar de forma conjunta.

En cambio, existen aspectos específicos de cada uno de los sistemas, como por ejemplo:

- Gestión de calidad: satisfacción del cliente

- Gestión ambiental: aspectos ambientales significativos

- Gestión de la SST: la consulta y participación de los trabajadores

Salidas:

Las salidas hace referencia a la toma de decisiones, que se debe considerar después del análisis de los requisitos del sistema. En este punto, La Dirección debe aprobar la toma decisiones, porque será la encargada de destinar los recursos necesarios, que se estimen en la reunión, para lograr hacer efectivas las medidas aprobadas en la reunión.  

Una de las especificaciones importantes, que se deben considerar a la hora de integrar este requisito, es la obligatoriedad de comunicar a los resultados a los trabajadores en relación al sistema de gestión de seguridad y salud. Para empresas, relativamente pequeñas, en que todo el personal está implicado en los resultados del análisis de los tres sistemas, así como en las estrategias que la propia empresa va a realizar, no hay problema, en que todos los temas tratados sean comunicados a los trabajadores. Pero, en la práctica, la mayor parte de las Direcciones de empresa, no está por la labor de que los trabajadores conozcan todos los aspectos y decisiones que se tomen en la empresa. En ese caso, recomiendo que el acta de la reunión del comité y revisiones del sistema se realice de forma independiente para el sistema de gestión de seguridad y salud.

 Información documentada:

En los tres casos, se debe documentar el análisis de los diferentes requisitos de cada norma, el estado en que se encuentran y como se plantea su evolución (planificación, asignación de recursos y ejecución). 

¿Cómo podemos documentar de forma integrada este apartado? 

Primero de todo, debemos establecer las pautas de cómo el personal debe proceder para cumplir y evidenciar este requisito. Se puede establecer y describir la metodología a seguir mediante un procedimiento o ficha de proceso, donde se establezcan las acciones a realizar, los documentos a cumplimentar, la periodicidad y los responsables en cada caso.

¿Qué documentos deberíamos generar para evidenciar el cumplimiento del requisito?

A parte del procedimiento o la ficha de proceso, se debe dejar constancia del análisis y la toma de decisiones de los diferentes requisitos del sistema. Habitualmente, se realizan reuniones planificadas periódicas, donde se evaluar el desempeño de cada uno de los sistemas, y se analiza su seguimiento y medición de los mismos.

Se puede evidenciar mediante un acta de reunión, o un informe donde se detalle cada aspecto, y se soporten los datos analizados mediante la documentación del sistema. Por ejemplo, si se trata y analiza en el sistema de gestión de calidad, un indicador como es la evolución de la productividad en los 6 primeros meses del año, por ejemplo, un aumento de un 6,3%, este porcentaje se debe poder evidenciar de dónde se ha obtenido y si es real o estimado. Esta documentación se adjuntará al acta como un anejo.

Consejos, comentarios y conclusiones

Como os he comentado en los apartados anteriores, podéis integrar perfectamente las reuniones de la revisión del sistema, así como las revisiones de seguimiento, todo dependerá de la complejidad en cada una de las materias en las que esté involucrada la empresa, así como del personal implicado. Os pondré un par de ejemplos:

• En una ingeniería, donde todo el trabajo es de oficina, y no existe una complejidad específica en cada uno de los tres sistemas; se puede integrar perfectamente, no sólo este requisito de la norma, sino todos aquellos que tengan metodologías comunes. Al integrar los tres sistemas se simplifica bastante la operatividad y la documentación a controlar.
• En cambio, en una industria química, minera... donde las empresas son extremadamente grandes y complejas, los aspectos a tener en cuenta en materia de seguridad y salud, así como de aspectos ambientales, son numerosos. Esto requiere de comités separados, y la cantidad de responsables implicados es numeroso y diferente en cada uno de los sistemas. En estos casos, creo que es conveniente tratar cada uno de los sistemas de forma independiente, ya que las acciones a tomar y los datos analizar deben tratarse de forma independiente.

Para un empresa de tamaño pequeño mediano, para poder evidenciar un correcto seguimiento de los tres sistemas, recomiendo las siguientes periodicidades:

• Acta de la revisión del sistema: A realizar a principio de año (enero-febrero): debido a que se deben tratar todos los datos a cierre del año anterior y donde se establecen las pautas para el año que entra (objetivos). 
• Primera acta de seguimiento del sistema: (abril-mayo): cierre del primer trimestre del año.
• Segunda acta de seguimiento del sistema: (Julio-agosto): cierre del primer semestre del año
• Tercera acta de seguimiento del sistema: (Octubre-noviembre): cierre del tercer trimestre del año.

Por lo tanto, tendremos unas 4 actas de reuniones del comité, en la que la primera es la más importante que es la revisión del sistema.

Naturalmente, que contra más complejidad tenga la empresa, en cada uno de los sistemas de gestión, más control y seguimiento debe tener, y por lo tanto, más reuniones se deben establecer.