Si nuestra empresa tiene implementado el sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001:2015 ¿Por qué debemos realizar una formación interna a todos los trabajadores sobre el sistema de gestión? ¿Quién puede impartir esta formación y cuánto debe durar? ¿Cuál es el contenido recomendable? ¿Cómo evidenciar que se ha realizado la formación?¿A quién va dirigido? En este artículo, espero poderos responder a todas estas preguntas.
¿Por qué debemos realizar una formación interna a todos los trabajadores sobre el sistema de gestión?
Uno de los requisitos que tenemos que expone la norma ISO 9001:2015, es el de formar a los trabajadores. Naturalmente que la formación que la empresa debe proporcionar debe estar relacionada con la capacitación o mejora de la misma para desarrollar las actividades que cada trabajador realiza o bien para enseñarle nuevas tareas, ampliando así su capacitación.
No debemos olvidar, que el hecho de disponer de un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001:2015, representa que dicha documentación así como su estructura define la propia empresa, y por ello, se debe formar a los trabajadores sobre este punto.
Los trabajadores deben ser de conocer como mínimo la siguiente información:
- La política de la empresa.
- El organigrama de la empresa y el puesto que ocupan en la misma.
- Sus funciones por puesto/s de trabajo/s.
- Mapa de procesos donde se explican y como interactúan entre ellos.
- Los procedimientos y metodologías a seguir para cada una de las actividades que realizan.
- Donde localizar los formatos de los documentos vigentes y cómo utilizarlos cuando desempeñan las diferentes tareas, así como el orden de uso de los mismos.
-Ante una incidencia y/o no conformidad las personas a quien debe comunicar el suceso y cómo debe realizarlo.
- Cómo y para qué debe interactuar con cada uno de los procesos de la empresa.
Por lo tanto, esta formación es necesaria impartirla a:
- Todos los trabajadores de la empresa de forma anual.
- Como formación inicial a las nuevas incorporaciones.
Naturalmente, como las demás formaciones, se deberá dejar constancia documental.
También, se puede utilizar esta formación interna con la finalidad de informar a los trabajadores, sobre aquella información que deben conocer sobre la empresa, y de esta manera evidenciar el requisito de comunicación, descrito en la norma de referencia.
¿Quién puede impartir esta formación y cuánto debe durar?
La formación puede ser interna o externa, pero en este caso, como la información que se quiere transmitir es derivado del propio funcionamiento de la empresa; y por lo tanto, debe ser impartido por alguien de la empresa que conozca perfectamente los diferentes procesos y la estructura documental de la misma. Habitualmente la persona que imparte la formación es el Responsable de Calidad, aunque si se quiere aprovechar para incorporar explicaciones técnicas respecto a las actividades específicas relacionadas con las tareas de los trabajadores, puede también impartirla el responsable de área que aplique en ese momento, conjuntamente con el Responsable de Calidad.
La duración de esta formación puede ser variable, dependiendo de la complejidad de la información que se quiera explicar y a quién va dirigida. No es lo mismo, explicar esta información a una persona que acaba de entrar en la empresa, que cualquier formato que le presentes es nuevo y no está familiarizado que a unos trabajadores veteranos que ya conocen el funcionamiento interno de la empresa.
Por lo tanto, lo habitual es una charla de unas dos horas, en la que se recuerda el funcionamiento de la empresa, sus normas y criterios. Puede aprovecharse para comunicar algunos aspectos importantes a los trabajadores y hacer que quede constancia de ello.
¿Cuál es el contenido recomendable?
Mi recomendación es elaborar varias presentaciones, en las que el contenido varíe en función a quién vaya dirigido, ya que las actividades de cada trabajador pueden variar. Para que la formación sea efectiva, el trabajador debe entender que aquello que se le está explicando son las instrucciones que debe seguir, y por lo tanto está personalizado. Con ello, no quiero decir, que se imparta un curso/charla de forma individualizada, sino por grupos o tipos, en función de sus labores.
Por ejemplo, no es lo mismo dar formación a un departamento comercial que a un equipo de montaje en fábrica. Los procedimientos que les aplican a uno u a otro son muy diferentes, y si se hace una formación general donde esté incluido todo, los trabajadores se pierden entre tanta información, y no les llega el mensaje.
Como he comentado anteriormente, la información básica que todos los trabajadores deben conocer es:
- La política de la empresa.
- El organigrama de la empresa y el puesto que ocupan en la misma.
- Sus funciones por puesto/s de trabajo/s.
- Mapa de procesos donde se explican y cómo interactúan entre ellos.
- Los procedimientos y metodologías a seguir para cada una de las actividades que realizan.
- Donde localizar los formatos de los documentos vigentes y cómo utilizarlos cuando desempeñan las diferentes tareas, así como el orden de uso de los mismos.
-Ante una incidencia y/o no conformidad las personas a quien debe comunicar el suceso y cómo debe realizarlo.
- Cómo y para qué debe interactuar con cada uno de los procesos de la empresa.
En cada apartado, se debe incluir, si aplica la ruta en el servidor donde los trabajadores pueden consultar los diferentes documentos, y en el caso de utilizar formatos, las rutas para poder utilizar estos formatos. Si no es de forma informática, la localización para el uso de los formatos correspondientes.
El responsable de Calidad dispone de carpetas donde se pueden encontrar los archivos, habitualmente en pdf, para que los trabajadores puedan consultar, pero no puedan editar el documento. El responsable de calidad se debe asegurar que las rutas que se faciliten durante la formación, sean las correctas, los trabajadores tengan acceso, y los documentos sean los vigentes y no puedan ser editados.
¿Cómo evidenciar que se ha realizado la formación?
Previo al periodo de formación:
1) Incorporarlo en el Plan de formación de la empresa tal y como tengáis descrito en vuestro procedimiento.
2) Se debe realizar un comunicado (formato de comunicado codificado, con logotipo de la empresa...) a todos los trabajadores indicando:
- Título de la formación.
- Fecha, lugar, hora y duración.
- Persona que va a impartir la formación.
- Contenido del curso (índice).
Un ejemplo puede ser el siguiente:
Durante el periodo de formación:
El día del curso, tendréis que preparar varios documentos:
1) Listado de asistencia, donde tiene que constar (en un documento con el logotipo de la empresa):
- Título de la formación.
- Fecha, lugar, hora y duración
- Persona que va a impartir la formación
- Nombre de los asistentes, número de identificación (DNI) y su firma.
Este listado se tiene que archivar, porque sirve de evidencia documental de la asistencia al curso de cada uno de los trabajadores que sale en la lista. Cada trabajador debe firmar en la casilla correspondiente.
Un ejemplo de listado de asistencia puede ser el siguiente:
2) Se debe preparar una presentación, o un documento, donde se de respuesta a cada uno de los puntos del contenido del curso. De esta manera, se puede explicar la información de una forma visual. Esta presentación se puede facilitar a cada uno de los trabajadores, para su consulta continua, ya que contendrá información clave, para la realización de sus tareas. Como por ejemplo, las rutas de las carpetas donde pueden encontrar los formatos que necesitan.
3) Listado de entrega de la documentación. Se debe realizar un documento que sirva como evidencia documental, conforme la empresa entrega la documentación dada en el curso. La documentación no tiene que ser en papel, por ejemplo se puede enviar en PDF mediante un correo electrónico. El documento, debe tener la siguiente información (formato con el logotipo de la empresa):
- Motivo: Entrega de la documentación del curso ABC
- Fecha, lugar, hora y duración
- Persona que va a impartir la formación
- Nombre de los asistentes, número de identificación (DNI) y su firma.
De esta manera, disponemos de un documento oficial, porque contiene las firmas de los trabajadores, conforme reciben la documentación.
Después de impartir la formación:
Se debe evaluar la eficacia de la formación, tal y como tengáis descrito en vuestro procedimiento.
¿A quién va dirigido?
La formación debe dirigirse a todos los trabajadores de la empresa.
Excelente aporte como siempre Adriana, gracias.
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