Esta herramienta de Gestión de riesgos es muy útil para determinar los déficits que puede tener un determinado sistema o proceso e identificar las posibles discrepancias que pueden existir entre partes interesadas en relación al proceso o sistema a estudiar. En este artículo os explicaré en qué consiste y lo aplicaré en un entorno de Sistema de Gestión basado en la ISO 9001.
¿En qué consiste?
La Cindinámica es ciencia que estudia el peligro.
El enfoque cindinámico (“Cyndynic approach”) es la técnica que identifica las causas (fuentes) y los factores que ocasionan el riesgo que una vez que ocurren, generan una o varias consecuencias diferentes. El objetivo del enfoque cindinámico es comprender por qué, a pesar de todas las medidas de control tomadas para prevenir desastres, estos aún ocurren.
En particular, esta técnica identifica y analiza:
- Las inconsistencias, las ambigüedades, las omisiones y el desconocimiento de cualquier aspecto englobado en los cinco criterios en los que se centra el análisis de esta técnica, que son: las metas, los valores, las reglas, los datos y los modelos.
- Las divergencias entre las partes interesadas. Mediante la aplicación de este enfoque se puede analizar los aspectos en que dos o varias partes interesadas discrepan o están de acuerdo.
El análisis generalmente involucra a un equipo multidisciplinar que incluye a aquellos con experiencia operativa en la vida real y a aquellos que llevarán a cabo acciones de tratamiento para abordar las fuentes de riesgo identificadas.
Situaciones en que se aplica esta técnica:
- Para mejorar la eficiencia económica de las organizaciones.
- La técnica busca fuentes y factores sistémicos de riesgo dentro de una organización que pueden llevar a consecuencias de gran alcance.
- Para identificar factores que actúan de manera favorable o desfavorable durante la evolución del sistema hacia nuevos objetivos.
- Para validar la coherencia de cualquier proyecto y es especialmente útil en el estudio de sistemas complejos.
Proceso de aplicación de la técnica:
El enfoque cindinámico comienza recopilando información sobre:
a) El sistema de Gestión, proceso u organización que es objeto del estudio, como por ejemplo la localización, el proceso, el tiempo en que se realizan unas determinadas tareas, datos históricos del proceso, no conformidades detectadas…
b) La identificación de partes interesadas y sus objetivos relacionados con el estudio que se va a realizar.
Posteriormente se realizan entrevistas semiestructuradas para recopilar información en varios momentos sobre la opinión y experiencias de cada parte interesada, en relación con los cinco criterios del enfoque cindinámico de la siguiente manera:
- Las metas (propósito principal de la organización).
- Los valores (considerados de alta estima por la parte interesada).
- Las reglas (derechos, normas, procedimientos... que rigen sus logros).
- Los datos (en los que se basa la toma de decisiones).
- Los modelos (técnicos, organizativos, humanos... que utilizan datos en la toma de decisiones).
Debido a que la base del enfoque se realiza recopilando información de varias fuentes, éste tiene en cuenta tanto las opiniones como evidencias objetivas documentales.
Una vez obtenida esta información, se analiza la coherencia entre los objetivos a alcanzar y los cinco criterios de la cindinámica, y se elaboran tablas que enumeran las carencias y las desviaciones (discrepancias) detectadas.
Los resultados se presentan en tablas (matrices) que indican las discrepancias y carencias entre las partes interesadas.
La matriz siguiente relaciona los déficits de cada parte interesada con los cinco criterios de análisis (metas, valores, reglas, modelos y datos).
Se pueden comparar dos aspectos dependiendo de la información que se disponga y la finalidad del análisis que se necesite realizar:
- Se pueden comparar la evolución de una situación a lo largo de varios periodos de tiempo.
- Se pueden identificar las cadencias entre diferentes situaciones en un determinado periodo de tiempo.
En función de la información obtenida se configuraría la matriz que va a ser la base del estudio.
Un ejemplo de matriz sería el siguiente:
Por otro lado, si la aplicación de esta técnica tiene
como finalidad la determinación de los acuerdos o discrepancias entre partes
interesadas, la matriz que se debería aplicar sería la siguiente:
Las partes interesadas relevantes están representadas en ambos ejes y las diferencias de opiniones entre las partes interesadas se muestran en las celdas de la matriz. Estas tablas permiten establecer un programa para la reducción de déficits y discrepancias entre las partes interesadas.
Ejemplo de aplicación del Enfoque Cindinámico en un Sistema de Gestión ISO 9001
1. Recopilación de Información
El primer paso es recopilar información sobre la organización que está implementando el sistema de gestión de calidad ISO 9001. Esto incluye:
- Metas: mejorar la satisfacción del cliente y cumplir con los requisitos reglamentarios y del cliente.
- Valores: calidad, mejora continua, satisfacción del cliente.
- Reglas: políticas de calidad, procedimientos operativos estándar, instrucciones de trabajo.
- Datos: indicadores de desempeño, informes de auditoría, retroalimentación del cliente.
- Modelos: modelos de gestión de calidad, diagramas de flujo de procesos, técnicas de mejora continua.
2. Entrevistas Semiestructuradas
Se llevan a cabo entrevistas semiestructuradas con las partes interesadas (empleados, gerentes, clientes, proveedores) para entender:
- Estado del Conocimiento: ¿Qué tan familiarizados están con la norma ISO 9001?
- Opiniones: ¿Cómo se sienten respecto a los cambios y la implementación del sistema de gestión de calidad?
3. Identificación de inconsistencias y discrepancias
A partir de la información recopilada, se identifican:
Inconsistencias:
- Metas y Reglas. Los procedimientos operativos no alinean completamente con los objetivos de mejora continua.
- Valores y Datos. La empresa valora la calidad, pero no todos los datos relevantes se están recopilando y analizando adecuadamente.
Discrepancias:
Entre Partes Interesadas: Los empleados de producción sienten que no tienen suficiente capacitación en comparación con los estándares de calidad esperados por la gerencia.
4. Análisis de coherencia y elaboración de las tablas
Se elaboran tablas para visualizar los déficits y disonancias:
Tabla de Déficits. Muestra los déficits de cada parte interesada en relación con los cinco criterios (metas, valores, reglas, datos y modelos).
Tabla de Discrepancias entre las partes interesadas:
5. Establecimiento de un Programa de Reducción de Déficits y Discrepancias
Con las tablas elaboradas, se puede establecer un programa para abordar los hallazgos encontrados, como por ejemplo:
- Capacitación y Formación. Implementar programas de capacitación para empleados de producción sobre los procedimientos de calidad.
- Revisión de Procedimientos. Alinear los procedimientos operativos con los objetivos de mejora continua.
- Mejora en la Recolección de Datos. Asegurarse de que se recopilan y analizan todos los datos relevantes para la gestión de calidad.
- Comunicación y Feedback. Mejorar la comunicación entre la gerencia y los empleados de producción para abordar las preocupaciones y disonancias.
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