BPMN o diagrama de actividades: herramienta de control de los procesos

Esta herramienta es un diagrama de flujo que sirve para realizar los diagramas de proceso de la empresa, de una forma clara y estandarizada, permitiéndonos analizar las relaciones entre actividades. En este artículo os explicaré a modo de introducción: ¿En qué consiste un BPMN? ¿Cuál es su origen? ¿Para qué sirve?¿Qué es un modelo de proceso? ¿Qué beneficios tiene? ¿Qué desventajas tiene? ¿Por qué es importante modelar con BPMN? Ejemplo práctico.

¿En qué consiste un BPMN?

Business Process Model and Notation (BPMN), en español lo podemos traducir como Modelo y Notación de Procesos de Negocio, es un diagrama gráfico estandarizado que permite el modelado de procesos de la empresa, en un formato de flujo de trabajo. 

Por lo tanto, consideramos a BPMN como una notación gráfica que describe la lógica de los diferentes pasos de un proceso. Esta notación ha sido especialmente diseñada para coordinar la secuencia de las diferentes fases y de los mensajes que fluyen entre los participantes de las diferentes actividades. 

BPMN proporciona un lenguaje común para que las partes involucradas para que se puedan comunicar los procesos de forma clara, completa y eficiente. De esta forma BPMN define la notación y semántica de un Diagrama de Procesos utilizando un conjunto de elementos gráficos, agrupados en categorías, que permite el fácil desarrollo de diagramas simples y de fácil comprensión, pero que a su vez manejan la complejidad de las diferentes fases del proceso.

El aspecto que tiene un diagrama BPMN es muy variado, ya que depende de las diferentes actividades y fases que tenga el proceso, y de las relaciones que tengan entre las diferentes tareas y personas que intervienen en el mismo. Os muestro un ejemplo, basado en el caso práctico que os planteo en este artículo:

¿Cuál es su origen?

BPMN fue inicialmente desarrollada por la organización Business Process Management Initiative (BPMI) en 2004, que publicó el estandar en su primera versión 1.0. 

En 2005, fue adquirida por el Object Management Group (OMG), después de la fusión de las dos organizaciones, sacando el estándar actualizado a una nueva versión 1.1 en 2008.

La última actualización del estándar fue en 2011 en su versión 2.0. En la actualidad existen numerosas consultoras a nivel mundial que ofrecen asistencia y formación en esta versión del estándar BPMN.

¿Para qué sirve?

Nos permite ver de una forma gráfica todas las tareas de un proceso, así como las diferentes relaciones entre personas y tareas que existen. De tal manera que se puede visualizar puntos de sobrecarga de trabajo, actividades repetidas... permitiendo analizar y optimizarlo para mejorar la efectividad y calidad del mismo.

Es habitual utilizar este tipo de diagramas para tomar decisiones respecto a un determinado proceso. Por ejemplo, si una empresa determina que sería bueno automatizar una parte de un proceso concreto, se analiza mediante este diagrama la situación actual y se realiza otro en paralelo introduciendo la mejora. Comparando los dos diagramas se puede evaluar, si el cambio introducido representa realmente una mejora o no.

¿Qué es un modelo de proceso?

Los procesos de la empresa son considerados como los activos más importantes de la empresa, ya que mediante los cuales se desarrollan todas las actividades de la empresa, sean del área que sean.

Por ese motivo, es imprescindible, entender y estandarizar cada uno de ellos, con la finalidad de poder tomar decisiones a nivel de Dirección, y poder solucionar, así los problemas que nos puedan surgir. 

Es muy importante, para realizar una buena gestión de los procesos, documentarlos detalladamente, ya sea en la forma de un procedimiento o instrucción, diagramas de procesos, ficha de procesos, BPMN... con la finalidad de poder entender y realizar un control en cada una de las fases. Este es un punto clave en la ISO 9001:2015, ya que es un requisito importante, el disponer de una evidencia documental para realizar una buena gestión de la empresa, y asegurar la calidad de los procesos. 

Conocer al detalle cada uno de los pasos de cada actividad, es el primer paso a realizar. Una vez que conocemos las tareas que componen un proceso, podemos elaborar el diagrama, y analizarlo fácilmente a simple vista.

¿Qué beneficios tiene?

Al tratarse de un estándar que ha sido adoptado por la mayoría de los modeladores de procesos de negocio.

El BPMN proporciona a los analistas de negocio y desarrolladores de procesos un lenguaje común para representar los distintos flujos de trabajo que tienen que modelar. Además existe otro estándar que permite intercambiar diagramas de una herramienta a otra llamado XPDL; por lo cual también se tiene mejor portabilidad de los modelos creados.

La notación es sencilla y fácil de comprender pero sobre todo da una capacidad de expresividad que hace al modelado de procesos una tarea simple.

¿Qué desventajas tiene?

Este tipo de diagramas, si es muy complejo, es mejor utilizar un programa específico para dibujarlos, como puede ser el VISIO, ya que en programas comunes como puede ser en Word o en Excel, se puede hacer, pero puede llegar a ser muy laborioso, y no quedar del todo bien.

Para realizar este tipo de diagramas, el personal que lo elabora, debe ser un experto en el proceso que va a describir, ya que debe conocer muy bien todas las actividades y relaciones que se establecen en el mismo, y hacerlas encajar. Con lo que, recomiendo, que cada diagrama de cada área de la empresa, sea elaborado por el Responsable encargado del área.

¿Por qué es importante modelar con BPMN?

• BPMN es un estándar internacional de modelado de procesos aceptado de forma general por las empresas y multinacionales.
• BPMN es independiente de cualquier metodología de modelado de procesos.
• BPMN crea un puente estandarizado para disminuir la brecha entre los procesos de negocio y la implementación de estos.
• BPMN permite modelar los procesos de una manera unificada y estandarizada permitiendo un entendimiento a todas las personas de una organización
• BPMN está planeada para dar soporte a todos los procesos de la empresa.

Ejemplo práctico:

Descripción del proceso para elaborar el diagrama:

El ejemplo consiste en definir todas las actividades que se realizan en un laboratorio de control de calidad de los materiales, desde que un cliente llama para solicitar que un laborante vaya a recoger por la obra una muestra y ésta sea analizada en el laboratorio. En este ejemplo, se relacionan las actividades de 5 partes, que son: el cliente, la administrativa, un laborante, un analista y el técnico.

El diagrama sería el siguiente: 

Comentarios:

Los símbolos más utilizados para elaborar un diagrama BPMN son los estandarizados y consisten en: 

• Círculos (inicio y fin de la tarea). La última tarea que finaliza el diagrama, suele ser un círculo más remarcado, como el que podéis observar en la imagen.
• Rectángulos: son las diferentes tareas o fases del proceso
• Flechas: son las secuencias de flujo, indican la dirección de la realización de las tareas.
• Rombos: es la forma de marcar la toma de decisiones. Se ha de plantear una pregunta, y en función de la respuesta se realiza una tarea u otra. 

Naturalmente, que existen otras figuras que definen otras acciones, pero para introduciros esta herramienta, creo que es suficiente con las anteriormente descritas. 

Para hacer del todo correcto este ejemplo, entre algunas actividades, se debería haber puesto más toma de decisiones (rombos), ya que, por ejemplo, en el caso que el cliente no esté de acuerdo  con los resultados, ya que no encaja los resultados que ha obtenido con lo que tiene que tener en obra, haga volver a realizar todo el proceso al laboratorio; es decir, volver a recoger otra muestra y repetir todo otra vez. Esa situación, no está representada en el diagrama. El motivo, es simplificar el ejemplo, para que os resulte sencillo reproducirlo en vuestro caso concreto.

Una vez que creéis que todas las tareas están representadas, hacer un repaso, de todas las flechas, ya que cada círculo, excepto el final, debe disponer de flechas de dirección.

En este diagrama, cada carril está representado por cada parte que participa en el proceso, de este modo, a simple vista, se puede observar qué tareas hace cada uno de los puestos de trabajo en un proceso concreto. Se puede detallar tanto como se desee, dependiendo las conclusiones que se quieran extraer del diagrama.

También, es muy común que se represente en el diagrama las actividades, situadas en función del tiempo. Es decir, las actividades se sitúan en cada carril en una columna concreta, considerando el eje X el tiempo que transcurre. Por problemas de espacio, el diagrama que he realizado, no está colocado en función del tiempo. Pero, es muy útil elaborarlo de esta manera, para controlar los procesos complejos de fabricación.  

Algunos de vosotros, cuando publiqué el artículo del diagrama de procesos, me comentasteis que preferíais el uso de BPMN. El uso de uno u otro, depende de la complejidad del proceso y la finalidad del mismo. Naturalmente que el diagrama BPMN ofrece más información y es más completo, muy útil y usado para procesos de fabricación. En cambio, cuando queremos simplificar, o bien cuando el proceso, es muy sencillo, en el que a lo mejor sólo interviene una persona, y es un simple trámite documental, que es mejor utilizar un diagrama de procesos. En el fondo ambos son diagramas de flujo.