Diagrama en Árbol: herramienta de planificación

En este artículo os quiero mostrar una herramienta muy utilizada y muy útil que tiene numerosas aplicaciones, como por ejemplo sirve para planificar los objetivos, para encontrar posibles causas a un problema, visualizar relaciones de dependencia... A continuación os describo ¿En qué consiste? ¿Cuáles son sus características? ¿Qué tipos de diagrama en árbol hay? ¿Qué pasos se deben hacer para elaborar un diagrama en árbol? ¿Qué beneficios tiene? y por último un ejemplo práctico aplicado a la planificación de los objetivos.

¿En qué consiste?

Un diagrama de árbol puede definirse de varias maneras diferentes, ya que se puede utilizar para varios propósitos. Dependiendo del uso, podemos definirlo como:

- Visualizar las posibles soluciones a un problema: el diagrama en árbol es una representación gráfica de los posibles resultados de un experimento, el cual consta de una serie de pasos, donde cada uno de ellos tiene un número limitado de maneras de llevarlo a cabo.

- Visualizar los medios y acciones necesarias para alcanzar un objetivo: el diagrama en árbol es una herramienta que nos permite tener una visión del conjunto de recursos necesarios, así como las acciones a realizar para alcanzar una meta.

- Visualizar las relaciones causa-efecto de un problema: el diagrama de árbol es una herramienta que nos permite visualizar las relaciones causa-efecto de un problema, donde se presentan las causas en los niveles inferiores y los efectos en los niveles superiores. Ambos se conectan por medio del problema central.

- Visualizar las relaciones de dependencia: es una herramienta que nos permite representar las dependencias graduales que existen entre categorías. Se utiliza para representar los organigramas de la empresa, y visualizar las dependencias entre puestos de trabajo. Si necesitáis saber cómo realizar un organigrama para vuestra empresa, os recomiendo consultéis el siguiente enlace (ver aquí). En este caso, se suele utilizar el diagrama en árbol vertical. En los anteriores casos, se suele utilizar el diagrama horizontal.

Esta herramienta es considerada como una de las nuevas 7 herramientas de la calidad. Muy utilizada dentro de los conceptos de la calidad moderna.

¿Cuáles son sus características?

1) Impacto visual: muestra el despliegue de todos los factores o elementos que contribuyen a un efecto u objetivo de forma ordenada, clara, precisa y a simple vista.

2) Enfoque estructurado: automatiza el análisis de una situación, o a la planificación para alcanzar el objetivo, facilitando su desarrollo incluso en los casos muy complejos.

3) Concretar: desglosa conceptos generales hasta el grado adecuado de detalle, que permite traducirlos directamente en acciones o elementos básicos y operativos.

¿Qué tipos de diagrama en árbol hay?

Análisis de componentes constituyentes: descompone una idea principal en elementos básicos y denota las relaciones de objetivos y medios para alcanzarlos.

Plan de desarrollo: diagrama sistemático que muestra los medios y procedimientos necesarios para implementar un plan dado.

¿Qué pasos se deben hacer para elaborar un diagrama en árbol?

1) Definir el objetivo / problema principal: este objetivo/problema debe estar expresado de forma clara y se debe entender por todos los miembros del equipo.

2) Definir los medios primarios:

- Mediante una lluvia de ideas, obtener la máxima información posible, que nos desglose el objetivo o problema a tratar.

- Clasificar los medios primarios, secundarios... y definir las acciones específicas.

3) Crear el siguiente nivel de detalle: los medios secundarios. Convertirlos en objetivos.

4) Elaborar el diagrama de árbol. 

5) Comprobar la consistencia general del diagrama.

6) Valorar y analizar la información aportada por el diagrama. Exponer soluciones.

¿Qué beneficios tiene?

- Identificar los medios necesarios para alcanzar la meta.

- Identificar las causas primarias y secundarias del problemas.

- Identificar los objetivos y metas de cada tarea.

Ejemplo práctico:

Uno de los requisitos de la norma ISO 9001:2015, es la planificación y verificación del cumplimiento de los objetivos establecidos por la organización. Para poder evidenciar el cumplimiento del requisito podemos aplicar este diagrama. Se puede realizar para cada uno de los objetivos, y así plasmar las acciones a realizar, así como los recursos necesarios para alcanzar dicho objetivo.

En este ejemplo práctico, voy a desarrollar un diagrama en árbol que muestre el plan de acción de un objetivo marcado por una organización. Este objetivo, puede ser el reducir los costes de fabricación en un 10%. 

Primero de todo, debemos realizar una lluvia de ideas, para establecer las causas que pueden provocar que los costes de producción sean tan elevados. Una vez realizada la lluvia de ideas, se elegirán los aspectos más probables, y aquellos en que la organización puede actuar.

En este caso que nos ocupa, una vez que analizamos aquellos aspectos que posiblemente si realizamos actuaciones sobre ellos, es muy probable que los costes del proceso disminuyan. Estos aspectos son: mejora de la maquinaria, mejora de la capacitación del personal, mejora en los materiales, mejora en la logística, y por último, mejora de los procedimientos. 

Una vez que conocemos las fuentes donde tenemos que actuar, debemos pensar en las acciones que debemos realizar para cada uno de los medios primarios definidos, para que al final el objetivo se cumpla.

Por ejemplo, si analizamos la maquinaria que se utiliza en el proceso productivo, observamos que no se realiza el mantenimiento adecuado de la misma, que cuando se estropea, se hace un apaño, pero que no se acaba de reparar en su totalidad, provocando paros en el proceso productivo. Por lo tanto, podemos pensar, que si se establece una planificación periódica del mantenimiento, se realizan reparaciones completas y finalmente, se mejora la calidad de los recambios y accesorios, entonces los costes generales de producción disminuirán. Es decir, si la maquinaria es efectiva, no se establecen paros en la producción, y los elementos que se fabrican no salen defectuosos debido al mal funcionamiento de la misma., por lo tanto, se disminuyen los desperdicios.  

Para cada uno de los aspectos primarios, debemos realizar dicho análisis. Debe ser real, y que la empresa, pueda realizar aportando los recursos necesarios. Por ejemplo, en el caso anterior, una sustitución completa de toda la maquinaria, podría mejorar, pero el coste que tiene, a lo mejor no lo puede asimilar.  

Os muestro como quedaría el diagrama en árbol:

Naturalmente, este análisis, también se puede realizar con el diagrama Causa-Efecto, quizás es más extendido su uso para este fin o ejemplo que os he mostrado; pero quiero que sepáis que también existen otras herramientas que podéis utilizar para hacer lo mismo, simplemente es elegir, aquella que os vaya mejor.