¿Cómo elaborar una ficha de proceso? Guía para documentar la norma ISO 9001:2015

Como os expliqué en el artículo de la semana pasada, ¿Cómo elaborar un procedimiento? Guía para documentar la norma ISO 9001:2015, para describir la metodología a seguir para cumplir y evidenciar con los requisitos de la norma ISO 9001:2015, se puede documentar mediante la redacción de unos procedimientos, fichas de proceso o bien combinando ambos. En este artículo os mostraré la estructura y el contenido que deben tener las fichas de proceso.

Como os argumenté en el artículo anterior, existen empresas que optan, simplemente, por disponer de los documentos (registros) que evidencien el requisito en concreto, sin exponer/describir la metodología /fases del proceso a seguir. Personalmente, recomiendo la existencia de procedimientos y/o fichas de proceso. Vosotros deberéis diseñar / estructurar la documentación del sistema de gestión en base a la realidad de vuestra empresa y según vuestra manera de trabajar. 

El motivo por el cual creo que es importante plasmar para cada uno de los procesos, la metodología a seguir, así como las diferentes fases del proceso, es la de analizar cada uno de los pasos/actividades que se realizan en la empresa estén estandarizados, y que los trabajadores realicen sus trabajos, tal y como se ha ideado que funcione el proceso concreto. De esta manera, se pueden detectar errores o defectos en los procesos, pudiéndose corregir, y en definitiva mejorar la operatividad de la empresa y su rendimiento.

¿En qué consiste una ficha de proceso?

La ficha de proceso es una herramienta que nos sirve para ver de una forma esquemática, las diferentes fases de un proceso, las responsabilidades de las personas que intervienen en el mismo, así como la documentación que se genera. El concepto es el mismo que en un procedimiento, pero más visual.

¿Qué tipos de formato nos podemos encontrar?

Como os he comentado en numerosas ocasiones, el formato y el diseño, de cada uno de los documentos del sistema es libre, lo podéis realizar como queráis, siempre que quede claro y evidenciado cada uno de los requisitos de la norma. Para ello, podéis utilizar numerosas metodologías, formatos, esquemas, diagramas, escritos, recursos estadísticos... todo lo que os podáis imaginar y diseñar, para garantizar un buen control y gestión de los procesos de la empresa, y garantizar su mejora continua. Naturalmente, las herramientas más utilizadas para visualizar las fases del proceso que se describe son:

Diagramas de proceso: El diagrama de procesos es una herramienta que muestra una secuencia detallada de cada una de las actividades del proceso productivo; como pueden ser las operaciones, inspecciones, tiempo de trabajo, materiales necesarios que se utilizarán a lo largo del proceso de manufactura, desde la llegada de la materia prima hasta el embalaje o la entrega al cliente del producto final.

Diagramas de flujo: es una herramienta en la que podemos observar de una forma visual las diferentes fases de un proceso.

Cuadro de responsabilidades: es un cuadro que nos permite visualizar para cada una de las fases del proceso, quien colabora, quién supervisa y quién es el responsable en casa una de las tareas.

El formato más utilizado para la elaboración de una ficha de proceso es el siguiente:

La distribución de los diferentes campos lo podéis hacer como queráis, si consideráis para mejorar el control podéis añadir más campos que os den la información que necesitéis.

¿Cuántas fichas de proceso debemos tener?

Si la opción, por la que os habéis decantado, es la de elaborar fichas de proceso, sin la de realizar procedimientos, como mínimo deberéis disponer de una ficha por cada uno de los procesos. Podéis consultar un ejemplo de mapa de procesos en el siguiente enlace con la finalidad de haceros una idea de los diferentes procesos que podemos tener en una empresa, cumpliendo con los requisitos de la norma ISO 9001:2015 (ver enlace).

Si un proceso es muy complejo, por ejemplo aquellos que son de diseño o de fabricación, podéis considerar hacer una ficha de proceso para cada una de las fases del propio proceso. O bien, que es lo que normalmente se realiza, disponer de un procedimiento (que puede completarse con varias instrucciones técnicas) donde se explique en detalle cada una de las tareas a realizar en el proceso, y para algunas fases concretas disponer de una ficha de proceso específica. El formato, el diseño, la estructura, el detalle y la complejidad de los documentos es según vuestro criterio.

¿Deben estar las fichas de procesos identificadas?

La respuesta es sí, como todos los documentos del sistema de gestión de calidad, deben estar identificadas. 

Una de las maneras de identificar estos documentos es codificándolos. Para ello, debemos establecer una estructura documental, y creando una codificación sencilla y coherente, ya que debe ser entendida por todo el personal de la empresa, y en cierto modo, por las partes interesadas de la empresa, por ejemplo, los auditores.

Los documentos, deben identificarse de una manera única e inequívoca, con la finalidad de:

- Localizar dicho documento de una forma fácil por los trabajadores de la empresa y las partes interesadas que que dispongan del permiso por parte de la Dirección para su consulta.

- Todo la gente que necesite consultar estos documentos debe saber que la versión del documento a consultar es la vigente y está aprobada.

- Acceder a los formatos vigentes aprobados de la información documentada asociada a estas fichas de procesos, con la finalidad que los trabajadores, utilicen los formatos de los registros adecuados.