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4 de mayo de 2016

Revisión del sistema según ISO 9001:2015

¿En qué consiste las revisiones del sistema de gestión de calidad? ¿son un requisito de la norma ISO 9001:2015? ¿Cómo las elaboramos? ¿Qué información debemos incorporar en las actas?

Uno de los puntos claves de un sistema de gestión de calidad es realizar las actas de las revisiones del sistema correctamente, debido que en ellas, se analizan todos los resultados y observaciones derivados del análisis de cada uno de los procesos del sistema, ya sean operativos, estratégicos o de apoyo. Con todos los datos y su correspondiente interpretación por parte de la Dirección de la empresa y del comité de calidad, se determinan las acciones correctoras y de mejora, así como la determinación de asignar los recursos necesarios para solventar las incidencias detectadas durante el análisis.


Las revisiones por la Dirección del Sistema de gestión son reuniones donde se exponen todos los datos que se han ido generando en un tiempo determinado. Ésta reunión de la revisión del sistema, se realiza a principios de año, en cuanto se tengan los datos reales del cierre del ejercicio, para así analizar todos los datos del ejercicio anterior y establecer las pautas del siguiente.


Con la finalidad, de medir durante todo el año, las tendencias y resultados, se establecen reuniones periódicas, donde se analiza un periodo de tiempo concreto. De este modo, podemos hacer un seguimiento del cumplimiento de los objetivos marcados y resolución de posibles incidencias de los diferentes procesos del sistema. Las periodicidades las marca la Dirección de la empresa, aunque es recomendable que se realicen cada trimestre. Por lo tanto, si se realiza bien, se dispondrá de un acta de revisión del sistema (final del ejercicio aunque se realice en enero o febrero, cuando se disponga del cierre del año) y de 3 actas de seguimiento trimestral, que se realizarán al cierre del trimestre (habitualmente en abril, julio y en octubre). Es necesario establecer un calendario, con la finalidad de planificar, y comprobar así que es adecuado y eficaz para las finalidades previstas.

NOTA: Recomiendo fijar las fechas de auditoría e inspección, sea cual sea su naturaleza, al cierre de cualquier de estos periodos, y con las actas elaboradas. El motivo es que al elaborar dichas reuniones, con las correspondientes actas, es cuando tendréis el sistema completamente actualizado y analizado, con las evidencias de seguimiento y medición elaboradas, y en esa situación estaréis mejor preparados para afrontar dichos procesos.

Para definir quien, cuando, cómo y quién tendréis que hacer un procedimiento para establecerlo en vuestro sistema.


Formalidades a seguir:

La Revisión de la Dirección es una reunión formal donde se exponen todos los temas y se determina en consenso las acciones preventivas correctoras y de mejora.

Se debe realizar un índice con todos los temas a tratar, así como el Responsable de calidad, debe recopilar todos los datos necesarios y requeridos, para la consecuente toma de decisiones y medidas.

Los asistentes a la Reunión de la Dirección tienen que firmar el acta. Se debe indicar en el mismo acta la identificación del asistente así como los cargos que desempeña en la empresa. Se deberá establecer en el procedimiento, la descripción de los diferentes cargos presentes en la reunión, además de establecer el mínimo de personas que deben asistir en la reunión, en función de las tareas que desempeñen.

CONSEJO: poner siempre en el manual, procedimientos e instrucciones los cargos de las personas, no los nombres ya que aunque las personas cambien no tendréis que cambiar los documentos, únicamente el registro de personal. Intentad que los documentos cambien lo menos posible.


Formato del acta:


En el acta es necesario registrar todos los puntos de las revisiones periódicas de calidad, las acciones correctoras que derivan y tienen que tener un plazo apropiado y acordado. En función de las mejoras previstas se determinan y definen los recursos correspondientes.


En el formato del Acta se tendrá que indicar:
  • Código del Documento
  • Logo de la empresa
  • Título
  • Participantes
  • Temas a tratar
  • Desarrollo de la Reunión
  • Documentación soporte.


Información que debe contener


Tanto el acta de la revisión del sistema, como las demás reuniones periódicas, deberán tener la misma estructura, y en principio los mismos temas a tratar, ya que en todas se analizan la totalidad de procesos.

La información que debe tener es:


- Adecuación y revisión de la Política de Calidad y los procedimientos del sistema. Se debe comentar si el sistema documental, ha padecido algún cambio y el motivo de dicho cambio, ampliación o modificación. (Se deberá adjuntar como anejo la información documentada del control de las ediciones de todos los formatos de los documentos del sistema: manual y anejos, procedimientos e instrucciones, así como la información documentada (registros).

- Cambios en el organigrama de la empresa. 

- Determinar los objetivos anuales (tienen que ser medibles) y cerrar los anteriores igual que los indicadores. Los datos tienen que estar documentados. Por ejemplo si tenemos aumentar la facturación tenemos que documentar con los datos reales este aumento de facturación.

- Nuevas acreditaciones o certificaciones a conseguir, etc.

- Los informes del personal directivo y de supervisión

- Análisis de los resultados obtenidos en cada uno de los procesos, realizando comparativas entre los mismos periodos de tiempo. Por ejemplo, análisis del cierre de la facturación anual, cartera, producción, costes, ofertas y contratos, estadísticas de producción, etc. Si se está analizando año en la reunión de la revisión del sistema, se deberá realizar la comparativa entre años, para saber los incrementos y disminuciones, y analizar sus causas y consecuencias de esos incrementos y disminuciones, así como las desviaciones causadas respecto a los objetivos establecidos. En cambio si es una reunión periódica se debe comparar con la misma periodicidad del ejercicio anterior. por ejemplo si estoy analizando el primer trimestre de 2016, lo deberé comparar en los mismos términos con el primer trimestre del 2015.

- El resultado de las auditorías internas



- Las acciones correctoras 

- Las evaluaciones de los organismos externos (Auditorías externas).

- Las acciones de seguimiento de las revisiones por la dirección previas.

Control y gestión de los equipos de medición. Infraestructura y otros recursos.
Los resultados de comparativas con otras empresas del sector o ensayos de aptitud.

- Desarrollo de los procesos y conformidad del producto.

- Todo cambio de volumen y tipo de trabajo realizado (con datos reales, si hay cambio en el mapa de procesos por ejemplo).

- Retroalimentación de los clientes. Estrategias a seguir en el departamento comercial.

Análisis del índice de satisfacción del cliente (encuestas y otros mecanismos).

- Reclamaciones o quejas.

- Las recomendaciones para la mejora.

- Evaluación de los proveedores. Aprobación de los proveedores autorizados.

- Aprobación del plan de formación anual y análisis del cierre del anterior ejercicio (en la revisión del sistema), y seguimiento de éste en las reuniones periódicas. Análisis de la efectividad de la formación y capacitación del personal.

- Otros factores pendientes, tal y como actividades de control de calidad de los recursos, formación del personal, seguimiento del plan de formación.

- Mejoras a realizar y recursos para alcanzarlas.


Todos los datos aportados en esta reunión, que como podéis ver son numerosos, deben ser evidenciados en la documentación soporte de este acta. Todo debe cuadrar. En muchas auditorías, lo primero que te solicitan los auditores, son estas actas, y a partir de ellas, van verificando la totalidad de la documentación, así como su trazabilidad. Contra más completa sea el acta, y las evidencias del control, planificación y resolución de los procesos, menos problemas tendréis en las auditorías, y menos explicaciones deberéis dar.

4 comentarios:

  1. Hola, muchas gracias por tu aporte, me llama la atención algo, tú hablas de firmar el acta, pero puede ser él acta de esta revisión un documento electrónico ?es una práctica aceptable desde el punto de vista de auditoría?

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    1. Buenas tardes Milena, el acta se realuza en soporte informático, pero una vez elaborada y aprobada por todos los asistentes debe ser firmada por cada uno para evidenciar su acceptación por todas las partes. Lo que normalmente se hace es sacar una copia en papel, firmarla y escanearla, guardando el original. Si ppr otro lado disponéis de herramientas informáticas que permitan la firma de documentos de forma unipersonal y con identificación propia e intrasferible, también sirve
      Otro mecanismo es mediante la firma digital. Muchos de los documentos del sistema requieren la presencia de firmas. Un saludo.

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    2. Este comentario ha sido eliminado por el autor.

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