Histograma: herramienta para el control de procesos

Os presento en este artículo, el histograma como herramienta de calidad para el control y la mejora de los procesos. Es considerada una de las 7 herramientas de calidad. ¿En qué consiste? ¿Cuándo y cómo se utiliza para controlar los procesos? ¿En qué procesos puede ser útil la representación del histograma? ¿Qué pasos se deben realizar para construir un histograma? ¿Cómo se aplica? ¿Cómo puedo hacerlo? ¿Qué interpretaciones podemos hacer de los resultados y que relación tiene con la norma ISO 9001:2015?

Muchos de vosotros, habréis utilizado esta herramienta anteriormente aplicada a otros aspectos, académicos sobre todo. Si no es así, no os preocupéis os explicaré paso a paso, mediante un ejemplo, cómo podéis hacerlo y sobre todo para qué.

¿En qué consiste?

El histograma es una representación gráfica de valores en cada forma de barras donde la superficie de cada barra es proporcional a la frecuencia de los dos valores representados.

- la línea vertical indica la frecuencia de cada clase y la línea horizontal indica los límites de todas las clases correspondientes a la variable bajo estudio.

- Siendo un gráfico de barras especial se utiliza mostrar las variaciones cuando se proporcionan datos continuos como: tiempo, peso, tamaño, temperatura, frecuencia...

La forma habitual de un histograma es la siguiente:

Es considerada como una de las 7 herramientas de la calidad que son: 

1. Histograma

2. Diagrama de Pareto

3. Diagrama de flujo

4. Diagrama de Ishikawa o diagrama causa-efecto

5. Gráficos de control

6. Diagrama de correlación

7. Lista de verificación o "check-list"

¿Cuándo se utiliza?

Se utiliza cuando se quiere comprender mejor un sistema, específicamente al:

a) Hacer un seguimiento del desempeño actual de un proceso.

b) Seleccionar el siguiente producto o servicio a mejorar

c) Probar y evaluar las revisiones de los procesos para mejorar.

d) Obtener una revisión rápida de la variabilidad dentro de un proceso.

e) Valorar y verificar los procesos.

f) Medir e indicar la necesidad de acciones correctoras.

Es una buena herramienta para ordenar y analizar los datos que obtenemos derivados del estudio de un proceso concreto. Es considerada una herramienta para el control de la gestión de procesos.

¿En qué procesos puede ser útil la representación del histograma?

Se puede aplicar en cualquier proceso de la empresa, en la que dispongamos de muchos valores que hay que ordenar y analizar, con la finalidad de mejorar el proceso o bien de corregir errores. 

Os pondré unos ejemplos:

Proceso formación: En un centro educativo, o bien en un curso formativo para los trabajadores se quiere analizar los resultados obtenidos por los alumnos en un examen, y de esta manera evidenciar si el nivel y aprovechamiento del curso es adecuado.

Proceso productividad: Queremos medir la productividad de cada trabajador en una empresa de fabricación de piezas cerámicas por mes, para conocer los rangos de productividad, y poder analizar las diferencias entre empleados.

Proceso mantenimiento equipos de medición: En una fábrica que tiene muchas máquinas, para producir un producto, preocupa el número de averías de éstas. Para ello se recopilan los datos de las averías de las máquinas en un periodo de tiempo concreto, como puede ser una semana o un mes.

Proceso RR.HH: Número de bajas médicas por trabajador y por año.

Proceso comercial: Número de ofertas enviadas por comercial por año.

Proceso Atención al cliente: número de reclamaciones por parte de los clientes por departamento en un periodo de tiempo concreto.

Proceso Auditorías/ inspecciones: número de no conformidades por área o departamento en un periodo de tiempo.

Proceso productivo: número de productos desechados (rechazados y considerados como desperdicios) por línea de fabricación en un periodo de tiempo.

Proceso productivo: número de productos reparados, por línea de producción en un periodo de tiempo.

Como podéis ver, podemos representar y analizar cualquier tipo de dato, hacerlo más visible mediante esta herramienta y poder determinar si es necesario tomar medidas para su mejora. Muchas veces, podemos considerar utilizar esta herramienta para elaborar informes de seguimiento, como puede ser, el acta de la revisión del sistema, para mostrar los datos y sacar conclusiones.

¿Qué pasos se deben realizar para construir un histograma?

a) Obtener los datos para construir una tabla de frecuencia: rango de datos, número de clase, longitud de clase...

b) Construir una tabla de frecuencias. Dicha tabla deberá contener sus respectivos intervalos de clase y de frecuencia.

c) Elaborar el histograma

d) Interpretarlo y tomar decisiones o acciones correctoras ante desviaciones.

¿Cómo se aplica? ¿Cómo puedo hacerlo?

La mejor manera de enseñaros cómo se realiza un histograma es mediante un ejemplo práctico. En este caso se trata de un hospital donde se quiere analizar la productividad de sus médicos, para ello se cuentan las visitas que ha realizado cada médico en un mes. En el hospital hay 50 médicos que visitan a pacientes.

Los datos se recogen en la siguiente tabla:

Una vez disponemos de todos los datos de la tabla, podemos localizar el valor menor y el mayor; es decir, en nuestro ejemplo, el valor de visitas realizada por un médico más bajo y el más alto. En la tabla anterior los he marcado en color rojo.

Para realizar el histograma, primero de todo debemos construir una table de frecuencias; es decir, agrupar los valores anteriores en intervalos y contar cuántos valores de la tabla se encuentran en cada intervalo. Para ello, debemos saber en cuántos intervalos debemos dividir los valores. Los cálculos que debemos hacer son sencillos y os los muestro a continuación:

Por lo tanto, consideraremos que debemos realizar 7 intervalos. 

Pero ¿cómo realizamos los intervalos? en teoría deberíamos dejar 7 unidades para cada intervalo, pero como no es exacto que en nuestro caso nos da 7.29 intervalos, debe ser un poco más que 7. Para hacerlo bien deberíamos cuadrarlo con los decimales, pero como simplemente queremos una representación visual de los datos que nos dé la información que necesitamos, sin ser tan precisos, podemos jugar un poco con la separación de los intervalos. Y al final nos quedaría una tabla como esta:

Esta tabla será la que utilicemos para realizar el gráfico. El gráfico lo podéis hacer de forma manual, o bien lo más habitual es utilizar el Excel. Si lo hacéis en Excel, es muy sencillo, haced la tabla anterior, marcar el rango, iros a la pestaña de insertar gráfico 2D columnas, y dar aceptar. Una vez que os aparezca haciendo click en su interior podéis editarlo como deseéis, desde el grosor de las columnas, los ejes, cuadrícula, título... Una vez elaborado os quedará un gráfico como el siguiente:

Primera observación que debemos hacer: 

Si la mayor de frecuencia de datos se encuentra en el centro, se habla de una distribución normal y se puede concluir que el proceso es estable.

Si la mayor frecuencia de datos está hacia la izquierda o derecha de la media, la distribución no es normal y el proceso debe ser investigado.

¿Qué interpretaciones podemos hacer de los resultados?

Las interpretaciones que podemos hacer son múltiples y variadas, que nos da la información para poder analizar si un proceso se está realizando correctamente o bien existen desviaciones importantes que debemos corregir. La finalidad siempre es optimizar los procesos y mejorarlos.

En el caso que nos ocupa en el ejemplo, vemos que los datos representados en el histograma tienen una distribución normal y el proceso es estable, con lo que podemos saber que el rendimiento de los médicos está cercano en la media. Si queremos analizar los extremos, podemos atribuirlo a diferentes aspectos como la capacitación o experiencia de los médicos, la complejidad de la especialización médica... deberá ser un equipo especializado que detecte y analice el porqué de las posibles desviaciones.

En otro ejemplo, podemos tener los datos de las bajas médicas de los trabajadores de una empresa. Nos damos cuenta que existe una distribución que no es normal. Volvemos a realizar el análisis tomando sólo los datos de  los trabajadores de unas áreas concretas, por ejemplo, los que están a pie de línea de producción. Podemos observar mediante el análisis de los datos, que donde más bajas laborales existen es en una determinada línea de producción. una vez que hemos detectado el problema, se debe analizar y tomar medidas para resolverlo. Como es normal, este ejemplo sólo sería factible en una empresa con numerosos empleados donde es difícil detectar un problema de este calibre.

Por ejemplo, en una gran empresa de telefonía, se podría utilizar para analizar las reclamaciones de los clientes que atiende cada operador en un periodo de tiempo. Posteriormente se podría analizar el número de cierre de reclamaciones (porque las ha podido solucionar por él mismo) realizada por cada operador en el mismo periodo de tiempo. Dependiendo de la distribución de los datos en el histograma podremos determinar si el procedimiento que va asociado a la resolución de las reclamaciones es efectivo o no.

¿Qué relación tiene con la norma ISO 9001:2015?

Esta herramienta nos permite analizar los procesos y mejorarlos; por lo tanto nos sirve para evidenciar el cumplimiento de los diferentes requisitos de la norma. por ese motivo es tan utilizado y es considerado como una de las 7 herramientas de la calidad. 

Podemos mostrar la evidencia mediante el análisis de histogramas, mostrándolos en el acta de la revisión del sistema o en otros informes de seguimiento. Cómo se puede realizar para cualquier proceso de la empresa, independientemente del área que se trate.