¿CÓMO REALIZAR UN ORGANIGRAMA?

El organigrama de la empresa es uno de los documentos más importantes de nuestro sistema de gestión de Calidad. Es un documento que cuelga directamente del Manual de Calidad de la empresa, ya que se define la estructura de la propia empresa, así como el personal y sus funciones. Es uno de los principales requisitos de la norma UNE EN ISO 9001.

Y, ¿para qué sirve el organigrama de una empresa? El organigrama de una empresa es  muy importante porque define las líneas de autoridad que existen dentro de la empresa y permite organizar las personas  y las funciones que requieren ser realizadas. Es decir si no se tiene un organigrama, nadie podrá saber quién es su jefe y sobre quienes tiene autoridad ni podrá saber  sobre quienes tiene autoridad, es decir a quienes puede dar órdenes.

En base al organigrama, se tendrá que realizar un procedimiento específico donde se definan las funciones y responsabilidades del personal de la empresa.

RECOMENDACIÓN: Los organigramas se pueden realizar prácticamente con todos los programas informáticos, aunque yo os recomiendo realizarlos con MICROSOFT VISIO ya que es un programa específico para elaborar organigramas y mapas de procesos.

Pasos a seguir:

Decidir la estructura del organigrama (vertical u horizontal):

La gran mayoría de empresas son microempresas o pequeñas empresas y por lo tanto se escogerá un  gráfico vertical, es decir, que cada subordinado será dirigido únicamente por un superior, el principio básico de este tipo de diseño organizacional es el de evitar conflictos entre los cargos, malentendidos  y mal uso de recursos. El diseño horizontal del organigrama se utiliza para empresas muy grandes y generalmente resulta un gráfico muy extenso.

NOTA: si la empresa es muy grande y de esta cuelgan otras empresas, es imprescindible insertar en el manual de calidad ambos organigramas el de la empresa madre y de tu empresa que pertenece al grupo.

Decidir el tipo de estructura de la empresa:

Hay diferentes modelos que podemos encontrar en cualquier manual de gestión empresarial:

§  Estructura funcional: Es una de las más frecuentes de agrupar actividades, una empresa puede organizarse por departamentos  o funciones como por ejemplo: ingeniería, contabilidad, manufactura, recursos humanos, compras… esta organización funcional puede ser utilizada en todo tipo de empresas, adecuando los nombres de las funciones requeridas para alcanzar los objetivos de la empresa.

§  Estructura por producto: Esta estructura ilustra la departamentalización del producto en la que cada producto principal es ubicado bajo la autoridad de un ejecutivo que se especializa  y se responsabiliza por todos los aspectos de esa línea de producto.

§  Estructura por tipos de cliente: se organiza por cada tipo particular de cliente al que la empresa desea servir, teniendo en cuenta que cada grupo de clientes tiene un grupo particular de problemas  y necesidades.

§  Estructura geográfica: Se trata de organizar el organigrama por territorio geográfico, por ejemplo una organización de ventas puede tener regiones sur, centro, oriente, occidente, suroriente y suroccidente; este tipo de organigrama es útil cuando la empresa está extendida en todo un país  o territorio. También es útil para una empresa que es un grupo de empresas y  cada empresa pequeña se encuentra en una región diferente. Luego cada empresa pequeña puede tener un organigrama funcional que cuelga del organigrama geográfico.

§  Estructura por proceso: Este tipo de organigrama muestra el flujo de varios departamentos de la producción, por ejemplo: en una planta de fabricación de prefabricados, cada departamento se especializa en una fase específica del proceso como por ejemplo: el que se ocupa de la manipulación del acero, el de montaje, el del hormigonado, el del corte de piezas, el de acopio…

Determine los niveles que requiere crearse en su empresa. Hacer esto depende de la cantidad de personas que crees que se requiere en tu empresa al momento de crearla  o al momento de iniciar; es  normal que tu organigrama crezca en la misma medida en que crezca tu empresa, de manera que puedes crear un organigrama básico con la condición de que lo actualices cada vez que crezca tu empresa en cantidad de personas. Por ejemplo si al momento de iniciar, crees que tendrás  un gerente comercial, colócalo en tu organigrama, sin embargo si con el paso del tiempo será necesario contratar asesores de ventas, será necesario crear el cargo de asesor de ventas en tu organigrama. Es importante tener en cuenta que puede existir un solo cargo de asesor de ventas pero en la práctica pueden haber tres asesores de ventas  o mas y no será necesario reflejar exactamente la cantidad de personas en un solo cargo, asegura que exista el cargo independientemente de la cantidad de personas existentes en el cargo.

NOTA: El organigrama tiene que ser un documento dinámico y adaptarse a medida que evoluciona la empresa. Pero ojo, si se modifica, también se tendrá que modificar quizá el manual y seguro el procedimiento específico.

Divulga el organigrama a tus colaboradores  y socios: Realiza los ajustes necesarios de acuerdo con lo que deseas de tu proyecto, estos pasos para crear el organigrama de una empresa te permiten seleccionar el modelo más adecuado de tu empresa, asegúrate de comunicarlos a  tus colaboradores, y de actualizar los cambios, es tu manera de organizarte  y merece atención, empresario organizado, empresario de éxito.

OBSERVACIÓN: Es importante que la empresa disponga de dos organigramas: uno funcional (indicando únicamente puesto de trabajo) y otro nominal (con nombres).