En este artículo os quiero explicar cada uno de los recursos que son necesarios para llevar a cabo la Gestión de Riesgos en los sistemas de gestión. también propongo algunos ejemplos aplicados a los sistemas de gestión en base a las normas ISO 14001 e ISO 45001.
La única manera en que un sistema de gestión sea eficiente y efectivo es que se destinen todos los recursos necesarios para realizar todas sus actividades y para llevar a cabo las diferentes acciones establecidas para mitigar los riesgos. Para ello la Alta Dirección debe asegurarse de las necesidades reales y de asignar los recursos que sean necesarios para que la gestión sea efectiva.
Estos recursos consisten en:
- En asignar trabajadores que dispongan habilidades, experiencia y competencias específicas de la gestión de riesgos asociados a todos los procesos de la empresa.
- Diseñar e implementar los procesos, métodos y las herramientas a utilizar para la gestión de riesgos de la empresa. Debido a que el sistema de gestión de riesgos tiene que estar integrado en cada uno de los procesos de la empresa, los responsables de área y los responsables de los sistemas de gestión deben encontrar la mejor manera posible para integrarlos. Debido a que todos los sistemas de gestión basados en las normas ISO tienen como uno de sus requisitos más importantes su Gestión de Riesgos no será una tarea muy complicada.
- Desarrollo de los procesos y procedimientos documentados. En algunos casos, el diseño de la documentación del sistema, así como la definición de los diferentes procesos se realiza de forma externa, aunque es necesario que trabajadores especialistas en las diferentes áreas lo adapten a la realidad de sus procesos. En el caso del Sistema de Gestión ambiental (ISO 14001) y el Sistema de gestión de seguridad y Salud (ISO 45001) además de los responsables de proceso (áreas) también deberán intervenir los responsables de los sistemas de gestión, ya que son los que mejor conocen cómo evidenciar el cumplimiento de los requisitos del sistema, así como la normativa y legislación que es de aplicación en cada caso.
- Proporcionar asesoramiento externo. En algunos casos, depende de la complejidad de la actividad, y tal y como se ha comentado anteriormente, es necesario que la empresa contrate algún consultor externo especialista en los sistemas de gestión a implementar, con la finalidad de acortar y consolidar una implementación del sistema que sea rápida y efectiva. En algunas ocasiones, una persona que tenga conocimiento amplio y disponga de gran experiencia en aplicar la normativa y legislación que es específica de la actividad de la empresa es vital para disminuir los riesgos asociados a la implementación del sistema de gestión y de posibles incidencias mayores que puedan surgir tras su implementación. Por ejemplo, una empresa que necesite implementar el sistema de gestión ambiental basado en la norma ISO 14001:2015, deberá conocer y saber aplicar la legislación y normativa específica ambiental que aplique a su actividad. Si esta empresa no dispone de un trabajador propio con experiencia en esta área, deberá o bien realizar una contratación de un especialista, ya sea interno o externo, para llevar a cabo esta tarea. Esta persona además de analizar si la empresa cumple o no cumple con la legislación, deberá tomar las medidas necesarias y realizar las comunicaciones pertinentes con las autoridades o administraciones que sean de aplicación.
- Proporcionar las necesidades de formación adecuadas, tanto internas como externas, para poder capacitar a los trabajadores en relación a la Gestión de Riesgos de la empresa.
- Proporcionar los recursos materiales necesarios para mitigar los riesgos identificados. En el caso de detectar que no se disponen, se deberán establecer acciones y un compromiso por parte de la Dirección para proporcionarlos. En este caso concreto, donde mejor se visualiza es en proporcionar a los trabajadores los equipos de protección individual para evitar accidentes, requisito que se deberá cumplir según la ISO 45001:2018 (Sistema de Gestión de Seguridad y Salud de los Trabajadores).
- Identificar las diferentes limitaciones de recursos y adaptar las planificaciones de acciones que requieran de estos recursos en función de su disponibilidad. Por ejemplo, todas las acciones que necesarias para tratar un determinado riesgo con la finalidad de mitigarlo o eliminarlo deben estar planificadas en un determinado tiempo. En el caso, de no disponer de los recursos necesarios el plazo de tiempo previsto aumentará y la planificación variará. La mejor manera de detectar estas incidencias, es decir, los retrasos por la falta de recursos, es la revisión periódica de las planificaciones realizadas. Las previsiones deben irse adaptando a medida que se realizan las diferentes acciones. Una de las principales herramientas que se utilizan para realizar el seguimiento de unas acciones planificadas es el Diagrama de Gantt.
- Proporcionar los recursos tecnológicos que sean necesarios. Hoy en día, la mayor parte de empresas disponen de un software de Gestión específico que ayuda a realizar la gestión y control de los diferentes sistemas de Gestión, ya sean de forma individual o integrada, de una forma más amena, sencilla y sin duplicidades. Estos programas, ya sean elaborados por la propia empresa o comprados, disponen de una serie de herramientas que permiten la entrada de datos desde los diferentes terminales por diferentes usuarios de cada uno de los procesos que se almacenan en una enorme base de datos. A parte de esta base de datos se puede realizar el seguimiento, el análisis y la elaboración de informes prácticamente de forma automática, agilizando mucho en tiempo y esfuerzo.
- Otro de los aspectos importantes, son los recursos financieros. Se requiere de dinero para costear nuevas contrataciones, capacitaciones, formación, adquisición de otro tipo de recursos como los materiales y los tecnológicos. Implementar un sistema de gestión y mantenerlo comporta un coste económico constante que la empresa debe tener en cuenta. Por su puesto, los recursos de tiempo destinado por parte de los trabajadores en actividades asociadas a la Gestión también comporta un coste económico, ya que es posible que se tenga que contratar a más trabajadores para cubrir tareas que se dejan de hacer y que se desvían para dedicarlas a la Gestión.
En la siguiente tabla se dispone de un breve resumen de lo explicado anteriormente:
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