En este artículo, os quiero mostrar una herramienta muy útil, que nos sirve para planificar la ejecución de los requisitos a verificar en una auditoría correspondiente a una norma de referencia asociada a un sistema de gestión. Por lo tanto, intentaré aclarar ¿Qué es un diagrama de Gantt? ¿Cómo se puede utilizar la herramienta para el control de la ejecución del proceso de auditoría? y finalmente, ¿Qué información nos aporta el uso de esta herramienta?
¿En qué consiste el Diagrama de Gantt?
El Diagrama de Gantt o cronograma de barras es una útil herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado. Se puede utilizar para todas aquellas tareas que se deban planificar.
El ingeniero Henry L. Gantt desarrolló el Diagrama de Gantt con el propósito de solucionar el problema de la planificación de actividades, es decir, su distribución según un calendario, para que fuera posible visualizar el período de duración de cada tarea, sus fechas de inicio y finalización, y el tiempo total necesario para completar un proyecto.
Esta herramienta permite monitorear el progreso de cada tarea al proporcionar información sobre el porcentaje completado de cada una, así como el grado de avance o retraso con respecto al plazo previsto.
El Diagrama de Gantt se presenta en una tabla, donde:
El eje horizontal muestra una escala de tiempo adecuada al proyecto en cuestión.
En el eje vertical se describen las tareas que componen el proyecto. Cada tarea se representa mediante una línea horizontal cuya longitud es proporcional a su duración, medida en relación a la escala definida en el eje horizontal.
¿Cómo se puede utilizar la herramienta para el control de la ejecución del proceso de auditoría?
El auditor puede utilizar esta herramienta para realizar el seguimiento del plan de auditoría a medida que se van verificando los requisitos. Como se explicó en un artículo anterior, el plan de auditoría consiste en indicar, además de otros aspectos, en los días que dura el proceso de auditoría, las actividades que se van a verificar. A continuación se puede observar cómo se puede emplear la herramienta en un plan de auditoría:
Para simplificar la tabla anterior, no se han incluido todos los requisitos de la norma que deben ser auditados. El auditor debe adaptar la elaboración del plan de auditoría a las necesidades y disponibilidad de los recursos de la empresa, y coordinarse con el auditado para no entorpecer la producción. Además, se debe asegurar disponer del tiempo y recursos necesarios para verificar cada uno de los requisitos de la norma. Si el responsable de proceso encargado de proporcionar la información no está disponible, el auditor debe reprogramar los horarios para garantizar que se verifiquen todos los requisitos de la norma.
Es necesario incluir en la planificación el tiempo destinado a desplazamientos entre centros, las entrevistas, la verificación de los procesos productivos y los cursos obligatorios de seguridad y salud para el auditor, a fin de poder visitar las instalaciones. También se deben considerar los recursos necesarios para llevar a cabo cada una de las verificaciones requeridas en el proceso de auditoría, incluyendo la presencia de trabajadores clave que aporten la información necesaria para obtener las conclusiones, evidencias y hallazgos que reflejen la realidad de la empresa. Si las conclusiones son erróneas, la auditoría no cumplirá su finalidad de mejorar el sistema y hacerlo más efectivo y eficiente.
Es importante que el auditor revise y ajuste la planificación a medida que la auditoría avanza, en función de los imprevistos que puedan surgir.
Uso de la herramienta en el control del Sistema de Gestión
El Diagrama de Gantt también es una herramienta muy útil como control de la planificación de las actividades en los diferentes sistemas de gestión. Si queréis ver en qué procesos de la empresa podéis utilizarlo, podéis consultar el siguiente enlace: Herramienta de planificación: Diagrama de Gantt
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