¿Cómo podemos saber si estamos o no preparados para pasar con éxito una Auditoría de ISO 9001? ¿Cómo podemos asegurarnos que lo tenemos todo listo? ¿Qué trucos puedo poner en marcha para prepararme las Auditorías bien? ¿Cómo puedo verificarlo todo antes de pasar las Auditorías?
Todas estas y más preguntas te surgen cuando no tienes experiencia en pasar las auditorías de tu sistema de gestión. Es normal que las primeras veces te pongas bastante nervioso/a ya que si eres el Responsable de calidad y eres novato, consideres que se te va evaluar todo tu trabajo de un año en unos pocos días de Auditoría. No te preocupes, que si está todo previamente preparado y relacionado, no vas a tener problemas. Es muy normal que tanto en las auditorías internas y/o externas surjan 3-5 no conformidades menores. No has de darle más importancia que la de pensar cómo solucionarlas y documentarlas.
Cómo programar las auditorías?
Te aconsejo que te las separes unos 5-6 meses. Es decir, primero la interna, que te la tendrás que preparar bien, de igual manera que la externa. Tardarás 1 mes en solucionar las no conformidades, y en unos pocos meses la externa. ¿Porqué no juntarlas más? porque de la manera que te propongo te obligarás a mantener todos los registros y archivos más o menos al día, sin acumular lo de todo un año.
Cuánto tiempo necesito para preparar una auditoría?
Depende de la empresa. En empresas que se lleva todo al día, que como Responsable de calidad has podido cumplimentar todos los registros cuando toca, que todo el personal de la empresa registra y archiva todo dónde toca, etc; entonces con unos 2-3 días para verificar cada documento y la trazabilidad de todos los procesos sería suficiente.
La realidad, es que los documentos se acumulan, no se hacen al día, ya que el responsable de Calidad realiza otras tareas dentro de la empresa, los trabajadores no cumplimentan correctamente los registros, las actas de las reuniones no están completas, encuestas del cliente sin analizar, etc No nos vamos a escandalizar por todo esto, es lo habitual, que todo se prepare antes de la auditoría y se vista. En este caso si que es necesario una preparación previa de 15-30 días, dependiendo de las dimensiones de la empresa u organización, o lo aplicados y eficaces que sean los trabajadores de la empresa en este aspecto.
Cómo prepararte las auditorías?
Hay dos partes:
La primera es la que se relaciona directamente con el Responsable de Calidad o quien elabora los registros de calidad propiamente dichos, los que no dependen de la producción de la empresa. En este caso, te aconsejo que te cojas tu listado de registros y los verifiques uno a uno, y cumplimentes lo que pueda faltar o no esté actualizado. En este punto, lo que el auditor habitualmente realiza es solicitaros el acta de la reunión por la dirección y a partir de esta os va pidiendo y auditando los demás registros del sistema.
La segunda parte es la que depende directamente de producción, el proceso principal de la empresa. ¿Cómo se acostumbra auditar este proceso? lo habitual, es que el auditor, se desplace al almacén, acopio... donde esté un producto (proyecto, informe...) acabado y pida toda la trazabilidad de éste. ¿Qué quiere decir? pues que te solicitan toda la información desde el pedido, contrato, documentación del producto-servicio, registros, puntos de control, etc. ¿Cómo lo podéis verificar? normalmente, como vosotros estáis día a día trabajando en la empresa podéis llegar a saber dónde puede fallar, quién cumplimenta bien los registros, quien no, si se archivan bien, etc. Este es el punto donde acostumbran a salir más no conformidades. Es habitual, que para cada registro del proceso, se lo solicite al que se encarga; es decir, si os pide la oferta-pedido se lo solicite al responsable comercial de la empresa y le pedirá el auditor que le explique cómo lo realiza. Posteriormente, el auditor, lo contrastará con el procedimiento correspondiente. Es muy importante que los procedimientos que redactéis sean la realidad con la que se trabaja en la empresa, así como los documentos que se generen, ya que es lo que comprueba y verifica el auditor.
Consejo: tenéis que intentar que la trazabilidad no se rompa nunca, formar a los trabajadores para que todo esté en su sitio, y que se realicen los registros pertinentes y se rellenen bien. Igualmente, os aconsejo que memoricéis algunos expedientes que tengáis completamente ligados y anticiparos al auditor, mostrándoselos.
Espero que la descripción del proceso de preparación de la auditoría os sirva para afrontarla con más seguridad. os agradecería que compartierais vuestras experiencias, con la finalidad de poder ayudar a personas que están en una situación muy parecida. Cualquier duda que os surja, poderos en contacto conmigo.
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