Herramienta de planificación: Diagrama de Gantt

Como os comenté en una publicación anterior, existen numerosas herramientas, la mayoría estadísticas, que aplicándolas adecuadamente, podéis mejorar vuestro sistema de calidad con la finalidad optimizar la gestión y el control de la planificación, evaluación, control y mejora de los procesos. En el siguiente enlace podéis encontrar un artículo donde se especifica un índice con las herramientas más utilizadas en gestión de calidad. (ver enlace). 

En este artículo, os quiero mostrar una herramienta muy útil, que nos sirve para planificar la ejecución de los procesos y proyectos en el tiempo. ¿Qué es un diagrama de Gantt? ¿Cómo aplicamos un diagrama de Gantt para mejorar el control de la ejecución de un proceso? ¿Qué información podemos tener? Os mostraré algunos ejemplos para que os sea más sencilla su aplicación y dar respuesta a los requisitos de la norma ISO 9001:2015.

Primero de todo para poder contestar a estas preguntas debemos conocer a que nos referimos con diagrama de Gantt:

Diagrama de Gantt es una útil herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado.

Muchas de las exigencias que expone la norma ISO 9001:2015, requieren de un control de planificación para aplicar ciertas medidas, y podemos evidenciarlo mediante Diagramas de Gantt.

Ejemplos prácticos:

1) Planificación de las fases de un proceso

Muchas veces, es necesario planificar las diferentes fases de un proceso. Os muestro a continuación un ejemplo, muy habitual, correspondiente a las fases de control de recepción de materiales en una fábrica donde se produce un producto concreto. Habitualmente en estos casos, existe una legislación o normativa concreta donde se obliga a realizar una metodología de control para verificar los materiales a la llegada a la fábrica. Por ese motivo es necesario su control en la planificación de este proceso. 

Una vez que obtenemos el listado de tareas completas, se establece una previsión en el tiempo, teniendo en cuenta el personal involucrado para ello. las barras de realización podéis cambiar el color, si el trabajo debe realizarse por personas diferentes. 

cada tarea es representada por una línea, mientras que las columnas representan los días, semanas, o meses, dependiendo de la duración del proyecto. El tiempo estimado para cada tarea se muestra a través de una barra horizontal cuyo extremo izquierdo determina la fecha de inicio prevista y el extremo derecho determina la fecha de finalización estimada. Las tareas se pueden colocar en cadenas secuenciales o se pueden realizar a la vez.

Como en los demás casos, si utilizáis esta u otra herramienta, deberéis especificar en el procedimiento donde desarrolláis la planificación de la tarea, cómo lo vais aplicar y qué información documentada se genera.

A parte de esto, se debe especificar en todo momento quién es el responsable de realizar cada una de las tareas, así como si existe un supervisor. En el caso que la planificación no se realice correctamente, se deben especificar los motivos, las incidencias, así como las acciones correctoras o recursos necesarios que sean adecuados. Y evaluar si dicha planificación necesita modificaciones para su correcto cumplimiento.  

2) Implantación del sistema de gestión de calidad

El primero de todos es referente a la implantación del sistema de gestión de calidad. Cuando la Dirección decide implantar el sistema de gestión, debe asignar a los trabajadores, o bien contratar el trabajo a personal cualificado, y debe planificar aquellas tareas en el tiempo. Para ello, en este caso, podemos realizar un listado de todas las tareas a realizar, en este caso concreto sería el listado de todos los documentos del sistema, especificando, su redacción como su aplicación. 

Este diagrama debe ser revisado periódicamente, verificando si las acciones se han realizado correctamente y en el plazo estimado. Si no se cumple, en cada revisión periódica se rehace, adaptándose a la realidad. Mediante este diagrama, se puede planificar, corregir las incidencias, tomar decisiones y soluciones, y poder planificar los recursos necesarios en cada momento. 

3) Planificación de un proyecto o de una obra

El Diagrama de Gantt es muy utilizado en las ingenierías y en las constructoras para planificar cada uno de los proyectos u obras que realizan. Muchas veces los diagramas de Gantt son realizados mediante el programa informático Microsoft Project, aunque se puede realizar perfectamente con Excel. 

4) Esta herramienta también se puede utilizar para controlar la planificación de:

- Gestión de riesgos: una vez realizada la evaluación de riesgos, se debe realizar un plan de contingencias con la finalidad de mitigar aquellos riesgos que se han evaluado como significativos, y que tras un análisis por parte de la Dirección, se han tomado las medidas necesarias para mitigarlos. Estas medidas requieren habitualmente recursos y tiempo. Para el control de las diferentes acciones a realizar en el tiempo puede utilizarse este diagrama.

- Planificar acciones de mejora: por ejemplo, si la empresa decide ejecutar una acción de mejora que requiera un proceso, como por ejemplo, la apertura de otra sede, o una nueva línea de producción... podemos utilizar esta herramienta a modo de control de planificación.  Las posibles acciones de mejora pueden surgir del análisis del contexto de la organización (matriz DAFO).

- Planificar Objetivos de calidad.

- Planificar las tareas del personal de la empresa.

- Otros...

En todos aquellos casos que se necesite un control de ejecución de una tarea, que requiera realizarse en un plazo concreto mediante el uso de unos recursos concretos podemos utilizar el Diagrama de Gantt.