El diagrama de tortuga es una representación gráfica de un proceso. Debido a que la realización de una auditoría comporta la realización de una serie de actividades con entradas y salidas, podemos considerar que es un proceso en sí.
Habitualmente esta herramienta es utilizada por las empresas como complemento del mapa de procesos, ya que describe de forma esquemática todos los aspectos que intervienen en la gestión de un determinado proceso. Es especialmente útil para los auditores para verificar la gestión y el control realizado por parte de la empresa sobre un determinado proceso.
Por otro lado, el auditor también lo puede utilizar como herramienta para definir y gestionar su propio proceso de auditoría.
En este artículo os propongo la idea de aplicar el diagrama de tortuga desde el punto de vista de la actividad que realiza el auditor, considerando la auditoría como un proceso en sí mismo.
En el diagrama de tortuga se muestran las etapas, los recursos, los objetivos, las entradas y salidas de información, los puestos de trabajo, y los indicadores del proceso.
Se debe especificar:
1. Las entradas del proceso. Los requisitos de información inicial que son necesarios para empezar las diferentes actividades, como pueden ser los objetivos del programa de auditoría facilitados por el cliente en el programa de auditoría. Además de otros aspectos imprescindibles y necesarios para iniciar el proceso, como es un presupuesto aceptado por parte del cliente o el justificante del pago parcial de los trabajos, entre otros.
2. Las salidas del proceso. Las salidas del proceso de auditoría consisten en dos elementos clave: el informe final de auditoría y, en caso de una auditoría de certificación, la entrega del certificado. Esta entrega está sujeta a la entrega por parte del cliente del pliego de acciones correctoras dentro del plazo acordado y la aprobación por parte del auditor jefe. Por lo tanto, se puede concluir que las salidas finales son el informe final de auditoría y el certificado.
3. Los recursos necesarios para gestionar las actividades y generar la salida, incluyendo infraestructuras, materiales, insumos, y los recursos económicos necesarios. Los recursos requeridos para este proceso suelen incluir ordenadores portátiles para llevar a cabo las tareas, costes de desplazamiento y la contratación de auditores externos para conformar el equipo de auditoría. Muchos auditores son trabajadores independientes, por lo que es común subcontratar a algunos de ellos para realizar ciertas auditorías.
4. Las personas o equipos de personas responsables y que van a participar de cada una de las actividades del proceso. Además del equipo de auditores, es importante identificar a los trabajadores de la empresa que participarán en el proceso. Se debe establecer quién de la dirección será el contacto, quién proporcionará la información y explicaciones requeridas, y con qué responsables de procesos se podrán realizar entrevistas. Se requiere un acuerdo claro con el cliente para coordinar y planificar efectivamente las actividades de auditoría.
5. Las Actividades del proceso. En este punto se debe:
- - Definir de las diferentes actividades que se van a realizar en el proceso de auditoría.
- - Las técnicas y métodos que se van aplicar.
- - Los procedimientos, instrucciones, verificaciones y controles que se van aplicar.
- - Los requisitos legales, normativos y otros requisitos que son de aplicación para el desarrollo de las actividades de la auditoría.
- - El plan de auditoría. Este documento, redactado por el auditor y aprobado por la empresa, especifica las actividades secuenciales y cronológicas a realizar en el proceso.
6. La medición del desempeño de la auditoría. La forma más extendida de medir el desempeño es la verificación y seguimiento continuo del plan de auditoría. En el caso de producirse desviaciones o alteraciones se van corrigiendo a medida que avanza la auditoría. En el caso de detectar incidencias que afecten al rendimiento y eficiencia del proceso, se documentarán mediante no conformidades. Por ejemplo, la ausencia de un responsable clave en el área puede impedir la obtención de información crítica para evaluar el funcionamiento de un proceso, generando una importante deficiencia en la auditoría.
Si se representan todos los puntos anteriores en el diagrama, éste tendría la siguiente apariencia:
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