Lista de verificación o Check-list: herramienta de control de procesos

En este artículo os presento una de las herramientas más utilizadas y extendidas. Son muy útiles para agilizar las tareas de control. ¿En qué consiste? ¿Qué información mínima debe contener un listado de verificación? ¿Para qué puede servir esta herramienta? ¿Cómo lo hacemos? ¿Cómo utilizar la lista de verificación para evidenciar el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2015? ¿Qué ventajas e inconvenientes podemos encontrarnos si nos decidimos a utilizar listas de verificación?

¿En qué consiste?

Las listas de verificación o listas de control consisten en un formato para realizar acciones repetitivas que hay que verificar. Con la ayuda de esta lista vamos a comprobar de una forma ordenada y sistemática el cumplimiento de los requisitos que contiene la lista. Esta técnica de recogida de datos se prepara para que su uso sea fácil e interfiera lo menos posible con la actividad de quien realiza el registro.

Las listas de verificación también pueden denominarse listas de chequeo, listas de comprobación, listas de control, "check-list".

La lista de verificación se utiliza normalmente para el control de los procesos en tiempo real. Generalmente, se trata de una tabla donde se puede registrar, analizar y presentar los resultados de una manera sencilla.

Cuando elaboremos una lista de verificación debemos exponer los requisitos y poder dar respuesta de su cumplimiento de la forma más sencilla posible. Debe ser un documento sencillo de interpretar y fácil y rápido de rellenar.

Es una herramienta de calidad, forma parte del grupo de las 7 herramientas de la calidad que son:

1. Histograma

2. Diagrama de Pareto

3. Diagrama de flujo

4. Diagrama de Ishikawa o diagrama causa-efecto

5. Gráficos de control

6. Diagrama de correlación

7. Lista de verificación o "check-list"

Podéis consultar cada uno de ellos mediante el enlace que se encuentra al hacer click sobre el nombre de cada una de las herramientas.

¿Para qué puede servir esta herramienta?

Con una simple lista de comprobación puedes detectar y eliminar errores, podemos evitar olvidos, evidenciar acciones, recoger información de los procesos para su posterior análisis... Se puede utilizar en cualquier sector y para cualquier actividad.

Como por ejemplo:

- Registrar datos: este listado nos permite disponer de un registro de información histórica que puede ser utilizado para identificar los cambios sufridos a lo largo del tiempo, o bien utilizar esta información para realizar un tratamiento estadístico.

- Se puede verificar el funcionamiento y efectividad de un control establecido.

- Concentrar los aspectos críticos del proceso que puedan generar resultados no esperados.

- Sistematizar las actividades, sin confiar en la memoria de la persona. Llevar a cabo actividades de forma ordenada.

- Dejar evidencia de asistencia.

- Dejar evidencia de la inspección.

- Para verificar o examinar la posible aparición de defectos.

- Para verificar y controlar las operaciones.

¿Qué información mínima debe contener un listado de verificación?

La información mínima que debe contener es:

- Requisitos a verificar

- Metodología a utilizar: correcto/incorrecto, aceptable/no aceptable, apto/no apto...

- Indicar la persona que está realizando el control

- La fecha y frecuencia con la que se utiliza la lista de verificación

- Registrar la evidencia indicando si es correcto o no

Al final ganamos tiempo, pero inicialmente puede ser laborioso, el realizar una lista de verificación verdaderamente útil.

¿Qué pasos debo realizar para elaborar una lista de verificación?

1. Planificar y saber que es lo que se quiere verificar. Determinar lo que se va a medir. Determinar el área que se quiere evaluar.
2. Diseñar el formato de verificación. Escribir las categorías o variables posibles. Establecer la escala de ocurrencias. Diseñar la cuadrícula.

3. Determinar la persona que va a realizar la verificación (debe estar capacitado) y las horas que va a realizar dicha función.

4. Tomar nota de la información en el formato de la verificación. Totalizar los eventos por categoría y/o periodo.

5. registrarlo en una base de datos para su tratamiento estadístico y análisis de los resultados.

¿Cómo utilizar la lista de verificación para evidenciar el cumplimiento de los requisitos de la norma ISO 9001:2015?

En los siguientes ejemplos prácticos que podemos utilizar esta simple herramienta de una forma sencilla, para evidenciar el cumplimiento de algunos requisitos

a) Lista de asistencias o entrega de material. Proceso de RR.HH

Es importante que cuando realizamos una formación en la empresa, ya sea externa o interna, se realicen hojas de asistencia de los trabajadores a formar, donde acostumbramos a poner un encabezado indicando el curso a realizar, quién lo imparte, las horas lectivas y fechas, listado del temario... en este caso, para cada sesión de formación se deberá realizar un listado de todos los trabajadores que van a recibir la formación, normalmente se indica su número de identificación (DNI) y un lugar para su firma para evidenciar su asistencia.

También se debe realizar un listado para evidenciar la entrega del material del curso y que el trabajador lo ha recibido. De esta manera dejamos constancia escrita que el trabajador ha recibido el temario y que está recibiendo una formación de este temario en concreto, para ello se debe adjuntar este listado con las firmas de los recibí de los trabajadores al material entregado. El listado debe contener a parte del listado de los trabajadores, la información necesaria del contenido detallado del material entregado.

Según el requisito de la norma ISO 9001:2015, la empresa debe garantizar la formación a sus trabajadores, realizando una evaluación posterior de la eficacia de esta evaluación. Pues en este caso se puede idear un formato en forma de lista de chequeo para registrar la aptitud de cada trabajador respecto a la formación recibida. esto no significa, si ha aprobado o no el examen de la formación recibida sino de cómo se ha aplicado la formación recibida a las tareas desempeñadas por el trabajador, y por lo tanto para su capacitación o re-capacitación para una tarea concreta.

b) Evidenciar comunicados internos al personal

En muchas ocasiones ante una no conformidad detectada del sistema, podemos darle una fácil solución mediante comunicados a los trabajadores para su información y cumplimiento. Por ejemplo, el auditor detecta que algunos trabajadores han facilitado a algunos cientes, información de otros clientes, aspecto que está prohibido por la organización y por la ley. Normalmente lo que haríamos sería citarlos en el despacho, hacer una gran bronca subida de tono, y todo quedaría así, pero no dejaríamos constancia documental, y podría ser que por alguna de las partes se negara esta conversación ante una repetición. ¿Cómo solucionarlo? Pues realizando un comunicado interno, si queréis subido de tono, donde se prohíbe realizar esta acción y se firma por la alta dirección de la empresa. Se reparte a los trabajadores, y para evidenciar que se ha entregado al trabajador y que éste se ha enterado, se puede realizar mediante una lista de verificación, donde como el caso anterior, se realiza un encabezado con todos los datos, el listado de los trabajadores con su identificación, y un lugar para su firma en la entrega del documento. Nosotros archivaríamos el comunicado original juntamente con la lista de verificación.

c) Inspecciones de instalaciones

En este caso podemos tener dos casos: 

a) Si la inspección de instalaciones pertenece al proceso productivo de la empresa. Os pondré ejemplos:

Un laboratorio de control de calidad de la construcción, donde se realizan inspecciones de instalaciones en obras. El técnico inspector, dispondrá de este formato para realizar la auditoría en las instalaciones del cliente. En este caso, el formato forma parte del procedimiento de ejecución del proceso productivo de la empresa. Los datos recopilados en este listado, a parte de las notas tomadas por el trabajador durante la inspección, formarán parte del informe final que se entregará al cliente. 

Otro ejemplo, muy extendido actualmente, es cuando llamamos a una empresa que nos certifique la eficiencia energética que tiene una vivienda, el técnico se desplaza a la vivienda, y verifica utilizando la lista de chequeo, todos los puntos que debe auditar para poder clasificar la vivienda y emitir el certificado.   

Otro ejemplo puede ser la inspección del proceso de producción de una empresa de prefabricados de hormigón, donde el cliente contrata a un laboratorio para que inspeccione si se está fabricando bien su producto. En este caso el laboratorio enviará a un técnico cualificado para que inspeccione todo el proceso. El técnico puede ayudarse de un listado de control para no dejarse ninguna fase del proceso sin inspeccionar. Os pongo un ejemplo de cómo podría ser este check-list:

b) Si queremos verificar, con una frecuencia concreta, el estado de las infraestructuras de la empresa, por ejemplo, mantenimiento ascensores, extintores, ensayo de la toma de tierra... En este caso, el formato colgará del procedimiento del control y mantenimiento de infraestructuras. 

d) Verificación de los equipos de medición

En este caso, podemos disponer de equipos de medición que no necesiten calibración, sino que simplemente necesiten una verificación, el informe de verificación puede ser un listado de chequeo de los diferentes puntos a verificar del equipo. Por ejemplo, en un laboratorio de control de calidad de la construcción, se necesita realizar el ensayo..... en base a la norma ....

La norma especifica los requisitos necesarios que debe cumplir el equipo de medición para poder realizar el ensayo. Para poder asegurar que realizamos el ensayo según la norma, debemos verificar, y dejar constancia, que el equipo cumple con los requisitos, para ello utilizamos un formato que nos facilita la comprobación de este cumplimiento, realizamos la operación que necesitemos para verificarlo y este documento sirve como registro.

e) Verificación de los puntos de control en una línea de producción para asegurar la calidad en cada una de las fases del proceso de producción con la finalidad de verificar o examinar la posible aparición de defectos

A menudo, en las empresas de fabricación, se dispone de personal de control, donde verifican en la misma linea de producción, los diferentes requisitos en cada una de las fases, dejándolo registrado en el documento. Por ejemplo, en una planta de fabricación de prefabricados de hormigón. En el proceso de fabricación de la pieza, se debe verificar que cada paso esté correcto antes de pasar al siguiente, ya que un error no se puede corregir en fases posteriores y se tendría que rechazar la pieza. 

Se montan los encofrados con las dimensiones descritas en el plano y se coloca el armado. Las diferentes barras de acero, malla, esperas, separadores... deben estar colocadas según el plano, cualquier modificación respecto al diseño puede conducir a un producto mal realizado y desechado.

Habitualmente, se dispone de una lista de verificación, donde un técnico cualificado, supervisa que todos los elementos están bien colocados antes de hormigonar. En el mismo documento se registran las posibles incidencias o correcciones (reparaciones)  que se han detectado. Tanto la pieza como la referencia del documento tienen que coincidir para mantener la trazabilidad y la identificación. Este documento, queda como evidencia que se ha ejecutado correctamente, y en caso que el cliente lo solicite ante un problema detectado, se puede analizar la ejecución de la fabricación.

Si analizamos la tabla anterior podemos deducir que los defectos más habituales son los debidos a la tensión.

f) Lista de verificación en una auditoría

Es un instrumento que forma parte de la información disponible para los auditores. Son utilizadas para garantizar que la auditoría, como mínimo, abordará los requisitos definidos por el alcance de las mismas incluyendo los requisitos legales y del cliente.

El uso de esta herramienta ayuda en el proceso de la auditoría de una manera funcional. La estructura de la lista depende de:

- El requerimiento legal

- Restricciones de tiempo y coste

- Cantidad de procesos involucrados y,

- Requerimientos del sistema de gestión

Existen dos formas en que los auditores pueden utilizar estas listas de verificación.

La primera es para planificar el desarrollo de la auditoría, se distribuyen en frecuencias de tiempo los requisitos a inspeccionar, como podéis ver en la tabla siguiente:

Para realizar el seguimiento durante la auditoría de los diferentes requisitos a inspeccionar. En este caso, sería similar al de inspección de instalaciones anteriormente expuesto, pero con los diferentes requisitos de la norma.

El anterior listado de verificación, se registran las no conformidades detectadas en cada uno de los requisitos auditados.

Naturalmente, se deberá indicar los datos de la empresa en el encabezado, así como el periodo de inspección, definir el alcance, etc. 

g) Listado de verificación para evaluar si los trabajadores llevan los equipos de protección individual obligatorios para realizar las tareas.

Muchas veces, en empresas o actividades donde los trabajadores deben llevar los equipos de protección individual (EPI's), nos encontramos que no los llevan, y eso puede ser un problema de seguridad. Con la finalidad de poder controlarlo, podemos generar un listado de verificación como el que os muestro a continuación.

En la anterior tabla podemos comprobar la frecuencia en que un trabajador concreto utiliza los EPI's y si alguno en concreto no lo lleva. Podemos analizar el porqué y analizarlo, o bien tomar medidas para que los trabajadores cumplan lo establecido como obligatorio por la empresa.

¿Qué ventajas e inconvenientes podemos encontrarnos si nos decidimos a utilizar listas de verificación?

Las principales ventajas que nos encontramos:

- Facilita la planificación de la inspección y/o auditoría

- Aseguran el enfoque consistente para la inspección y/o auditoría

- Actúan como plan de muestreo y un administrador de tiempo

- Sirven como una guía de ayuda para verificar los procesos

- Apoyan las diferentes fases de la auditoría y/o inspección registrando notas o evidencias

- Mejoran el desempeño de la actividad a realizar

- Garantizan que se obtenga la evidencia adecuada, por ejemplo, ante una lista de asistencia o documentar una acción correctora.

- Suministra estructura y continuidad ante una inspección y asegura que se cumpla el alcance

- El documento es sencillo de seguir y fácil de rellenar.

Las principales desventajas que nos podemos encontrar son:

- Puede ser vista como intimidatoria por parte del auditado/inspeccionado

- Puede que para que sean realmente útiles y fáciles de aplicar, cuesta inicialmente un gran esfuerzo en diseñarlas y en recoger los diferentes requisitos a evaluar, escogiendo adecuadamente el método de evaluación.

- Un mal diseño o carencia de verificación de requisitos clave puede comportar un exceso de burocracia para completar las deficiencias del formato. Con lo que dificultaría más el trabajo que el realizarlo con su ausencia.

- Un auditor sin experiencia puede no tener la capacidad para comunicar con claridad lo que está buscando, si depende de gran medida de una lista de verificación para orientar sus preguntas. Las personas que utilicen estas listas de verificación deben estar capacitadas para realizar la actividad, y deben estar formadas para el entendimiento del formato y cómo se debe aplicar.