Lista de verificación o Check-list en una auditoría

En este artículo os voy a explicar la utilidad de la herramienta del check-list para aplicarla en las auditorías, así como un ejemplo de formato que os puede resultar útil, aplicado a un requisito concreto de la norma ISO 9001:2015 (Sistema de Gestión de Calidad).

Las listas de verificación o listas de control consisten en un formato para realizar acciones repetitivas que hay que verificar. Con la ayuda de esta lista vamos a comprobar de una forma ordenada y sistemática el cumplimiento de los requisitos que contiene la lista. Esta técnica de recogida de datos se prepara para que su uso sea fácil e interfiera lo menos posible con la actividad de quien realiza el registro.

Las listas de verificación también pueden denominarse listas de chequeo, listas de comprobación, listas de control, "check-list".

La lista de verificación se utiliza normalmente para el control de los procesos en tiempo real. Generalmente, se trata de una tabla donde se puede registrar, analizar y presentar los resultados de una manera sencilla. Cuando se elabora una lista de verificación debemos exponer los requisitos y poder dar respuesta de su cumplimiento de la forma más sencilla posible. Debe ser un documento sencillo de interpretar y fácil y rápido de rellenar.

Esta herramienta es ampliamente utilizada para el control y análisis de los sistemas de gestión, tanto que forma parte del grupo de las 7 herramientas de la calidad que son: el histograma, el diagrama de Pareto, el diagrama de flujo, el diagrama de Ishikawa o diagrama causa-efecto, los gráficos de control, el diagrama de correlación y la lista de verificación o "check-list".

En el proceso de auditoría, esta herramienta puede ser especialmente útil para:

- Para verificar que los diferentes aspectos que debe cumplir un determinado requisito se cumplen.

- Anotar los hallazgos encontrados asociados a un determinado requisito.

- Asegurarse que se ha verificado cada uno de los puntos de la norma y no se producen olvidos.

- Anotar las referencias documentales que sirven como evidencia para el cumplimiento de un determinado requisito.

- Anotar las preguntas a realizar en las diferentes entrevistas, así como, las conclusiones obtenidas.

Al final, esta herramienta será extremadamente útil para obtener la información necesaria del proceso y la que se utilizará para elaborar el informe de auditoría final.

La información mínima que debería tener es la siguiente:

- Nombre y apellidos del auditor y función dentro del equipo auditor.

- Norma de referencia en la que se basa el sistema de gestión que se va auditar.

- Requisitos a verificar, incluyendo los aspectos a verificar dentro de un mismo requisito.

- Metodología a utilizar: correcto/incorrecto, aceptable/no aceptable, apto/no apto...

- Registrar la evidencia indicando si es correcto o no.

- Descripción de los hallazgos encontrados.

De forma opcional también se puede incluir:

- Referencias de la información documentada verificada.

- Referencias de las evidencias documentales que posteriormente se incluirán en el informe de auditoría.

- Cuestiones a tener en cuenta al entrevistar a los trabajadores para verificar un determinado proceso.

Los pasos para elaborar una lista de verificación son los siguientes:

1. Disponer del programa y plan de auditoría. Saber cuál va a ser la norma de referencia y cómo se va a planificar todo el proceso de auditoría.
2. Determinar el alcance de la auditoría y los objetivos. Es decir qué requisitos y qué procesos se van a evaluar.
3. Diseñar el formato de verificación, pensando muy bien los campos que se van a incluir en función de la información que se quiera obtener del proceso de auditoría.
4. Incluir un apartado para cada requisito que se quiera verificar.
5. Incluir para cada requisito una serie de aspectos que se deban comprobar para llegar analizar si se cumple el requisito o bien si se detecta alguna desviación.
6. Tomar nota de la información en el formato de la verificación.
Incorporar la información en el informe de auditoría.

A continuación os muestro un ejemplo de un formato check-list asociado a un requisito de la norma ISO 9001:2015:

Recordad que si disponéis un formato y lo utilizáis, lo tendréis que incorporar en vuestros procedimientos de auditor, explicando la metodología a seguir, cómo y cuando se aplica esta herramienta. Para ello, también deberéis aplicar el encabezado correspondiente con toda la información necesaria como la identificación del documento, la fecha del formato y su edición. Además es importante incluir datos como quién es el auditor qué realiza el proceso de auditoría y la fecha.