Matriz de priorización: herramienta de toma de decisiones

Os presento una herramienta muy útil para la toma de decisiones. Cuando disponemos de varias soluciones a un problema y no sabemos cuál es la que mejor se adapta a nuestras necesidades, mediante unos criterios establecidos por nosotros, esta herramienta puede ayudarnos a descubrirlo. En este artículo os explicaré ¿En qué consiste? ¿Qué pasos hay qué realizar? Ejemplo de aplicación 

¿En qué consiste?

La matriz de priorización o también denominada de Holmes es una herramienta que nos ayuda a priorizar alternativas como apoyo para la toma de decisiones, con ella evaluamos las diferentes alternativas y podemos decidir cuál nos conviene más según nuestros criterios.

Esta herramienta nos sirve para identificar o dar importancia a una opción respecto a las demás. Es decir, ante un problema tenemos varias soluciones, por lo que nos permite conocer mediante comparaciones cuál es la más adecuada para nosotros.

Esta herramienta es considerada como una de las nuevas 7 herramientas de la calidad o también denominadas herramientas administrativas de la calidad.

Debido a su fácil aplicación, esta herramienta se utiliza como base para muchas otras.

Un ejemplo más elaborado que utiliza como base esta matriz es la herramienta QFD La Casa de la Calidad, podéis consultar en qué consiste en este enlace (ver aquí). En este caso, esta herramienta será la base para otra cuya finalidad es la planificación del diseño.

¿Qué pasos hay qué realizar?

1. Primero plantear la pregunta, sobre aquello que queramos saber las alternativas que tenemos y en función de unos criterios poder decidir aquello que mejor se adapte a nuestra realidad. Por ejemplo: 

- Cuál es la solución más viable a corto plazo a un problema planteado

- Cuál es la causa principal a un problema dado

- Cuál es la solución más rentable a medio plazo

- Cuál es la solución más económica a mi problema...

2. Lluvia de ideas para conocer todas las opciones o posibles respuestas a la pregunta o problema planteado.

3. Se filtran todas las ideas y se definen los criterios de decisión (puede ser uno o varios dependiendo de la complejidad del tema a tratar).

4. Se dibuja la matriz

5. Se cancelan las celdas de cruce, ya que no podemos comparar una opción con ella misma.

6. Se define como totalizar o evaluar, según nos sea conveniente. En este caso, se debe establecer un criterio para poder puntuar si una opción es mejor, peor o igual que otra opción. La mayor parte de veces, se puede hacer según estas opciones:

- O bien, mejor 1, peor 0 y en caso de igual 0.5

- O bien Peor 1, igual, 2 y mejor 3.

- O bien con símbolos que cada uno signifique un valor para poder cuantificar posteriormente...

En definitiva, realizar una escala coherente de puntuación, para poder evaluar de forma numérica el total.

7. Definir los valores de las celdas, analizando cada opción con las demás. En este caso, siempre se suele hacer la fila sobre la columna. Es decir se compara la fila opción A, con la columna opción B, así hasta completar la tabla.

8. Se suman todos los valores de cada fila, de manera que puedas saber cada fila qué puntuación tiene.

9. Dependiendo de la puntuación obtenida en cada fila, se ordena, de tal manera que el que tenga mayor puntuación es la opción más favorable para nosotros según los criterios establecidos.

Ejemplo de aplicación

 Os voy a exponer, un ejemplo, que nos podemos encontrar en una empresa, donde tiene implantado la norma ISO 9001:2015, y para cumplir con la norma debe cumplir con el requisito de planificar la formación de los trabajadores. Se ha planteado dar formación a sus trabajadores y debe escoger aquellos cursos más adecuados, pero ¿cómo podemos saber qué escoger?

En una empresa, la Dirección conjuntamente con el departamento de Recursos Humanos quieren escoger unos cursos de formación, para mejorar la eficacia de sus comerciales, para ello se informan y consiguen 4 opciones:

Curso de formación de estudios de mercado aplicados

Curso de formación de cómo mejorar las ventas telefónicas

Curso de formación de atención al cliente (general)

Curso de formación de conocimiento técnico del producto a vender

La empresa se dedica a la venta de maquinaria específica de laboratorio, con lo que los clientes o posibles clientes son personas muy capacitadas y qué saben lo que están buscando.

Para decidir qué curso es el más apropiado y el qué será más útil para sus trabajadores, deciden realizar una matriz de priorización para saber qué opción es la más adecuada para su empresa.

Para poder comparar cada curso con los demás establecemos un criterio sencillo, en el que si es mejor lo puntuaremos con 1, si es peor con 0, y si es igual con 0,5.

La matriz quedaría de la siguiente manera: 

Donde:

- Primero de todo anulamos las celdas que se cruzan con las mismas opciones. En este caso os lo he marcado con color naranja. No tiene sentido comparar un curso consigo mismo.

- Posteriormente, damos prioridad a las filas, y empezamos a puntuar, de la siguiente manera:

Vamos a rellenar la primera fila:

La primera casilla de la matriz está anulada

La segunda casilla nos tenemos que preguntar: el curso de estudios de mercado es mejor, peor o igual que el curso de ventas telefónicas. En este caso, está claro que como los posibles clientes y nuestros comerciales son muy especializados en el producto, el sistema de ventas no funciona por llamadas, y por lo tanto, el curso de atención telefónica no funciona. Por lo tanto, el curso de estudio de mercado es mejor que el de atención telefónica. Miramos en la tabla de puntuaciones y le corresponde el valor 1.

La tercera casilla, el curso de estudios de mercado es mejor, peor o igual que el de atención al cliente. Debido al contenido del curso, decidimos que igual, por lo tanto le asignamos un valor de 0,5.

Por último, en la cuarta casilla: el curso de estudios de mercado es mejor, peor o igual que adquirir más conocimiento técnico del producto. En este caso, como hemos comentado anteriormente, el sector es muy especializado, y aumentar los conocimientos técnicos de nuestros vendedores pueden favorecer que puedan contestar las posibles dudas de los clientes, y hacer decantar su decisión de comprar el producto. Por lo tanto, el curso de estudios de mercado es peor que adquirir más conocimientos específicos del producto, y la valoración es 0.

Lo mismo que he realizado, para la primera fila de la matriz, se debe hacer con las otras tres hasta completarla. 

Posteriormente, se suman todos los valores de cada fila. El valor más alto, según nuestro criterio sería la mejor opción. En este caso, es el adquirir más conocimiento técnico del producto.

Como veréis, este ejemplo, es muy sencillo, pero se puede aplicar para casos más complejos y con más variaciones. En decisiones complicadas, puede ayudarnos a visualizar qué opción es la más acertada.