Uno de los aspectos más importantes de un sistema de gestión, es cómo elaborar, gestionar y controlar la documentación que se genera para que nuestro sistema sea lo más claro, eficiente y sencillo posible; por ese motivo en cada una de las normas de referencia encontramos un apartado específico donde se definen los criterios que se deben tener en cuenta. Es ente artículo os daré respuesta a: ¿Qué estructura tiene el apartado de Información documentada para cada una de las tres normas? ¿Qué aspectos generales debemos considerar para cada una de las tres normas? ¿Cómo definimos información documentada para cada una de las tres normas? ¿Qué aspectos en común y específicos tenemos en esta norma?
Debido a la importancia y gran contenido de este requisito, voy a realizar un total de dos publicaciones. En esta os voy a explicar tanto el apartado de generalidades como el de Generalidades, creación y actualización. En un segundo artículo os mostraré cómo podemos realizar el control control de la información documentada del sistema.
¿Qué estructura tiene el apartado de Información documentada para cada una de las tres normas?
Como podemos observar a continuación, la estructura del apartado en cada una de las tres normas, es exactamente igual, por lo que nos hace pensar que será fácilmente integrable, cada una con sus particularidades, pero de una manera general, el criterio documental podrá ser el mismo para los tres sistemas de gestión.
ISO 9001.2015
7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
7.5.2 Creación y actualización
7.5.3 Control de la información documentada
ISO 14001:2015
7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
7.5.2 Creación y actualización
7.5.3 Control de la información documentada
ISO 45001:2018
7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
7.5.2 Creación y actualización
7.5.3 Control de la información documentada
¿Qué aspectos generales debemos considerar para cada una de las tres normas?
En este artículo nos centraremos en el apartado de generalidades correspondiente al 7.5.1 y en el apartado 7.5.2 correspondiente a la creación y actualización de la información documentada. Podemos comparar para cada una de las tres normas los aspectos a tener en cuenta para evidenciar y cumplir con el requisito.
ISO 9001.2015
7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
El sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir:
a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional;
b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad.
NOTA La extensión de la información documentada para un sistema de gestión de la calidad puede variar de una organización a otra, debido a:
- el tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios;
- la complejidad de los procesos y sus interacciones
- la competencia de las personas
7.5.2 Creación y actualización
Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico);
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.
ISO 14001:2015
7.5.2 Creación y actualización
Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico);
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.
ISO 14001:2015
7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
El sistema de gestión ambiental de la organización debe incluir:
a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional;
b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión ambiental.
NOTA La extensión de la información documentada para un sistema de gestión ambiental puede variar de una organización a otra, debido a:
- el tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios;
- de la necesidad de demostrar el cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos;
- la complejidad de los procesos y sus interacciones
- la competencia de las personas que realizan trabajos bajo el control de la organización
7.5.2 Creación y actualización
Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico);
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.
7.5.2 Creación y actualización
Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico);
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.
ISO 45001:2018
7.5 Información documentada
7.5.1 Generalidades
El sistema de gestión de la SST de la organización debe incluir:
a) la información documentada requerida por este documento;
b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la SST.
NOTA La extensión de la información documentada para un sistema de gestión ambiental puede variar de una organización a otra, debido a:
- el tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios;
- de la necesidad de demostrar el cumplimiento de sus requisitos legales y otros requisitos;
- la complejidad de los procesos y sus interacciones
- la competencia de los trabajadores
7.5.2 Creación y actualización
Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico);
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.
7.5.2 Creación y actualización
Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado:
a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia);
b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico);
c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.
¿Cómo definimos información documentada para cada una de las tres normas?
La norma ISO 9000:2015 nos define la información documentada como:
Información documentada es la información que una organización tiene que controlar, mantener, y el medio que la contiene.
NOTA 1 a la entrada: la información documentada puede estar en cualquier formato y medio, y puede provenir de cualquier fuente.
NOTA 2 a la entrada: la información documentada puede hacer referencia a:
- el sistema de gestión, incluidos los procesos relacionados
- la información generada para que la organización opere (documentación)
- evidencia de los resultados alcanzados
NOTA 3 a la entrada: éste término es uno de los términos más comunes y definiciones esenciales para las normas de los sistemas de gestión que se proporcionan en el anexo SL del suplemento de la ISO consolidado.
Por lo tanto, cuando nos referimos a la información documentada, lo hacemos considerando que es toda la información y documentación que se genera en la empresa. Es decir, la siguiente documentación:
- Manual de gestión (no obligatorio) pero muchas organizaciones quieren mantenerlo.
- Procedimientos asociados a los procesos
- Fichas de procesos
- Instrucciones técnicas o cualquier documento que describa una metodología a seguir.
- Registros
- Otros documentos: Política, organigrama, mapa de procesos, fichas, catálogos, normativas, libros, revistas, informes... cualquier documento de cualquier naturaleza, soporte y formato.
¿Qué aspectos en común y específicos tenemos en esta norma y como gestionarlos?
Una vez aclarado el concepto de información documentada, podemos analizar mejor cada uno de los aspectos que se definen en las normas.
Generalidades:
En la siguiente tabla podemos observar los aspectos comunes y específicos a cada una de las tres normas que queremos integrar:
Generalidades:
En la siguiente tabla podemos observar los aspectos comunes y específicos a cada una de las tres normas que queremos integrar:
De una manera general, es exactamente lo mismo, ya que las tres normas exigen la existencia de información documentada que defina el sistema de gestión y operativo de la empresa. Se remarca, debido a su gran importancia, la necesidad de documentar y evidenciar el cumplimiento de los requisitos legales en las normas ISO 14001 y en la norma ISO 45001.
Muchos de vosotros me preguntáis, si es obligatorio o no el Manual, cómo podemos agrupar la documentación... realmente estás actualizaciones de la norma no expresan la obligatoriedad o existencia de un Manual de gestión, lo engloban todo como información documentada, y dentro de este concepto podemos incluir todos los demás como son Manual, procedimientos, instrucciones, registros, documentos, tablas, fichas, catálogos, revistas, normativas... toda la documentación que podemos generar en la empresa. Por lo tanto, queda a criterio de la empresa, el redactado, el formato, el contenido, la identificación, el orden... todo lo que se os ocurra... siempre y cuando se puedan evidenciar el cumplimiento de los requisitos de una manera estructurada y coherente.
Muchas empresas, a pesar de este ligero cambio en las nuevas versiones de la norma, quieren mantener la existencia de un Manual propiamente dicho, debido a que nos puede estructurar y donde podemos incorporar la evidencia del cumplimiento de algunos requisitos que no necesitan de un procedimiento específico, y que nos sirven para establecer un marco de la propia empresa, como puede ser entre otros el alcance del sistema de gestión.
Creación y actualización
En la siguiente tabla podemos observar los aspectos comunes y específicos a cada una de las tres normas que queremos integrar:
Como podemos observar, son los mismos aspectos a tener en cuenta en los tres sistemas de gestión. Por lo tanto, en conclusión, podemos crear una única metodología que abarque los criterios a seguir para elaborar y actualizar la documentación generada por los sistemas. Podemos crear un sistema de identificación, formato y de aprobación de toda la información documentada común.
Una de las ventajas de la actualización de las normas que nos definen los sistemas de gestión, es la posibilidad de integrarse, y una de las razones, a parte de requisitos en común, es la de poder fusionar los documentos, generando unos formatos comunes, que nos agilizarán el trabajo.
Se deberá crear un procedimiento donde se explique la metodología a seguir para elaborar, identificar, mostrar el formato, revisar y actualizar los diferentes documentos que evidencian los requisitos de los tres sistemas de gestión.
Creación y actualización
En la siguiente tabla podemos observar los aspectos comunes y específicos a cada una de las tres normas que queremos integrar:
Como podemos observar, son los mismos aspectos a tener en cuenta en los tres sistemas de gestión. Por lo tanto, en conclusión, podemos crear una única metodología que abarque los criterios a seguir para elaborar y actualizar la documentación generada por los sistemas. Podemos crear un sistema de identificación, formato y de aprobación de toda la información documentada común.
Una de las ventajas de la actualización de las normas que nos definen los sistemas de gestión, es la posibilidad de integrarse, y una de las razones, a parte de requisitos en común, es la de poder fusionar los documentos, generando unos formatos comunes, que nos agilizarán el trabajo.
Se deberá crear un procedimiento donde se explique la metodología a seguir para elaborar, identificar, mostrar el formato, revisar y actualizar los diferentes documentos que evidencian los requisitos de los tres sistemas de gestión.
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