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29 de mayo de 2017

Diagrama de Pareto (80:20): herramienta de control de procesos

El diagrama de Pareto es una herramienta muy útil y ampliamente utilizada por todos los sectores, ya que nos permite analizar un problema complejo detectado en nuestra empresa, identificando las causas que realmente debemos solucionar para mitigar nuestro problema. En el siguiente artículo os explicaré ¿En qué consiste la Regla de Pareto y qué significa? ¿En qué consiste el diagrama? ¿Qué beneficios/ventajas nos aporta el diagrama? ¿En qué situaciones podemos aplicar el diagrama? ¿Qué pasos debemos hacer para realizar un Diagrama? ¿Cómo lo elaboramos? Por último un ejemplo práctico para aplicar en vuestro sistema de gestión de calidad ISO 9001:2015.

¿En qué consiste la Regla de Pareto y qué significa?

Es el producto de rigurosos análisis realizados por Vilfredo Pareto (economista), los cuales permitieron a estudiosos hacer a través de fundamentos empíricos que:

El 80% de consecuencias de un fenómeno es causado por el 20% de las causas. Esta afirmación se denomina la Regla de Pareto.

Si expresamos esta regla con ejemplos prácticos, sería:

El 20% de enfermedades causan el 80% de muertes
El 80% de averías de maquinaria es generado por un 20% de causas
El 80% de reclamaciones que podemos tener son generados por el 20% de causas.

¿En qué consiste el diagrama de Pareto?

El Diagrama de Pareto también es llamado curva 80:20 o análisis ABC.

El diagrama de Pareto es la expresión de la regla hecha a través de un diagrama de barras, el cual concentra las causas de forma descendiente, lo que permite identificar, cuál es ese 80% que genera los problemas para concentrar nuestros esfuerzos en su solución.

El diagrama de Pareto es ampliamente utilizado, ya que se puede aplicar en multitud de campos y procesos. Por ese motivo forma parte de las 7 herramientas clásicas de la calidad.

2. Diagrama de Pareto
5. Gráficos de control
6. Diagrama de correlación


Podemos visualizar un diagrama de Pareto según la siguiente imagen:


¿Qué beneficios/ventajas nos aporta el diagrama de Pareto?

- Llevar a cabo la mejora continua (requisito de ISO 9001:2015)
- Analizar cómo está una situación antes y después de un cambio reciente.
- Analizar y priorizar problemas
- Analizar las causas a un problema o fenómeno analizar
- Asignar las acciones correctoras y recursos necesarios a las causas verdaderamente importantes y que van a eliminar el 80% de las consecuencias. Por lo tanto, nos sirve para planificar los recursos y saber dónde se deben destinar para ser más efectivos.

¿En qué situaciones podemos aplicar el diagrama de Pareto?

Como hemos comentado con anterioridad se puede aplicar para realizar el seguimiento de cualquier proceso de la empresa. Para conocer los procesos que tenemos en nuestra empresa os recomiendo que consultéis el artículo de mapa de procesos basado en la norma ISO 9001:2015 (ver aquí).

Para haceros una idea os planteo varias situaciones en que podemos utilizar esta herramienta, como por ejemplo:

1. Una empresa quiere analizar las causas principales derivadas del número de averías que sufren las máquinas. Para ello se obtienen los datos de las últimas 50 semanas donde se especifican los motivos de las averías sufridas y el número de averías respecto a cada motivo. Los motivos registrados son dejadez del operario, falta de formación del operario, mantenimiento inadecuado, problema con los materiales utilizados, problemas con la red de energía, programa inadecuado...

2. En un sistema de producción se detectaron 10 errores comunes que suelen producirse. Durante un mes se recopilan los datos, anotando los errores detectados, así como la frecuencia de estos errores, es decir en este mes cuántos errores de cada tipo se han producido. 

3. Una empresa detecta que ha aumentado en un 50% del número de reclamaciones en el primer semestre del año. Se analizan todas las reclamaciones del semestre y se agrupan por las diferentes causas, contabilizando el número de reclamaciones por cada causa registrada. Aplicando el diagrama de Pareto, tomando las decisiones y recursos necesarios sobre el 20% de las causas podemos eliminar el 80% de reclamaciones. 

4. Análisis de encuestas. Una empresa quiere analizar porque no vende lo que debería. Para ello realiza una encuesta para conocer la opinión de los clientes y saber las deficiencias que encuentran. De esta manera, podremos saber las posibles causas y sobre cuales se debe actuar.

¿Qué pasos debemos hacer para realizar un Diagrama de Pareto?

1. Identificar el problema: definir qué es lo que hay que hacer, en qué situación te encuentras, o qué fenómeno se necesita analizar.
2. Identificar los factores: definir cuáles son las causas o factores que vayáis a utilizar para que posteriormente se puedan recolectar los datos en torno a las causas.
3. Definir el periodo de recolección
4. Recolectar datos
5. Ordenar los datos de mayor a menor
6. Calcular los porcentajes
7. Calcular los porcentajes acumulados
8. Construir el diagrama
9. Analizar y tomar las decisiones respectivas

¿Cómo lo elaboramos?

Se puede hacer a mano, sin problemas, pero lo habitual es hacerlo en Excel o un programa informático similar.

Os mostraré paso a paso cómo elaborarlo mediante un ejemplo práctico.

Una empresa ha detectado que durante el primer semestre del año ha tenido un incremento del 40% en el número de reclamaciones por parte del cliente, y quiere analizar las posibles causas. Para ello, recopila la totalidad de las reclamaciones, las separa por causas, y cuenta el número de reclamaciones por cada causa. Obteniendo la siguiente tabla de datos:


Una vez obtenemos los datos anteriores, los ordenamos de mayor a menor, obtenemos el porcentaje y el porcentaje acumulado, según la siguiente tabla:


El porcentaje (%) se obtiene de dividir el número de reclamaciones de cada causa por el número total de causas y por 100; es decir, si sacamos el porcentaje de la primera causa sería: 52/169*100

El porcentaje acumulado consisde en ir sumando los diferentes porcentajes de la causas. La primera casilla es 31%, la segunda es 31+27 que sería 58, como veis en la casilla sale 57% es debido a los decimales, ya que si estimamos decimales en los porcentajes, en este caso 45/169 es 26.6%, con lo que el arrastrar o no los decimales comporta unas pequeñas diferencias.
Si analizamos el % acumulado de la tercera causa sería la suma de 31%+27%+22% = 80% y así consecutivamente.

Una vez disponemos de la anterior tabla, ya podemos elaborar el diagrama:



La interpretación sería, si realizamos una línea imaginaria que cruce en el 80% del acumulado, y lo hacemos hasta encontrarnos una causa, en este caso sería la tercera "los montadores no son eficientes..." y ahí cortamos. Por lo tanto la conclusión es que disponemos de tres causas que son las que nos están ocasionando el 80% de las reclamaciones. Por lo tanto, debemos tomar las medidas necesarias, así como destinar los recursos necesarios para eliminar estas tres causas.

Retraso en la entrega del producto
Los montadores desconocen el montaje
Los montadores no son eficientes y no realizan buenos acabados.

Por lo tanto, si los analizamos, y nuestra empresa tiene subcontratado el servicio de montaje, debemos cuestionarnos si debemos cambiar o tomar medidas.

O bien, analizar si los montadores no están bien formados o capacitados para realizar dicha tarea y decidir si se les debe enseñar hacerlo bien, o establecer una metodología estandarizada...

No solucionaremos todas las causas, simplemente debemos destinar nuestros recursos y esfuerzo a mitigar aquellas que nos ocasionan el 80% de las reclamaciones.

3 comentarios:

  1. Todas tus publicaciones, ademas de ser muy concisos, son muy expresivos. Un verdadero Manual de la Calidad. Felicidades!

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    1. Muy agradecida por el comentario. Un saludo y que tenga un buen día

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  2. Excelente artículo de verdad muy completo y claro. No sé puede pedir mejor explicación.
    Gracias por los aportes.

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