Como os expliqué en el artículo de la semana pasada, ¿Cómo elaborar un procedimiento? Guía para documentar la norma ISO 9001:2015, para describir la metodología a seguir para cumplir y evidenciar con los requisitos de la norma ISO 9001:2015, se puede documentar mediante la redacción de unos procedimientos, fichas de proceso o bien combinando ambos. En este artículo os mostraré la estructura y el contenido que deben tener las fichas de proceso.
Como os argumenté en el artículo anterior, existen empresas que optan, simplemente, por disponer de los documentos (registros) que evidencien el requisito en concreto, sin exponer/describir la metodología /fases del proceso a seguir. Personalmente, recomiendo la existencia de procedimientos y/o fichas de proceso. Vosotros deberéis diseñar / estructurar la documentación del sistema de gestión en base a la realidad de vuestra empresa y según vuestra manera de trabajar.
El motivo por el cual creo que es importante plasmar para cada uno de los procesos, la metodología a seguir, así como las diferentes fases del proceso, es la de analizar cada uno de los pasos/actividades que se realizan en la empresa estén estandarizados, y que los trabajadores realicen sus trabajos, tal y como se ha ideado que funcione el proceso concreto. De esta manera, se pueden detectar errores o defectos en los procesos, pudiéndose corregir, y en definitiva mejorar la operatividad de la empresa y su rendimiento.
¿En qué consiste una ficha de proceso?
La ficha de proceso es una herramienta que nos sirve para ver de una forma esquemática, las diferentes fases de un proceso, las responsabilidades de las personas que intervienen en el mismo, así como la documentación que se genera. El concepto es el mismo que en un procedimiento, pero más visual.
¿Qué tipos de formato nos podemos encontrar?
Como os he comentado en numerosas ocasiones, el formato y el diseño, de cada uno de los documentos del sistema es libre, lo podéis realizar como queráis, siempre que quede claro y evidenciado cada uno de los requisitos de la norma. Para ello, podéis utilizar numerosas metodologías, formatos, esquemas, diagramas, escritos, recursos estadísticos... todo lo que os podáis imaginar y diseñar, para garantizar un buen control y gestión de los procesos de la empresa, y garantizar su mejora continua. Naturalmente, las herramientas más utilizadas para visualizar las fases del proceso que se describe son:
Diagramas de proceso: El diagrama de procesos es una herramienta que muestra una secuencia detallada de cada una de las actividades del proceso productivo; como pueden ser las operaciones, inspecciones, tiempo de trabajo, materiales necesarios que se utilizarán a lo largo del proceso de manufactura, desde la llegada de la materia prima hasta el embalaje o la entrega al cliente del producto final.
Diagramas de flujo: es una herramienta en la que podemos observar de una forma visual las diferentes fases de un proceso.
Cuadro de responsabilidades: es un cuadro que nos permite visualizar para cada una de las fases del proceso, quien colabora, quién supervisa y quién es el responsable en casa una de las tareas.
Cuadro de responsabilidades: es un cuadro que nos permite visualizar para cada una de las fases del proceso, quien colabora, quién supervisa y quién es el responsable en casa una de las tareas.
El formato más utilizado para la elaboración de una ficha de proceso es el siguiente:
La distribución de los diferentes campos lo podéis hacer como queráis, si consideráis para mejorar el control podéis añadir más campos que os den la información que necesitéis.
¿Cuántas fichas de proceso debemos tener?
Si la opción, por la que os habéis decantado, es la de elaborar fichas de proceso, sin la de realizar procedimientos, como mínimo deberéis disponer de una ficha por cada uno de los procesos. Podéis consultar un ejemplo de mapa de procesos en el siguiente enlace con la finalidad de haceros una idea de los diferentes procesos que podemos tener en una empresa, cumpliendo con los requisitos de la norma ISO 9001:2015 (ver enlace).
Si un proceso es muy complejo, por ejemplo aquellos que son de diseño o de fabricación, podéis considerar hacer una ficha de proceso para cada una de las fases del propio proceso. O bien, que es lo que normalmente se realiza, disponer de un procedimiento (que puede completarse con varias instrucciones técnicas) donde se explique en detalle cada una de las tareas a realizar en el proceso, y para algunas fases concretas disponer de una ficha de proceso específica. El formato, el diseño, la estructura, el detalle y la complejidad de los documentos es según vuestro criterio.
¿Deben estar las fichas de procesos identificadas?
La respuesta es sí, como todos los documentos del sistema de gestión de calidad, deben estar identificadas.
Una de las maneras de identificar estos documentos es codificándolos. Para ello, debemos establecer una estructura documental, y creando una codificación sencilla y coherente, ya que debe ser entendida por todo el personal de la empresa, y en cierto modo, por las partes interesadas de la empresa, por ejemplo, los auditores.
Los documentos, deben identificarse de una manera única e inequívoca, con la finalidad de:
- Localizar dicho documento de una forma fácil por los trabajadores de la empresa y las partes interesadas que que dispongan del permiso por parte de la Dirección para su consulta.
- Todo la gente que necesite consultar estos documentos debe saber que la versión del documento a consultar es la vigente y está aprobada.
- Acceder a los formatos vigentes aprobados de la información documentada asociada a estas fichas de procesos, con la finalidad que los trabajadores, utilicen los formatos de los registros adecuados.
Consulta, puedo incluir en una ficha de proceso como contenido de un procedimiento?
ResponderEliminarBuenos días, lo habitual es o disponer de un procedimiento o de una ficha de proceso, no ambas a la vez. Pero si lo que quieres es transformar una ficha de proceso en un procedimiento, puedes hacerlo. Estructura el contenido de la ficha de proceso en: objetivo, alcance, responsabilidades, cuadro de modificaciones, desarrollo y documentos asociados. En el desarrollo puedes incluir todo el contenido de la ficha de procesos separado por apartados, descripción de la metodología y del proceso, indicadores, mapas de flujo, documentos...
EliminarSi lo que quieres es añadir información al procedimiento con la información de la ficha de proceso, puedes adjuntarla como anejo al procedimiento. Pero mi recomendación es que simplifiques al máximo los documentos del sistema de gestión. Un saludo.
Hola Adriana, me surge una duda los indicadores que pones en el formato de ficha de proceso, se incluyen en que parte del procedimiento, si solo quiero irme por la realización del procedimiento y no de la ficha, gracias por tu atención.
ResponderEliminarBuenas noches, si realizas procedimientos no tienen porque insertar los indicadores en el documento, para ello dispones el listado u hoja de control de los indicadores. Haces referencia a ello en un apartado del.desarrollo y listos. Un saludo.
EliminarhOLA Adriana, me confunde un poco el término ficha de proceso con el mapa de proceso. Es lo mismo? por lo que veo en la descripción siento que estoy duplicando información. Me puedes ayudar a aclarar, muchas gracias.
ResponderEliminarBuenos días, el mapa de proceso es indicar todos los procesos de la empresa y como se relacionan entre sí. Para ello puedes consultar el siguiente enlace:
Eliminarhttp://asesordecalidad.blogspot.com/2016/04/mapa-de-procesos-segun-iso-90012015.html#.XkOXvTEzY2w
En cambio la ficha de proceso, es para cada uno de los procesos se genera una ficha que consiste en explicar/esquematizar la metodología a seguir para realizar dicho proceso, qué, cómo quién, qué documentación se genera en cada paso, y como se mide la efectividad del proceso (indicadores). Para lo mismo puedes utilizar la ficha de proceso o bien un procedimiento o la combinación de ambos, dependiendo de la complejidad del proceso.
Un saludo
Hola, en la sección de la ficha de proceso que lleva por nombre: "gestión y control del proceso", no estoy clara, ya que la gestión no abarca sólo esa etapa o fase del proceso en la ficha que estoy elaborando. Estaba pensando que esa sección de la ficha del proceso que seleccione puede ser llenada con: la metodología de inspección o inspección. ¿Podrías explicarme esa parte del formato de la ficha de proceso que presentas?
ResponderEliminarLa ficha de proceso, igual que lo puede hacer un procedimiento, tiene que dar evidencia de cómo se cumple un determinado requisito. Puedes diseñarlo como quieras y puedes poner todos los campos que quieras siempre que se explique de forma esquemática (ficha de proceso) o de forma descriptiva (procedimiento) o la mezcla de los dos. Independientemente cómo sea se deberá detallar qué actividades se realizan, cómo (metodologías), quien las realiza, cómo se mide la ejecución de las tareas (indicadores) como se controlan las incidencias o no conformidades, qué documentos se generan, y cómo se analizan los datos (herramientas o tratamientos estadísticos) e informes. Ya sea en forma de diagramas o.esquemas (ficha de procesos) o bien explicando detalladamente cada uno de los aspectos anteriores. Puedes mencionarlo usabdo tus propias palabras y el formato que desees. Pero asegúrate que esté toda la información necesaria. Un saludo.
EliminarTambién tengo la misma duda sobre esa sección del formato, no tiendo a que se refiere con las " herramientas estadísticas para su seguimiento", pienso que hace referencia a los procedimientos relacionados con esta fase del proceso, específicamente, de los requerimientos técnicos que se deben llevar a cabo para la supervisión o control de este proceso de transformación en esta fase o etapa del proceso. Ejemplo: si estuviera haciendo la ficha de proceso en "caja", lo primero que debo saber es: que es lo que se hace ahí, lo cual es recepcionar, entregar y custodiar dinero en efectivo, cheques, giros y demás documentos de valor para cuando llegue a llenar esa seccion de " gestion y control del proceso" lo que pondre sera los criterios administrativos que se deben considerar a la hora de recepcionar,etc. En lo que respecta a la ficha de proceso que estoy elaborando pienso que en esa sección se deberá poner las condiciones físicas y químicas que debe tener el producto antes de entrar y luego cuales son los criterios que determinan que pase a la siguiente fase o proceso, ejemplo: que salga con 70% de impurezas, que su forma sea cuadrada, etc. ¿podrías explicarme Adriana, exactamente que debo poner en esa sección del documento, ya que no entiendo a ciencia cierta a que se refiere con "herramientas estadísticas para su seguimientos" ?
ResponderEliminarLas herramientas estadíasticas o bien metodologías de tratar los datos para analizar los resultados. Es decir, si para realizar un análisis de los datos obtenidos o controlar la gestión del proceso se necesitan herramientas que nos permiten realizar dichas operaciones, se deben explicar. Por ejemplo, si para realizar una planificación de actividades se utiliza un diagrama de Gantt se debería especificar e indicar el documento que se genera. Un saludo
EliminarHola buenas tardes Adriana, esta muy interesante el documento, pero por casualidad tendrías un documento para ver como sería una hoja de autocontrol para un determinado trabajo??
ResponderEliminarBuenas tardes, puedes utilizar un check list para verificar los puntos de control de un determinado proceso. Puedes consultarlo en el enlace siguiente:
Eliminarhttp://asesordecalidad.blogspot.com/2017/05/lista-de-verificacion-o-check-list.html#.WSVcAOuLTIU
Un saludo
Buenas tardes, por casualidad tiene una hoja para Auditoría de Procesos desde el punto de vista de Calidad de Procesos lo cual no es meramente una auditoría como tal. Muchas gracias
ResponderEliminarBuenas tardes, puedes utilizar un check list para verificar los puntos de control de un determinado proceso y utilizarlo como documento de verificación en el proceso de auditoría. Puedes consultarlo en el enlace siguiente:
Eliminarhttp://asesordecalidad.blogspot.com/2017/05/lista-de-verificacion-o-check-list.html#.WSVcAOuLTIU
Un saludo
hola! sera que puedes mandar el formato en word para descargarlo
ResponderEliminarHola cómo puedo realizar una ficha de proceso del kardex de enfermería...
ResponderEliminarhola donde debo incluir las fichas tecnicas de las materias primas y de los productos terminados?
ResponderEliminarOtra duda y las formulas de los productos donde las incluyo
?
Buenas noches, donde expliques la metodología a seguir y especifiques la necesidad de las fichas o fórmulas. Deberás colgar esos documentos asociados a los.procedimientos o fichas de proceso que le sean de aplicación. Por ejemplo, si dispones de un procedimiento / instrucción técnica donde explica en detalle todos los pasos a seguir para la recepción y el tratamiento de las materias primas, lo lógico es que hagas colgar de este documento las ficjas y las analíticas de las materias primas, así como el control de lotes. Un saludo.
Eliminarhola esa ficha de proceso esta bien echa
ResponderEliminarBuen día Adriana, antes que nada te agradezco que nos compartas tan valiosa información, aprovechando de tu bondad quisiera aclarar una duda que me surge.
ResponderEliminarSi al final una ficha de proceso puede contener cualquier tipo de información e incluso contener la misma información que un procedimiento, ¿Cuál seria la diferencia entre un procedimiento y una ficha de proceso?
Gracias.
Buenos días Damaris Rebollar,
EliminarPrimero de todo agradece su comentario. Me alegra saber que la información es de interés.
Respecto a su duda, no hay problema en hacerlo como desee, siempre y cuando el documento pueda mostrar cómo se realiza las diferentes tareas de un proceso y todos los aspectos que derivan de estas actividades.
Muchas empresas se decantan por realizar una mezcla entre procedimiento y ficha de proceso, tal y como lo planteas.
El diseño y el contenido, ya sea procedimiento, ficha de proceso o una mezcla de los dos, debe ser elaborado y aplicando los criterios propios de la empresa. Estos criterios deben tener en consideración el entendimiento de los trabajadores de la empresa. El objetivo de este documento es que un trabajador que tenga que realizar una tarea en un proceso concreto pueda realizarla siguiendo las pautas de este documento. Por lo tanto, en función de su formación y experiencia el documento deberá ser elaborado y redactado de una forma entendible y útil. Esto debe funcionar para todos los trabajadores de la empresa.
Espero que esta aclaración te sea de utilidad.
Un saludo y buen fin de semana.