Otro apartado fácilmente integrable y común a los tres sistemas de gestión basados en las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018, es el concepto de la toma de consciencia, descrito en el apartado 7.3 de cada una de las normas. Os voy a dar las pautas de cómo podemos dar respuesta y evidencia a este requisito común. Para ello, primero de todo debemos entender qué se entiende como toma de consciencia en cada uno de los tres sistemas, qué aspectos hay en común y cuáles son específicos, y finalmente cómo evidenciar este requisito.
¿Qué requisitos expone cada una de las tres normas respecto al concepto de toma de consciencia?
ISO 9001:2015
7.3 Toma de conciencia
La organización debe asegurarse de que las personas que realizan el trabajo bajo el control de la organización tomen conciencia de:
a) la política de la calidad;
b) los objetivos de la calidad pertinentes;
c) su contribución a la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluidos los beneficios de una mejora del desempeño;
d) las implicaciones del incumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de la calidad.
ISO 14001:2015
7.3 Toma de conciencia
La organización debe asegurarse de que las personas que realizan el trabajo bajo el control de la organización tomen conciencia de:
a) la política ambiental;
b) los aspectos ambientales significativos y los impactos ambientales reales o potenciales relacionados, asociados con su trabajo;
c) su contribución a la eficacia del sistema de gestión ambiental, incluidos los beneficios de una mejora del desempeño ambiental;
d) las implicaciones de no satisfacer los requisitos del sistema de gestión ambiental, incluido el incumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos de la organización.
ISO 45001:2018
7.3 Toma de conciencia
Los trabajadores deben ser sensibilizados sobre y tomar consciencia de:
a) la política de la SST y los objetivos de la SST
b) su contribución a la eficiencia del sistema de gestión de la SST, incluidos los beneficios de una mejora de desempeño de la SST;
c) las implicaciones y las consecuencias potenciales de no cumplir los requisitos del sistema de la gestión de la SST;
d) los incidentes, y los resultados de las investigaciones que sean pertinentes para ellos;
e) los peligros, los riesgos para la SST y las acciones determinadas que sean pertinentes para ellos;
f) la capacidad de alejarse de situaciones de trabajo que consideren que presentan un trabajo inminente y serlo para su vida o su salud, así como las disposiciones para protegerles de las consecuencias indebidas de hacerlo.
¿Qué aspectos comunes y específicos encontramos para este mismo requisito en los tres sistemas de gestión?
En la tabla siguiente podéis observar los diferentes aspectos a tener en cuenta:
La primera conclusión que podemos sacar, es que debemos evidenciar de alguna manera que la empresa realiza una toma de conciencia de los diferentes sistemas de gestión, así como de sus finalidades a todos los trabajadores de la empresa. Por lo tanto, debemos describir una metodología para evidenciar tal requisito que puede ser común en los tres casos. Naturalmente, a pesar que se realice de la misma manera, el contenido deberá ser puntualmente diferente para cumplir con los requisitos de cada uno de los sistemas de gestión.
¿Cómo evidenciar mediante documentos que la empresa y sus trabajadores cumplen con el requisito?
De entrada podemos realizarlo de dos maneras diferentes y efectivas:
- O mediante comunicados (escritos) a los trabajadores comunicando el contenido necesario para cumplir los requisitos de cada uno de los sistemas de gestión, quedando la evidencia documental de la entrega al trabajador de los documentos que contienen la información necesaria para dar cumplimiento a este apartado de la norma, para cada uno de los tres casos. El trabajador, una vez que firma el recibí de la documentación, tiene la obligación de leer el documento y de cumplir con las especificaciones del mismo.
- O bien, la que os recomiendo por ser la más efectiva, una formación interna, donde se reparta la documentación que de respuesta e informe de las especificaciones de las que el trabajador tenga que tomar consciencia, y donde se explique, según proceda el contenido de la misma correspondiente a los tres sistemas de gestión. En este caso también se tendría que dejar constancia documental del recibí de la documentación y de la asistencia de la formación. Un punto a favor de esta metodología, es la que en un periodo determinado, el formador deberá evaluar la eficacia de la formación a los trabajadores asistentes al curso, de tal modo que se puede dejar constancia de la eficacia y toma de consciencia de los trabajadores.
Una tercera opción sería la suma de las opciones anteriormente descritas, se pueden realizar comunicados internos conjuntamente acompañado de formación interna.
Podemos también aprovechar y evidenciar otros aspectos de la norma, como por ejemplo, en el apartado de política de calidad, la empresa debe comunicarla a sus trabajadores, así como los objetivos. Si observamos son puntos en común que no debemos repetir, podemos hacerlo de una sola vez.
Como podemos ver en la tabla, existen algunos requisitos de medio ambiente y de seguridad y salud, que son específicos y muy importantes. Es necesario que los trabajadores conozcan de cerca aquellos aspectos que les afectan de cerca, como lo es su seguridad en el trabajo. Por ese motivo, dependiendo de la complejidad de las actividades que se realizan, que se decida separar las diferentes formaciones y tomas de conciencia, con la finalidad de fortalecer los diferentes conceptos y que no queden difuminados entre tanta información. Este aspecto será a evaluar por la empresa.
Por poner un ejemplo, no es lo mismo tratar los diferentes aspectos relacionados con la gestión ambiental y de la SST en una oficina, que en una industria química o nuclear. Ni la complejidad, ni la importancia del contenido debe ser la misma, y debe tratarse de una forma u la otra. Hagáis como lo hagáis lo debéis definir detalladamente en vuestro procedimiento.
Para este requisito, yo personalmente, no crearía un procedimiento único de toma de conciencia, sino que lo incorporaría al procedimiento de formación o comunicación, dependiendo cual sea el mecanismo por el cual se evidenciaría.
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