Uno de los apartados, aparentemente en común que tienen las tres normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018, es el apartado de operación. En este apartado, en cada una de las normas exige unos requisitos a cumplir en base a cada punto de vista (Calidad de los procesos, medio ambiente y Seguridad y Salud). En este artículo os quiero dar las pautas de cómo podéis estructurar la información en un sistema integrado, desarrollando cada uno de los aspectos.
Para ello, primero debemos conocer qué aspectos debemos tener en cuenta para cada una de las normas. A continuación os muestro el texto literal de cada uno de los apartados correspondientes a las normas de referencia citadas en este artículo.
¿Qué aspectos tienen en cuenta cada norma de referencia en cuanto al apartado de operación?
ISO 9001:2015
8.1 Planificación y control operacional
La organización debe planificar, implementar y controlar los procesos (véase 4.4) necesarios para cumplir los requisitos para la provisión de productos y servicios, y para implementar las acciones determinadas en el capítulo 6, mediante:
a) la determinación de los requisitos para los productos y servicios;
b) el establecimiento de criterios para:
1) los procesos;
2) la aceptación de los productos y servicios;
c) la determinación de los recursos necesarios para lograr la conformidad con los requisitos de los productos y servicios;
d) la implementación del control de los procesos de acuerdo con los criterios;
e) la determinación, el mantenimiento y la conservación de la información documentada en la extensión necesaria para:
1) tener confianza en que los procesos se han llevado a cabo según lo planificado;
2) demostrar la conformidad de los productos y servicios con sus requisitos.
La salida de esta planificación debe ser adecuada para las operaciones de la organización.
La organización debe controlar los cambios planificados y revisar las consecuencias de los cambios no previstos, tomando acciones para mitigar cualquier efecto adverso, según sea necesario.
La organización debe asegurarse de que los procesos contratados externamente estén controlados.
8.2 Requisitos para los productos y servicios
8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios
8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados externamente
8.5. Producción y provisión del servicio
8.6 Liberación de los productos y servicios
8.7 Control de las salidas no conformes
ISO 14001:2015
8.1 Planificación y control operacional
La organización debe establecer, implementar, controlar y mantener los procesos necesarios para satisfacer los requisitos del sistema de gestión ambiental y para implementar las acciones determinadas en los apartados 6.1 y 6.2 mediante:
- el establecimiento de criterios de operación para los procesos;
- la implementación del control de los procesos de acuerdo con los criterios de operación.
NOTA: Los controles pueden incluir controles de ingeniería y procedimientos. Los controles se pueden implementar siguiendo una jerarquía (por ejemplo, de eliminación, de sustitución, administrativa) y se pueden usar solos o combinados.
La organización debe controlar los cambios planificados y examinar las consecuencias de los cambios no previstos, tomando acciones para mitigar los efectos adversos, cuando sea necesario.
La organización debe asegurarse de que los procesos contratados externamente estén controlados o que se tenga influencia sobre ellos. Dentro del sistema de gestión ambiental se debe definir el tipo y grado de control o influencia que se va a aplicar a estos procesos.
En coherencia con la perspectiva del ciclo de vida, la organización debe:
a) establecer los controles, según corresponda, para asegurarse de que sus requisitos ambientales se aborden en el proceso de diseño y desarrollo del producto o servicio, considerando cada etapa de su ciclo de vida;
b) determinar sus requisitos ambientales para la compra de productos y servicios, según corresponda;
c) comunicar sus requisitos ambientales pertinentes a los proveedores externos, incluidos contratistas;
d) considerar la necesidad de suministrar información acerca de los impactos ambientales potenciales significativos asociados con el transporte o la entrega, el uso, el tratamiento al fin de la vida útil y la disposición final de sus productos o servicios.
La organización debe mantener la información documentada en la medida necesaria para tener la confianza en que los procesos se han llevado a cabo según lo planificado.
8.2 Preparación y respuesta ante emergencias
ISO 45001:2018
8.1 Planificación y control operacional
8.1.1. Generalidades
La organización debe planificar, implementar, controlar y mantener los procesos necesarios para cumplir los requisitos del sistema de gestión de la SST y para implementar las acciones determinadas en el capítulo 6 mediante:
a) el establecimiento de criterios para los procesos;
b) la implementación del control de los procesos de acuerdo con los criterios;
c) el mantenimiento y la conservación de información documentada en la medida necesaria para confiar en que los procesos se han llevado a cabo según lo planificado;
d) la adaptación del trabajo a los trabajadores.
En lugares de trabajo con múltiples empleadores, la organización debe coordinar las partes pertinentes del sistema de gestión de la SST con las otras organizaciones.
8.1.2. Eliminar peligros y reducir riesgos para la SST
8.1.3. Gestión del Cambio
8.1.4. Compras
8.2 Preparación y respuestas ante emergencias
¿Cómo debemos desarrollarlo para cada una de las normas?
Si analizamos el texto anterior, obtenemos el siguiente cuadro:
NOTA: el cuadro anterior sólo representa un ejemplo con la finalidad que sea más entendible, naturalmente, que dependiendo de la empresa, va a disponer de más procedimientos e incluso agrupados de otra manera, fichas de proceso, instrucciones técnicas... deberéis ajustarlo a vuestra estructura documental. Lo único que pretendo ilustraros en el cuadro anterior, es que vais a disponer de procedimientos, fichas de proceso y/o instrucciones propias de cada uno de los sistemas de gestión y metodologías comunes a los tres sistemas incorporando las particularidades de cada uno de ellos en un documento común.
En los tres casos, se debe desarrollar la planificación y el control operacional, pero en cada uno de ello, se debe realizar desde un punto de vista diferente.
En el caso de la norma ISO 9001:2015: se refiere a la planificación y al control operacional como las diferentes actividades que se deben realizar con la finalidad de planificar y ejecutar los diferentes procesos que garanticen el cumplimiento de los requisitos de calidad exigidos por la normativa y el cliente de sus productos y servicios. Para ello, es necesario gestionar y controlar los procesos de producción del producto y/o servicio contratado por parte del cliente. Por lo que es necesario, definir los diferentes procesos de la empresa que intervienen a la hora de realizar el producto y/o servicio contratado, estableciendo y planificando los puntos de control en cada uno de los procesos. En este caso, es necesario realizar procedimientos y/o fichas de proceso, que lo identifiquen, que se describan sus fases, sus controles, sus responsables y la documentación que se genere. Para garantizar que se cumple con los requisitos exigidos por la empresa, la normativa y el cliente, se debe verificar todos los procesos desde el pedido por parte del cliente, hasta la entrega final del producto y/o servicio.
En el caso de la norma ISO 14001:2015: se refiere a control operacional a identificar aquellas operaciones y actividades asociadas con aspectos ambientales generados, con la finalidad de planificar estas actividades, incluyendo el control del servicio y mantenimiento para asegurar que se gestionen con las condiciones especificadas en este procedimiento y cumpliendo con la legislación vigente en cada momento. En cuanto a la planificación de las diferentes actividades podéis ampliar la información en el siguiente artículo: Planificación del sistema de gestión ambiental según la ISO 14001:2015
Y, por último, en el caso de la norma ISO 45001:2018: partiendo de los resultados de la identificación de peligros, evaluación y control de riesgos, y de los objetivos relacionados con ellos, la empresa planifica las actividades para asegurar que se efectúan bajo las condiciones especificadas. Por lo que son necesarios procedimientos y/o instrucciones que especifiquen las diferentes actividades que la empresa y sus trabajadores deben seguir para eliminar y/o minimizar los riesgos en materia de seguridad y salud. Entre ellos, están desde la compra de los materiales y sistemas de seguridad, hasta asegurar que los subcontratistas cumplen con los procedimientos aprobados de seguridad, hasta el cumplimiento de los propios trabajadores de la empresa.
¿Cómo podemos integrar el contenido?
Naturalmente, en este apartado de la norma, donde se desarrollan las particularidades de cada uno de los sistemas de gestión, encontramos procesos, procedimientos, instrucciones, fichas de procesos... específicos a cada uno de los sistemas de gestión, que seguramente no aplican a ningún otro. En este caso, en el apartado que corresponda según los criterios documentales establecidos por la empresa, se cuelgan estás metodologías con todo lo que comportan (estructura, responsabilidades, documentos, registros...), dentro del mismo sistema documental integrado.
Por el contrario, existen aspectos, como pueden ser, por ejemplo las compras de los materiales, que pueden encajarse en un mismo procedimiento, añadiendo en el mismo las particularidades de cada norma.
Por ejemplo: debemos comprar una compactadora automática
Desde el punto de vista de calidad, deberemos verificar que esta maquinaria nos permita elaborar nuestro producto/servicio con los requisitos de calidad que se exigen, dimensiones, precisión, exactitud, fuerza... que el equipo disponga de la documentación necesaria por la normativa/legislación, y que esté calibrada/verificada y con el mantenimiento adecuado. Los trabajadores deben disponer de la formación adecuada para utilizar el equipo para asegurar que el producto/servicio a realizar cumpla con el protocolo establecido, y el resultado cumpla con los requisitos de calidad exigidos.
Desde el punto de vista ambiental, se debe evaluar el impacto ambiental que produce, controlar y gestionar los residuos que genere, ya sea en su uso o bien en las operaciones de mantenimiento. Y seguramente, se tendrá que solicitar al proveedor los certificados o el compromiso ambiental del mismo.
Desde el punto de vista de seguridad y salud, se deberá verificar que la maquinaria dispone de la documentación necesaria en materia de seguridad y salud, se deberá evaluar el riesgo de incidente y/o accidente al ser usada por los trabajadores, dar la formación en materia de seguridad y salud para evitar riesgos, y asegurarse que cumple con la legislación correspondiente.
Por lo tanto, cuando se elabore el procedimiento de compras, se deberá describir cómo se realiza la compra de un producto y detallar todos los requisitos que se exigen desde el punto de vista de calidad, medio ambiente y seguridad y salud. De esta manera, si se fusiona, ante una compra, solicitaremos al proveedor un listado de requisitos y documentación que tendrá que aportar. Una vez que la empresa reciba el producto, debe verificar que dispone de toda la documentación y que cumple todos los requisitos.
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Por lo tanto, cuando se elabore el procedimiento de compras, se deberá describir cómo se realiza la compra de un producto y detallar todos los requisitos que se exigen desde el punto de vista de calidad, medio ambiente y seguridad y salud. De esta manera, si se fusiona, ante una compra, solicitaremos al proveedor un listado de requisitos y documentación que tendrá que aportar. Una vez que la empresa reciba el producto, debe verificar que dispone de toda la documentación y que cumple todos los requisitos.
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