¿Qué documentos debemos codificar según la norma ISO 9001:2015?

Muchos de vosotros me habéis preguntado si es necesario codificar los diferentes documentos de la empresa para cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001:2015, en este artículo os voy a intentar aclarar el concepto, el porqué se debe o no realizar y a qué documentos aplica. 

La norma ISO 9001:2015 especifica que los diferentes documentos del sistema deben estar inequívocamente identificados y controlados. A continuación os explicaré cómo se puede evidenciar la identificación y el control de los diferentes documentos del sistema. 

¿A qué documentos hacemos referencia?

Nos referimos a todos aquellos documentos que forman parte del sistema de gestión implementado. Como el sistema de gestión basado en la norma ISO 9001:2015, aplica a toda la empresa de una forma extensa (áreas, procesos, personal, dirección, riesgos, estrategia empresarial, objetivos...), entonces debemos pensar que aplica a todos los documentos existentes para el funcionamiento de los procesos.

Por lo tanto, una empresa que dispone implementado el sistema de gestión basado en la norma ISO 9001:2015, dispone de los siguientes documentos:

Manual de gestión de calidad (en esta versión de la norma no es un requisito, hay empresas que lo tienen y otras no, dependerá del criterio de la misma).

Procedimientos y/o fichas de proceso: son aquellos documentos que explican de una manera detallada (ya sea gráfica o descrita) las diferentes fases de cada uno de los procesos de la empresa (TODOS), qué actividades/tareas se realizan, quién las realiza, cómo las realiza, qué documentos se generan, como se mide el funcionamiento del proceso...  Si necesitáis saber cómo identificar cada uno de los procesos podéis consultar el siguiente enlace: Mapa de procesos según la ISO 9001:2015. También os puede interesar conocer ¿Cómo elaborar un procedimiento? y/o ¿Cómo elaborar una ficha de proceso?

Instrucciones de trabajo: protocolos específicos para realizar una tarea en concreto. Sirve de guía para los trabajadores; es decir, la receta a seguir para realizar una tarea concreta como por ejemplo, la elaboración de un ensayo de laboratorio, el funcionamiento de una maquinaria, la calibración de una estufa...

Información documentada: son todos los documentos (listados, registros, informes, catálogos...) que la empresa genera para evidenciar que se realizan cada una de las tareas para llevar a cabo con éxito los procesos dela misma. En una empresa existen numerosos documentos que se generan continuamente, que todos los trabajadores deben conocer sus formatos vigentes y que deben saber cómo utilizarlos y registrarlos.

¿Cómo podemos identificar los documentos del sistema de gestión?

Como he comentado, la empresa genera numerosos documentos para poder desempeñar sus procesos y todos estos documentos se deben identificar, para que los diferentes trabajadores de la empresa sepan en cada momento qué documentos tienen que utilizar y cómo deben hacerlo. Para ello debemos tener en cuenta lo siguiente:

- ¿Cómo identificamos los formatos de los documentos? ¿Por qué es importante validar los diferentes formatos? ¿Qué errores nos podemos encontrar al utilizar un formato que no sea vigente? ¿Debemos codificar los diferentes formatos de los documentos del sistema?

- Para un mismo formato ¿Cómo debemos registrar/codificar los diferentes documentos que se generan? 

A continuación os intentaré dar respuesta de estos dos bloques:

¿Cómo identificamos los formatos de los documentos? ¿Por qué es importante validar los diferentes formatos? ¿Qué errores nos podemos encontrar al utilizar un formato que no sea vigente? ¿Debemos codificar los diferentes formatos de los documentos del sistema?

El primero, el formato de los documentos. Cada uno de los documentos del sistema de la empresa, tienen que tener un formato único aprobado por la Dirección y debemos saber cuál es. 

Os voy a poner un ejemplo, el más habitual, donde un trabajador no utiliza el formato adecuado para realizar la tarea encomendada:

Nos hemos encontrado en numerosas ocasiones, en una empresa, que nuestro jefe nos dice, prepara esta factura, nos da un papel con los cuatro números para que lo realicemos. Nuestro primer impulso, es buscar en el servidor otro documento parecido, por ejemplo factura, y si puede ser para el mismo cliente, aprovechamos la plantilla y lo rellenamos con los nuevos datos, creando un nuevo documento. Ya que siempre vamos a mirar de tener que insertar los menos datos posibles para elaborar el documento. Qué sucede, imaginaros que en el espacio de tiempo en que la plantilla que hemos utilizado, aprovechada del pasado, ha tenido que ser modificada debido a un cambio de legislación, o bien porque se ha detectado un error en la anterior. El nuevo documento que hemos generado no dispone de este cambio, y a la hora de entregarlo al cliente, o bien al contabilizar la factura, se tiene que volver a realizar ya que la que se ha hecho no vale. Eso, en este caso, pero imaginaros que el documento que se tiene que generar, utiliza un formato donde los parámetros de producción no se ajustan a lo que se tiene que producir, llegando a parar la cadena de fabricación y generando un aumento del coste. 

En todo momento, los trabajadores deben conocer cuál es el formato de cada uno de los documentos que tienen que utilizar y dónde encontrarlos.

Para identificar los cambios de cada uno de los formatos, y conocer cuál es el vigente lo identificamos como las ediciones y/o versiones del documento. Se realiza un registro de cada uno de los formatos, anotando la fecha y edición de cada uno de ellos. Consultando este registro podemos saber para cada documento cuál es el formato válido. De igual modo, la edición y fecha de edición estará indicado en cada documento. Si necesitáis saber cómo realizar la gestión de las ediciones de los documentos podéis consultar el siguiente enlace: Control de los formatos de los documentos según la ISO 9001:2015. 

¿En cuánto a la codificación de los documentos sí o no?

En una empresa pequeña, donde el cómputo final de los documentos es pequeño y su actividad no tiene complejidad, quizá no sea necesario codificar los documentos, simplemente con el nombre del mismo ya sea suficiente, para que los trabajadores conozcan de forma inequívoca de qué documento (formato) se trata. 

Para empresas, cuya actividad, suponga una complejidad, un exceso y diversidad de documentos, si que creo necesario que se realice una codificación de los formatos de los documentos, de esta manera, cada uno de ellos, va a disponer de un código único e inequívoco para identificarlo. Si queréis saber un sistema sencillo para codificar los documentos del sistema de gestión de calidad, podéis consultar el siguiente enlace: Codificación de documentos.

Para un mismo formato ¿Cómo debemos registrar/codificar los diferentes documentos que se generan? 

Luego, una vez que disponemos de un documento con un formato concreto y aprobado (control de la edición), debidamente identificado (puede estar codificado o no estarlo), se debe registrar su contenido.

En el sistema de gestión, nos encontramos documentos cuyo funcionamiento es la siguiente:

Disponemos de un formato de documento. Cada vez que tenemos que realizar la tarea con ese formato generamos un documento nuevo independiente, con el mismo formato por supuesto. Por ejemplo:

Tenemos que generar un presupuesto para un cliente

Buscamos el formato de presupuesto adecuado y vigente a la tarea que debemos realizar. Ese formato dispone de una identificación (código o no) y una edición.

Rellenamos el documento. Cada vez que realizamos esta tarea generamos un documento nuevo, el cuál debemos identificar, y en este caso codificar, ya que es la forma en la que no será posible repetir el código. Este código debe ser registrado y asociado a la información del documento, ya que la información del mismo, es imprescindible para la realización de tareas posteriores.

Por lo tanto, en este caso, cada documento se deberá codificar y registrar en un documento a parte. Al tenerlo que registrar, deberemos crear otro documento que se corresponderá al propio registro de estos documentos, y por el cuál nos regiremos a la hora de darle un nuevo código/número al nuevo documento que generemos.

En el siguiente esquema podéis visualizar los pasos que tenéis que tener en cuenta:

¿Cómo simplificamos?

La única manera de simplificar es mediante herramientas informáticas, que nos generen los formatos, y que crucen toda la información insertada en el sistema en una gran base de datos. En el mercado existen numerosas herramientas de gestión empresarial que nos facilitan la creación y el uso de los diferentes documentos del sistema, pudiendo relacionarlos entre sí. Normalmente estos sistemas, van por módulos, cada uno de ellos se corresponde a un proceso o parte del proceso de la empresa, pudiendo interactuar entre ellos. 

Si no disponemos de sistemas informáticos que nos puedan facilitar el trabajo, y nos tenemos que conformar haciéndolo manual (en Word o en Excel), debemos entonces apoyarnos en registros y documentos, de los que deberemos rellenar los datos de forma individual, y tener muy claro el formato vigente a utilizar.