En este artículo os voy a explicar el motivo y la necesidad de realizar una reunión de apertura al iniciar el proceso de verificación de los requisitos por parte de los auditores. Además el artículo incluye la explicación de los siguientes aspectos: los objetivos de la reunión, los participantes, los temas a tratar, otros temas a considerar, los tipos de reuniones que se pueden dar y, finalmente, la información que deben proporcionar los auditores a los auditados.
En el momento en el que el auditor se persona en la empresa, se inicia el proceso de auditoría en sí mismo. La primera actividad que se debe realizar es la reunión inicial entre el equipo auditor y los auditados. En esta reunión se deben presentar los miembros de ambas partes así como la explicación por parte del auditor jefe sobre cómo se va a desarrollar el plan de la auditoría. Esta reunión normalmente se realiza en una sala de reuniones, o en algunos casos en el despacho del Director de la empresa.
El objetivo de la reunión
El objetivo de la reunión inicial es la siguiente:
En primer lugar, se debe presentar el equipo auditor, así como sus roles. Es decir, si hay más de una auditor, se deberá identificar al auditor jefe, y explicar qué requisitos va a auditar cada uno de los miembros y si procede el motivo.
Posteriormente, se debe confirmar la aprobación del plan de auditoría. Durante la reunión, el auditor jefe va a repasar el plan de auditoría con todos los presentes, y deberá aceptarse por todas las partes. Si por parte de los auditados ven algún inconveniente, deberán comunicarlo a los auditores, para que estos, si procede, realicen algún cambio en la planificación. Por ejemplo, que un empleado clave está ese día enfermo y por lo tanto la verificación de un determinado proceso tiene que padecer un cambio en la planificación.
Finalmente, tras confirmar el plan de auditoría definitivo, incluyendo, si procede los nuevos cambios, tanto el auditor como el auditado se aseguran de que se pueden realizar todas las actividades de auditoría planificadas.
Participantes en la reunión
Debería celebrarse una reunión de apertura con los siguientes miembros:
- La dirección de la empresa.
- Si la Dirección lo considera oportuno, los responsables de las funciones o de los procesos que se van a auditar.
- El equipo auditor. Puede ser formado por uno o más auditores. En cualquier caso, uno de ellos tendrá la responsabilidad máxima del proceso de auditoría (auditor jefe).
- Observadores. En algunas ocasiones, con la aprobación de ambas partes, pueden asistir personas, que no deben influir en la auditoría por ninguna de las dos partes. Pueden ser aprendices o becarios, partes interesadas (cliente de la empresa), miembro de alguna administración pública…
- Otros participantes, incluyendo los guías, intérpretes…
Aspectos a tener en cuenta
Durante la reunión la comunicación debería ser fluida, para ello, las dos partes deberían tener oportunidad de realizar preguntas y ser contestadas.
La extensión de la reunión, el grado de explicación por parte del auditor, deben ser proporcionados y coherentes en función de la experiencia y conocimiento del auditado. Si el auditor está ante un auditado novato, éste deberá ser paciente y ofrecerle las explicaciones que sean necesarias para que entienda lo que va a pasar en cada momento, la información que le tiene que proporcionar y el motivo por el que se la solicita. Por lo tanto, en cierto modo, estará enseñando al auditado.
Tipos de reunión de apertura
Informal. En las auditorías internas de organizaciones pequeñas, la reunión de apertura suele ser corta y concisa. Suele puede consistir simplemente en comunicar y consensuar el plan de auditoría. Las reuniones informales se suelen dar con los auditores que ya conocen la empresa, así como los interlocutores por parte de la empresa, debido a que ya han colaborado otras veces.
Formal. La reunión formal es la habitual. Ya sea porque sea una auditoría interna realizada por auditores externos, o bien porque sea una auditoría de certificación, el formato que se elige es este. Se realiza un registro de los asistentes, así como uno o dos párrafos de las conclusiones o temas tratados en la reunión. Esta información se suele incluir en el informe final de auditoría, aunque no siempre sucede.
Temas a tratar
El auditor repasará todos los aspectos incluidos en el plan de auditoría ante todos los participantes de la reunión que incluye la siguiente información:
- Los objetivos, el alcance y los criterios de la auditoría.
- Revisión del plan de auditoría y aprobación del mismo.
- La fecha y hora de la reunión de cierre y cualquier reunión intermedia entre el equipo auditor y la dirección del auditado. Habitualmente, la Dirección de la empresa sólo suele estar presente en la reunión de apertura y en la reunión de cierre. Por lo tanto, es importante concretar cuándo va a ser para garantizar que esté presente.
- Los canales de comunicación formal entre el equipo auditor y el auditado.
- El idioma que se va a utilizar durante la auditoría. Este punto debe concretarse previamente a la realización de la auditoría, ya que si existe alguna petición especial por parte del auditado, se deberá asignar a un auditor competente en el idioma solicitado.
- El auditor comunicará al auditado que se le va a mantener informado al auditado durante todo el del progreso de la auditoría.
- La disponibilidad de los recursos e instalaciones que necesita el equipo auditor. En la mayoría de ocasiones, se proporciona al auditor un despacho cerrado o sala de reuniones. La mayor parte del tiempo, el auditor estará con el responsable del sistema de gestión, donde se tratará información sensible y por lo tanto, no deberían poder oírlo otros trabajadores. Por otro lado, es posible que los auditores soliciten acceso a internet para comunicarse con sus empresas. La verificación de los procesos in situ mediante la visita a las instalaciones de la empresa, será siempre acompañada por un empleado clave que le proporcione la información que necesite.
- Los temas relacionados con la confidencialidad y la seguridad de la información. Además de realizar la firma de algún contrato de confidencialidad por ambas partes, el hecho que el auditor necesite un espacio cerrado
- Se tratarán los acuerdos pertinentes para el equipo auditor relativos al acceso a las instalaciones, las normas de seguridad y salud que deben acatar, y conocer la seguridad en caso de emergencia otros acuerdos. Dependiendo la peligrosidad de las actividades que se realicen en las instalaciones de la empresa, se puede solicitar a los auditores que asistan a una charla (curso) de seguridad y salud donde les explicarán las normas a seguir durante la visita a las instalaciones.
- Las actividades en el sitio que pueden tener impacto en la realización de la auditoría.
Información que se debe proporcionar por parte de los auditores
- El método que elige el auditor para informar de los hallazgos encontrados incluidas las no conformidades.
- Las condiciones bajo las cuales la auditoría puede darse por terminada.
- Cómo tratar los posibles hallazgos durante la auditoría.
- Cualquier sistema de retroalimentación del auditado sobre los hallazgos o conclusiones de la auditoría, incluyendo las quejas o apelaciones.
- Los métodos de auditoría que se van aplicar con la finalidad de gestionar los riesgos para la organización que puedan resultar derivados de la presencia de los miembros del equipo auditor.
Por supuesto, todos los aspectos anteriores están contemplados en las recomendaciones descritas en la norma ISO 19011:2018 "Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión" en su apartado 6.4.3 "Realización de la reunión de apertura".
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