En este artículo, se presentan los pasos que deben seguir las empresas que buscan certificar un sistema de gestión específico basado en una normativa determinada. Es importante tener en cuenta que la certificación solo puede ser otorgada por una entidad acreditada después de haber pasado por un proceso de evaluación del sistema, lo cual implica una auditoría exhaustiva.
Los diferentes pasos a seguir son:
A continuación se desarrollan cada uno de ellos:
1. La toma de decisión de implementar y certificar un sistema de gestión es fundamental y debe ser realizada por la Alta Dirección de la empresa. Aunque los motivos para hacerlo pueden ser numerosos y diversos, a largo plazo puede proporcionar importantes beneficios para la empresa, aunque a corto plazo puede conllevar un coste económico y humano significativo.
La Dirección debe tener en cuenta que el proceso de implementación y certificación del sistema puede ser largo y requerir una asignación de recursos adecuada para llevarlo a cabo. Es por ello que las normas de referencia establecen que es responsabilidad de la dirección proporcionar los recursos necesarios para el correcto funcionamiento, desarrollo y mantenimiento del sistema.
Es importante considerar que el éxito del sistema de gestión depende en gran medida del compromiso y liderazgo de la Alta Dirección, así como de la participación y colaboración de todos los niveles de la organización en el proceso de implementación y mantenimiento del sistema.
2. Designar a alguien para elaborar el sistema documental. Es importante asignar a una persona capacitada y con experiencia en la elaboración de sistemas documentales y en el sistema de gestión a implementar, y que además esté familiarizada con los procesos de la empresa. Para ello, existen dos opciones:
- Designar a un empleado capacitado para llevar a cabo este proceso, que asumirá las funciones del responsable del Sistema de Gestión. Este empleado deberá ser asignado por la Dirección de la empresa y tener la capacidad y tiempo necesarios para desarrollar y mantener el sistema documental asociado al sistema de gestión.- Contratar a un colaborador externo especializado en la elaboración e implementación de sistemas documentales y en el sistema de gestión a implementar. En este caso, la empresa deberá proporcionar toda la información y documentación necesarias para que el colaborador pueda realizar el trabajo. Además, deberá designar un interlocutor en la empresa que facilite la comunicación y coordinación entre el colaborador y la organización. Este colaborador será responsable de realizar el mantenimiento del sistema, por lo que deberá asumir las funciones del Responsable del sistema de gestión.
En ambos casos, es importante que la persona encargada tenga un conocimiento profundo del sistema de gestión a implementar y tenga la capacidad para llevar a cabo la documentación necesaria y mantener el sistema actualizado.
Cuando la empresa contrate o encargue la elaboración del sistema documental, es necesario, por parte de la empresa, proporcionar la documentación previamente mencionada, así como cualquier otro dato relevante que permita demostrar, a través de la documentación implementada, el cumplimiento de todos los requisitos del sistema.
Para garantizar la confidencialidad de la información suministrada, siempre es necesario elaborar y firmar por ambas partes un acuerdo de confidencialidad, que incluya cláusulas explícitas sobre el uso de los datos exclusivamente para elaborar la documentación requerida, así como la destrucción de dicha información una vez finalizado y facturado el trabajo. Este acuerdo debería realizarse en la contratación de:
- La persona competente que elabore e implemente el sistema de gestión en la empresa.- El equipo auditor que se contrate para realizar cualquier tipo de auditoría e inspección.
De esta manera la empresa, se protege ante una filtración de información sensible de la empresa, ya que le ocasionaría grandes problemas y daños sobre la misma.
3. Recopilar la información necesaria para elaborar la documentación que evidencie el cumplimiento de los requisitos. Antes de diseñar el sistema, es decir, antes de redactar y estructurar la documentación que se debe seguir, es esencial recopilar la máxima información posible sobre la empresa, como su historia, características, sector de operación, tipología de clientes y proveedores, organigrama, capacitación de los trabajadores, mapa de procesos, principales productos o servicios, y normativa específica. Este paso permitirá diseñar un sistema de gestión que se adapte de manera adecuada a la organización y cumpla con los requisitos de la norma.
4. Auditoría interna inicial. La persona encargada de elaborar la documentación del sistema, deberá realizar una auditoría exhaustiva, con la finalidad de poder valorar qué documentos se deben incluir en el sistema y cuales se deberán que incluir para evidenciar el cumplimiento de todos los requisitos del sistema, realizando un diagnóstico inicial. Esta auditoría debe realizarse antes del diseño del sistema, ya que este se elaborará de tal manera que permita incluir todos los documentos que están en uso, y evitar así que los trabajadores minimicen los cambios a realizar. Por lo tanto, es importante que se evalúe la estructura documental existente para poder aprovecharla e incluirla en el sistema, o bien, sustituir algunos registros o documentos.
5. Definir el alcance de la certificación. La Dirección de la empresa debe decidir qué procesos deben incluirse en el certificado, y en función de ello, se elaborará la documentación.
6. Creación de la base documental. Una vez definida la situación de partida de la empresa respecto a los requisitos de la norma a implantar y definido el alcance se está preparado para crear el sistema documental.
Aunque no existe un requerimiento normativo específico en cuanto al diseño y formato de los documentos, es fundamental asegurarse de que cada uno incluya todos los aspectos necesarios para cumplir con los requisitos establecidos en la norma correspondiente. Para optimizar el proceso, muchas empresas suelen contratar a especialistas que ya dispongan de plantillas que permitan agilizar el proceso y garantizar que cada documento evidencie adecuadamente lo requerido por la norma.
Como se ha mencionado anteriormente, es importante aprovechar al máximo los formatos de los registros existentes o generados por los sistemas informáticos de la empresa al implementar el sistema de gestión para minimizar la alteración de los hábitos de los trabajadores. Con el tiempo, a medida que el sistema de gestión madure, se pueden incorporar mejoras para mejorar la eficiencia del sistema.
Para garantizar una transición fluida hacia el sistema de gestión de calidad, es recomendable que el Responsable del sistema de gestión mantenga una comunicación abierta con los empleados y responsables de procesos de la empresa. Es importante tener en cuenta que los empleados pueden sentirse incómodos ante la posibilidad de cambios o evaluaciones de su trabajo. Por lo tanto, se debe evitar hacer demasiados cambios al inicio del proceso y en su lugar, fomentar una cultura de colaboración y trabajo en equipo. Una comunicación efectiva y colaborativa puede agilizar el proceso de implementación y mejorar la eficacia del sistema de gestión.
7. Implementación de la documentación del sistema. Una vez creados los documentos para asegurar la eficacia del sistema de gestión, se debe iniciar el proceso de implantación, es decir que los documentos generados empiecen a ser rellenados cuando toca, por quien toca.
Esta etapa necesita de un tiempo para generar registros y documentos de acorde al sistema, que suele ser de unos 6 meses. En este tiempo, se debe acostumbrar a los trabajadores a utilizar una serie de formatos que antes no lo hacían, o bien en algunos casos, un cambio de hábitos, en los que se suelen cometer errores y descuidos.
En este proceso es imprescindible: formar, supervisar y corregir, y por último, mucha paciencia.
8. Auditoría interna del Sistema. Una vez implementado el sistema, es obligatorio realizar una auditoría interna para verificar que se cumple con todos los requisitos de la norma aplicada. Se debe elaborar un informe de auditoría y tomar las acciones correctoras necesarias para abordar los hallazgos encontrados.
Si tras la auditoría el sistema no cumple con los requisitos mínimos, se necesitará más tiempo para su implementación y deberá someterse a otra auditoría interna antes de considerar la certificación. Es importante destacar que esta auditoría debe ser realizada por personal capacitado e independiente, que no esté involucrado en la implementación del sistema, para asegurar la objetividad y calidad del proceso.
Por otro lado, si el responsable del sistema durante el proceso de implementación ha ido supervisando y corrigiendo las posibles desviaciones encontradas, además de formar a los empleados, sabrá con antelación, si el sistema está preparado o no para someterse a un proceso de auditoría interna.
9. Revisión y mejora. Después de la auditoría interna, se deben corregir las desviaciones encontradas y actualizar los documentos para garantizar el cumplimiento total de la norma antes de iniciar el proceso de certificación. Es importante tener en cuenta que el sistema de gestión debe evolucionar continuamente en la empresa, para lo cual se deben realizar revisiones periódicas y aplicar mejoras de forma constante. Esto permitirá adaptar el sistema a los cambios en la empresa y en el entorno, y asegurar su efectividad a largo plazo.
10. Proceso de Certificación. Una vez que se considera que el sistema está preparado, se procede a contactar y contratar con una certificadora acreditada para iniciar el proceso.
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