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26 de agosto de 2014

EL EQUIPO AUDITOR


Como habíamos definido en el post anterior, el proceso de la auditoría se trata de una actividad realizada por una persona o personas que examinan las actividades realizadas por otras personas.

El principal reto y la mayor dificultad es conseguir la objetividad.

En cualquier caso partiendo de la premisa básica de la independencia de los auditores con respecto al área auditada la persona o personas que desarrollan la auditoría deberían cumplir una serie de requisitos mínimos.

Estos requisitos para un auditor se basan en la formación y la experiencia aunque el nivel de exigencia varía de forma notoria en función del tipo de auditorías a las que nos enfrentemos. Así, en el caso de auditorías de primera parte los requisitos los plantea la organización auditada y pueden ser tan estrictos como se quiera.

Equipo auditor en auditoría interna

Para una auditoría interna realizada por personal propio de la organización se valora más la experiencia en la organización y en el sistema de gestión que la imparcialidad. Se tendrá que indicar en el procedimiento donde se describe la metodología de las auditorías internas como en el de funciones del personal los requisitos mínimos que tiene que tener un auditor interno; como por ejemplo:

Más de 5 años de experiencia el labores directivas.
Máster de sistemas de gestión en el que hay un módulo de auditorías de 20 horas.
Asistencia a dos jornadas de auditoría como observador.
Con conocimientos técnicos del sistema productivo de la actividad de la empresa.

Equipo auditor en auditoría externa o de certificación

En el caso de las auditorías externas son las entidades de certificación las que definen los requisitos de formación y experiencia para sus auditores.

En general, prácticamente en todas las entidades de certificación por igual, los requisitos son:

Educación secundaria o equivalente más 5 años de experiencia laboral, formación universitaria más cuatro años de experiencia.

  • Formación y experiencia laboral que contribuyan al conocimiento de:
  • Aspectos técnicos de las operaciones.
  • Legislación aplicable al producto, reglamentación.
  • Sistemas de gestión de calidad y normas aplicables.
  • Procesos y técnicas de auditoría.
  • Formación práctica: 20 jornadas de auditorías de tercera parte y, un número variable de jornadas de auditoría bajo la supervisión de un auditor jefe, en un período de tres años.

Además los auditores de entidades de certificación deben demostrar conocimientos específicos de la actividad auditada. Por tanto un auditor de certificación no está habilitado para auditar cualquier organización sino aquellas que desarrollan una actividad que conoce profundamente.

De nuevo la asignación de actividades (en España se habla de sectores
ENAC que no son más que una agrupación de CNAE) requieren de la demostración de formación, experiencia específica y/o realización de auditorías en organización que desarrollen la actividad.

Éstos son los requisitos para auditores mientras que para los auditores jefe se requieren quince días adicionales de auditoría en al menos tres auditorías completas y participar como auditor jefe bajo la supervisión de un auditor jefe durante al menos una de las tres auditorías anteriores.


Características personales o de conducta de los auditores

En general algunas de las características personales de los auditores serán:

Capacidad para poder expresar claramente conceptos e ideas de manera oral y por escrito: una parte importante de las auditorías son las entrevistas personales por lo que es relevante que las capacidades de comunicación de un auditor sean elevadas.

Debemos ser capaces de expresar correctamente las preguntas así como de interpretar las respuestas. Puede parecer una simpleza pero cualquiera que se haya visto involucrado en una auditoría sabe que son relativamente habituales los malentendidos.

Por otra parte, el resultado final de la auditoría es un informe y un auditor debe ser capaz de expresar correctamente las posibles desviaciones detectadas. También suele ser habitual que una vez pasado un tiempo tras la auditoría sea complicado interpretar lo escrito en el informe. Un buen auditor debería escribir informes de auditoría comprensibles.

Diplomacia, tacto y capacidad para escuchar: debemos recordar que un auditor no es un “juez de la ley”, que no estamos por encima del bien y del mal… simplemente desarrollamos una actividad que consiste en evaluar un sistema de gestión.

Un auditor no debe ser la persona que más habla de la auditoría, todo lo contrario deberíamos ser capaces de hacer hablar a los interlocutores para poder extraer el máximo de información.

En auditoría de primera parte o internas es más fácil que el auditor conozca los entresijos o los equilibrios de poderes que se dan en las organizaciones, sin embargo en auditorías externas en ocasiones se pueden desatar situaciones muy incomodas si no se tratan con delicadeza o bien avivar enfrentamientos latentes, por lo que se debe poner especial cuidado a la hora de valorar trabajos, actuaciones, etc.

Capacidad de organización: puede parecer que el tiempo destinado a una auditoría tiene que bastar y sobrar, sin embargo suele pasar que se queda sistemáticamente corto. Pensemos que un auditor debe evaluar el sistema de gestión de una organización, lo que en muchos casos, especialmente en auditorías externas es equivalente a comprender cómo funciona la organización y cuáles son sus debilidades. Un buen auditor es un buen organizador de tiempos y una persona capaz de obtener y procesar gran cantidad de información en poco tiempo y de fuentes diferentes.

En el caso de auditorías en las que participa un equipo auditor, además se requiere que la información que recoja cada miembro del equipo sea la planificada y que además se pueda contrastar.

Juicio correcto basado en las evidencias objetivas: un buen auditor debe ser objetivo y no suponer ni presuponer. El objetivo de la auditoría es contrastar el sistema de gestión mediante los criterios de auditoría y ver si son coherentes. Por tanto no ha lugar la presunción. Un procedimiento se sigue o no se sigue, un registro se cumplimenta o no se cumplimenta. Evidentemente sobre el papel todo es muy sencillo y nos podremos encontrar situaciones para las que extraer evidencias objetivas es complicado. En esos casos, y si no estamos seguros, lo mejor es no comprometernos con la cuestión y simplemente indicarlo como una posibilidad de mejora o un área confusa en la que se puede trabajar.

Mención aparte merecen las evidencias basadas en las declaraciones de una persona. Si un auditor detecta un incumplimiento del sistema de gestión debido a la declaración formal de una persona no hay ningún problema en reflejarla en el informe siempre que se identifique claramente el declarante.

  
OBSERVACIÓN: Sensibilidad hacia la cultura de la organización y el lugar: puede parecer una perogrullada pero las auditorías se desarrollan en un entorno determinado y éste en ocasiones puede ser relevante. Se ha dado el caso de problemas para aceptar auditoras femeninas en determinados países con una cultura eminentemente machista (al menos entre determinados estamentos de la organización), en lugares bilingües se suelen dar problemas de comunicación entre auditados y auditores que sólo dominan una de las lenguas (documentación en catalán y auditor de Madrid).Ante este tipo de problemáticas no cabe demasiada actuación si no es en el momento de la planificación de la misma. En general si se muestra respeto por ambas partes y se establece un clima de colaboración no suelen pasar a mayores

  
Componentes del equipo auditor


Unas consideraciones finales en el caso de disponer de un equipo auditor. En muchas ocasiones se considera oportuno el realizar las auditorías con varios auditores. En ese caso siempre se designa un auditor jefe o auditor líder que suele ser el de más experiencia.

El papel del auditor jefe consiste es:


Antes de la auditoría: Coordinar y planificar la auditoría. En general prepara el plan de auditoría, mantiene el contacto con el cliente y en ocasiones selecciona al equipo auditor.

Durante la auditoría: es el portavoz del equipo auditor, se suele recurrir a él en caso de discrepancias fundamentales o cualquier problema entre auditores y auditados. Por ello es relevante que sea un auditor con experiencia ya sea en la realización de auditorías o bien en el sector, lo que en general facilitará la toma de decisiones.

Después de la auditoría: elabora conjuntamente con los otros auditores el informe de auditoría, es el encargado de comunicar las conclusiones de la auditoría a la organización y en caso de producirse el seguimiento de las desviaciones detectadas verifica la implantación del plan de acciones correctivas. De nuevo es el portavoz del equipo auditor y sus funciones se extienden más allá de la ejecución in situ de la auditoría.

NOTA: Si durante una auditoría externa existe un percance con un auditor, que no cae bien, que no hay comunicación con él, el tema que sea, no tengáis temor de quejaros a la empresa que habéis contratado y comunicarlo, lo habitual es que para la siguiente auditoría os cambien el equipo auditor sin problemas. HACERLO SIEMPRE AL FINALIZAR LA AUDITORÍA O BIEN SI EN EL INFORME FINAL DE ESTA HAY ALGUNA DESVIACIÓN QUE CON ARGUMENTOS NO ESTÉIS DE ACUERDO.

Además de los auditores y auditores jefe en un equipo de auditores nos podemos encontrar:

Auditores en prácticas: asisten a la auditoría como parte de su formación en auditorías. Cómo hemos visto anteriormente, la presencia in situ de auditores como observadores permite la cualificación de los mismos en caso de auditorías de tercera parte. Además, y dado que las técnicas de auditoría se adquieren eminentemente mediante la práctica, permite que los auditores en prácticas reciban el adiestramiento necesario para poder llevar a buen término auditorías por sí solos en un futuro.

Expertos técnicos: personas con capacidad y conocimiento técnico de la actividad de la organización auditada pero sin conocimientos de auditoría. Se cuenta con ellos en el caso que ningún miembro del equipo auditor disponga de los conocimientos técnicos sobre la actividad de la organización. Los expertos técnicos son especialmente relevantes en auditorías de tercera parte o incluso de segunda en las que los auditores pueden tener gran experiencia en sistemas de gestión pero sin embargo desconocen el detalle de la actividad que desarrolla la organización.

Es importante indicar que los expertos no auditan por sí solos sino que asesoran a los auditores para ayudarles a tomar las decisiones correctas, para revisar en profundidad todas las facetas de las operaciones de la organización, etc. Por tanto un experto técnico no abrirá una desviación aunque en su caso, puede asesorar para comprobar la corrección del cierre de las mismas.


Guías: personal normalmente perteneciente a la organización auditada que acompaña a los auditores durante la realización de la auditoría para facilitar su movimiento. Las buenas prácticas de la auditoría incluyen que los auditores no se desplacen nunca solos por las instalaciones de la organización por lo que siempre irán acompañados de personal de la empresa. Se hace así principalmente por cuestiones relativas a la seguridad de los auditores.

Intérpretes: necesarios en caso que el personal auditado y el auditor no hablen la misma lengua o incluso en el caso de que el personal auditado no se expresen cómodamente la lengua del auditor. Los intérpretes, que pueden coincidir con los guías, han adquirido especial relevancia en los últimos años en los que el personal de origen extranjero se ha incrementado notoriamente. Sirva como ejemplo que comienza a ser fácil encontrar organizaciones que cuentan entre su personal con más de 25 nacionalidades diferentes y no únicamente en empresas internacionales.

Recordemos finalmente que el grupo de personas que realizará o colaborará en la auditoría dependerán fundamentalmente del tipo de organización y la complejidad de los procesos a auditar.

2 comentarios:

  1. Muy completo tu post y quiero mencionar algo que considero es un factor que asegura agregar valor a la organización a través de las auditorías internas, me refiero a la Formalidad, ya que muchas veces aspectos como amistad, compañerismo, experiencias pasadas en las áreas auditadas hacen que se pierda la objetividad e imparcialidad durante la realización de la auditoría interna y especialmente durante el reporte de los hallazgos de no conformidad y muchas veces los mismos son reportados como observaciones para no herir sentimientos ni perjudicar lazos de amistad.

    Saludos !!!

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    1. Estoy de acuerdo contigo Angel. Considero que para que sea una herramienta válida una auditoría interna debería ser realizada por alguien capacitado externo a la organización, o bien, en empresas muy muy grandes, donde existe un equipo independiente, que no tenga ningún tipo de relación laboral con los auditados. Un saludo.

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