Matriz de la gestión del tiempo: herramienta de planificación

En este artículo os quiero mostrar una metodología, muy utilizada, que nos permite clasificar las tareas a realizar en la empresa en función de su importancia y urgencia. Esta herramienta es denominada matriz de la gestión del tiempo. Por lo que os voy describir ¿En qué consiste? ¿Cómo definimos la importancia y la urgencia de una tarea? ¿Cómo clasificamos las tareas? ¿Cómo realizar la matriz de gestión del tiempo? ¿Cuál es el origen de esta metodología? Conclusiones

¿En qué consiste?

Es una metodología que sirve para priorizar las tareas, recordando que la priorización es uno de los elementos más importantes en el manejo de la productividad. Este método se basa en dos dimensiones: la importancia y la urgencia de las tareas.

¿Cómo definimos la importancia y la urgencia de una tarea?

Para aplicar esta metodología, debemos clasificar las diferentes tareas en importante, no importante, urgente y no urgente. Para ello, debemos conocer que entendemos estos dos conceptos.

La importancia se basa en dos elementos, que idealmente deben estar alineados:

- Relevancia de la tarea para el puesto de trabajo

- Relevancia de la tarea para el trabajador que tiene que ejecutarla.

Si lo que es relevante para el puesto de trabajo, lo es para el trabajador que tiene que realizarlo, esta actividad se hará con más efectividad, optimizando los recursos, en un tiempo adecuado, cumpliendo con los requerimientos de calidad establecidos.

La urgencia es una dimensión del tiempo, es decir, es el tiempo disponible para entregar la tarea.

la importancia y la urgencia son variables independientes, por lo que cuando analizamos los aspectos hay que analizarlo de forma separada.

¿Cómo clasificamos las tareas?

Las tareas se deben clasificar en función de su importancia y de su urgencia. Por lo tanto, hay 4 posibilidades, que las distribuimos en una matriz. En el siguiente apartado, os mostraré un ejemplo aplicado a nuestro sistema productivo.

A continuación, explicaré con detalle cada uno de los cuadrantes de la matriz:

Primer cuadrante: Tareas Importantes y Urgentes

Son tareas que se deben solucionar lo antes posible ya que no hay margen de planificación de las mismas. 

- Con fechas de entrega a corto plazo

- Peticiones por parte de los clientes a corto plazo (no planificadas)

- Ofertas urgentes

- Reuniones de gran importancia de carácter urgente.

- Incidencias significativas de inmediata intervención

-...

Cómo actuar con las tareas de este cuadrante: Actuar de inmediato.

Muchas empresas, que sus actividades están centradas en este cuadrante, son empresas que no se planifican correctamente, provocando un exceso de stress en sus trabajadores, disminución de rendimiento y productividad, y una pérdida de calidad en sus productos y servicios.

Naturalmente, que en cualquier actividad, existen tareas que se deben solucionar de inmediato, dejando de hacer el trabajo planificado, y pasando por delante aquellas tareas que se deben solucionar en ese mismo momento, apagando el fuego. 

Por ejemplo, en una empresa constructora, ésta planifica todas las actividades que los trabajadores deben hacer en ciertos periodos de tiempo, y se establece un control de los mismos, en plazo y en ejecución mediante un Diagrama de Gantt. Pero puede existir un incidente, por ejemplo, que se desplome una pantalla o muro en construcción debido a las intensas lluvias. Los recursos destinados a las ejecución normal de las actividades, tienen que parar, para solucionar la incidencia lo antes posible, parando la producción normal de la obra. Esta tarea para solucionar el problema estaría situada en este cuadrante. Esta tarea puede comportar otras como pueden ser, reuniones para solventar el problema, nuevos cálculos, nuevos planos, más material y logística...

Segundo cuadrante: Tareas Importantes y No Urgentes

Son las tareas que se deben planificar y programar. Las empresas y trabajadores que se centran en este cuadrante son los más efectivos, productivos y gestionan mejor sus actividades y recursos. Son todas aquellas tareas productivas que se pueden planificar y programar a medio y largo plazo.

- Son tareas que se pueden preparar y programar: se asigna un tiempo para cada tarea, para cumplir con los requerimientos de calidad deseados.

- Se pueden asignar los recursos adecuados

- Se puede realizar acciones de prevención

- Tareas que contribuyen en los objetivos a medio-largo plazo.

Cómo actuar con las tareas de este cuadrante: Planificar

Tercer cuadrante: Tareas No Importantes y Urgentes

Este cuadrante es para satisfacer las prioridades y satisfacciones de los demás.

Son tareas, que a veces nos vemos obligados hacer, para no quedar mal con los demás, pero lo único que hacen es interrumpir el trabajo importante que estás realizando, y que no aportan nada.

Por ejemplo:

- Compromisos sociales, como por ejemplo, estamos realizando un informe, concentrados, y los compañeros, te arrastran a tomar un café, con lo que atrasas la entrega de dicho informe, y la tarea por la que lo sustituyes no es importante.  esta tarea, se puede realizar igual (hay tiempo para todo) pero el momento en que se realiza no es el adecuado, en este caso. Es muy importante, tener muy buena relación con los compañeros de trabajo, ya que se hace equipo, y eso agiliza y hace más efectivo el trabajo, pero se debe considerar cuándo y cómo se realiza.

- Interrupciones con llamadas y reuniones que aparentemente eran importantes y que al final no lo son.

- Leer correos, en los que estás en copia, y no participas del contenido de los mismos.

- Realización de informes, que los puede realizar un perfil más bajo en la empresa, y que esté más liberado de trabajo... 

Cómo actuar con las tareas de este cuadrante: Delegar

Cuarto cuadrante: Tareas No Importantes y No Urgentes

Este es el cuadrante de la pérdida de tiempo. En este cuadrante podemos tener una serie de tareas, que muchas personas realizan en su horario laboral, pero que no tienen que ver con sus trabajos a realizar, habitualmente son tareas privadas o de tiempo libre. Por ejemplo:

- Dedicar tiempo a las redes sociales personales

- Juegos o lectura que no tengan que ver con el trabajo

- Llamadas personales

- Criticar y hablar de los demás, creando un mal ambiente de trabajo

- Distraer el trabajo de otros compañeros...

Existen muchas empresas, que para evitar la pérdida de tiempo asignada a estas tareas, que los trabajadores realizan en su horario laboral, establecen normas que prohíben realizarlas y son penalizadas en caso de ser detectadas.

En cuanto a este punto, yo estoy a favor de la libertad personal, siempre y cuando los trabajadores sean responsables y cumplan con sus tareas, en tiempo y calidad.

¿Cómo realizar la Matriz de Gestión del Tiempo?

En este apartado os quiero mostrar, que esta matriz se puede realizar sobre un único trabajador, para su puesto de trabajo, o bien de una forma global y general para la totalidad de la empresa.

El aspecto de una Matriz de Gestión del tiempo es el siguiente:

¿Cuál es el origen de esta metodología?

Dwight D. Eisenhower, 34º presidente de EE.UU entre los años 1953 y 1961, pensaba que debemos dedicar atención y tiempo a nuestras actividades en función de su importancia y urgencia. Con lo que creó el concepto de la gestión del tiempo. Eisenhower fue un gran militar, participó en la primera y segunda guerra mundial. La principal acción militar de la carrera de Eisenhower fue la organización y dirección del desembarco de Normandía.

El Dr. Stephen R. Covey popularizó la Matriz de Gestión del tiempo en su libro los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Se debe gestionar sabiendo donde poner nuestra atención en cada momento. Covey es ampliamente reconocido como una de las autoridades más importantes del mundo en lo que respecta al tema de administración del tiempo. Miles de organizaciones de todo el mundo, han adoptado sus técnicas innovadoras de liderazgo, trabajo en equipo y el servicio enfocado en el cliente.

Conclusiones

Los trabajadores y empresas efectivas, pasan más tiempo en el cuadrante 2, reduce lo posible, el tiempo dedicado al cuadrante 1, y no se preocupa por los cuadrantes 3 y 4.

Muchas veces, el actuar de una u otra manera, forma parte de la manera de ser de las personas. Por ejemplo, existen, principalmente dos tipos de estudiantes, los que estudian sólo los días antes del examen (centrados en el cuadrante 1), o bien aquellos que son contantes y estudian a lo largo de todo el periodo antes del examen (cuadrante 2). Es más probable, que sean más efectivos los segundos estudiantes, ya que posiblemente, independientemente del resultado del examen, los conocimientos adquiridos por los que estudian para el examen, se olviden con facilidad, y los alumnos contantes retengan el conocimiento a lo largo del tiempo, que es el propósito del estudio.

Como existen más porcentaje de personas que actúan apagando fuegos, es importante que en las empresas, para asegurar una buena gestión, dispongan de procedimientos estandarizados, que den las pautas de cómo actuar en cada  situación, y fortalezcan la planificación, programación y mejora continua de sus procesos. Por ese motivo, las empresas que disponen de un sistema de gestión basado en la norma ISO 9001:2015, fomentan estos criterios anteriormente comentados.