Muchas veces, la gran duda que podemos tener cuando estamos elaborando la documentación de un sistema integrado, es la de saber cuántos procedimientos debemos hacer para contemplar con todos los requisitos de las normas ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018.
La verdad, es que podéis hacerlo como queráis, y agrupar los diferentes requisitos según vuestro criterio, nadie os va decir lo contrario siempre y cuando siga un orden y criterio lógico. Para aquellos que no estáis familiarizados con las normas, y no sabéis cómo hacerlo, os propongo un ejemplo.
Para encontrar esa estructura coherente, y si disponéis de Manual, podéis codificar y ordenar los procedimientos en el mismo orden que habéis seguido en los diferentes apartados del manual. Si no disponéis de Manual, mi consejo, a parte de hacer un índice de documentos y codificarlo, es ordenarlo por bloques correspondientes a las diferentes áreas o procesos de la empresa.
Por lo tanto, podemos definir estos procedimientos en un sistema integrado de calidad, medio ambiente y seguridad y salud (es sólo un ejemplo):
Bloque 1: definición de la Organización y su entorno
Procedimiento de elaboración de los objetivos e indicadores
Identificación del contexto de la organización
Identificación y evaluación de los riesgos derivados de los procesos
Bloque 2: Requisitos legales (medio ambiente - Seguridad y Salud)
Requisitos legales y otros requisitos
Bloque 3: Identificación y evaluación de los peligros, riesgos y oportunidades
En el caso de este bloque, se puede realizar de forma conjunta o separada. Los criterios de evaluación en cada uno de los tres sistemas pueden (deben) ser diferentes, que deben ser definidos y establecidos en el mismo u otro procedimiento. Podéis contemplar la gestión de riesgos de un modo conjunto pero evaluando desde los tres puntos de vista, o bien separar el análisis y englobarlo en cada bloque de forma separada. Se puede separar en tres procedimientos separados o en uno sólo, dependerá de la complejidad de la actividad de la empresa.
Identificación y evaluación de los riesgos de los procesos y oportunidades
Identificación y evaluación de los aspectos ambientales que generan impacto ambiental
Identificación y evaluación de los riesgos, peligros y oportunidades relativos a Seguridad y salud.
Bloque 4: Procedimientos específicos de Gestión ambiental
Se puede incluir en este apartado la Identificación y evaluación de los aspectos ambientales que generan impacto ambiental, sino se ha realizado en el bloque anterior.
Buenas prácticas ambientales
Control Operacional
Situación de emergencia y plan de emergencias (éste plan puede plantearse de forma conjunta con el de seguridad y salud de los trabajadores, aunque se debe plantear desde los dos puntos de vista.
Bloque 5: Estructura y gestión de la información documentada
Procedimiento de control de los documentos y datos del sistema
Procedimiento de control de la información documentada del sistema.
Bloque 6: Recursos humanos (RRHH) - Funciones, requerimientos, formación, capacitación y comunicación
Procedimiento de funciones y requerimientos de los puestos de trabajo
Procedimiento de requerimientos de selección y contratación del personal.
Procedimiento de cualificación, formación y concienciación del personal
Procedimiento de comunicación, participación y consulta del personal
Procedimiento de delegaciones por ausencia
Bloque 7: Procedimientos específicos de Seguridad y salud en el trabajo
Control Operacional
Medicina del trabajo
Seguridad en los trabajos y permisos (de este procedimiento cuelgan las diferentes instrucciones específicas de seguridad en el trabajo.
Coordinación de las obras de construcción
Gestión de emergencias
Bloque 8: Infraestructura
Procedimiento de gestión y control de equipos de medición y maquinaria (incluye los sistemas de seguridad de los equipos y maquinaria)
Procedimiento de gestión y control de los equipos informáticos
Bloque 9: Comercial
Procedimiento de elaboración de ofertas, planes de control, contratos, pedidos y ofertas de licitación
Procedimiento de satisfacción al cliente
Procedimiento de gestión de certificaciones, facturación y cobros
Bloque 10: Compras y subcontrataciones
Procedimiento para la gestión de compras y subcontrataciones. Se debe tener en cuenta y considerar los aspectos que aplican tanto a los requisitos de calidad, los certificados y medios de seguridad y los posibles impactos ambientales que puedan generar, a la hora de comprar y/o subcontratar algún producto o servicio. Cada uno de los tres aspectos debe ser sistematizado y evidenciado mediante documentos que garanticen el cumplimiento de los requisitos de las normas de referencia.
Bloque 11: Planificación de la Actividad de la empresa. La descripción de cómo se realizan los procesos productivos aplica a la calidad del producto final y por lo tanto a la satisfacción del cliente. Este bloque sólo considera los requisitos de la norma ISO 9001:2015.
En el punto 6 es el específico de cada actividad, donde se tiene que explicar mediante procedimientos los diferentes puntos.
Por ejemplo en un laboratorio de ensayos:
a) Equipos de medida
b) Identificación y trazabilidad
c) Control y registro documental
d) Procedimientos específicos a la realización de los ensayos
e) Cálculos de las incertidumbres
f) Emisión del acta al cliente final
En un laboratorio de calibraciones
a) Equipos de medida
b) Identificación y trazabilidad
c) Control y registro documental
d) Procedimientos específicos a la realización de las calibraciones
e) Cálculo de incertidumbres
f) Emisión del certificado
En una empresa fabricadora:
a) Maquinaria
b) Producción/nes
c) Procedimientos específicos a la elaboración de cada producto o subproducto
d) Identificación y trazabilidad
e) Control y registro documental
f) Cálculo de incertidumbres
g) Producto final
En una ingeniería:
a) Recopilación de datos
b) Coordinación de las partes
c) Elaboración del proyecto
d) Identificación y trazabilidad
e) Control y registro documental
f) Proyecto final entregado al cliente.
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Bloque 12: Seguimiento, medición, análisis y mejora
En este bloque se pueden fusionar los requisitos de las tres normas en cada uno de los siguientes procedimientos. En cada uno, se puede explicar, separándolo por apartados, el tratamiento específico para cada uno de los conceptos. Los procedimientos que podríamos considerar son:
No conformidades, accidentes e incidentes
Acciones correctoras
Revisión por la Dirección
Auditoría interna
Bloque 13: Archivo de la documentación del sistema
Este bloque, puede considerarse o no, en la mayor parte de ocasiones, en cada uno de los documentos (procedimientos e instrucciones) que se han elaborado, se detalla cómo se genera la documentación y cómo se archiva, y por lo tanto, no habría que incorporar este documento extra ya que se repetiría la información. En alguna ocasión, se genera un procedimiento, donde se especifica exactamente cómo y dónde se archiva cada uno de los documentos del sistema.
Archivo de la documentación del sistema
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