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28 de abril de 2016

Diagramas de Flujo y Cuadro de Responsabilidades

Uno de los principales problemas que nos encontramos, es cómo redactamos el desarrollo de un procedimiento que sea entendible para todo el personal de la empresa y además sea de fácil aplicación y lectura, sin aborrecerlo.

Habitualmente, cuando entramos a trabajar en una empresa, el primer día, te ponen encima de la mesa un enorme archivador donde están redactados todos los procedimientos de la empresa, con la finalidad que te familiarices de cómo funciona la empresa. El trabajador empieza a leer pero no acaba de entender nada de lo descrito, ya que es extremadamente extenso y detallado, y no se hace una idea hasta que no empieza a ejercer las funciones por las que ha estado contratado. 

Para dar efectividad al proceso anterior, es mejor que visualice gráficamente, mediante un diagrama de flujo, cada una de las fases para cada uno de los procesos de la empresa.

Como he mencionado, numerosas veces, el formato y el modo en qué redactemos los diferentes documentos del sistema es a criterio de la empresa, no existen requisitos específicos en la norma ISO 9001. Por lo tanto, cada uno lo debe realizar cómo mejor se adapte a su empresa y a sus trabajadores.

Según la estructura que hemos establecido para un procedimiento (objetivo, alcance, responsabilidades, cuadro de modificaciones, desarrollo e información documentada), podemos realizar de una forma más visible las Responsabilidades, con un cuadro de responsabilidades, y el desarrollo mediante un diagrama de flujo.

La finalidad de realizar un diagrama de flujo, es ver de una manera gráfica, las diferentes fases existentes en el proceso, y además, ver en cada una de las fases los responsables de ejecución. Se puede realizar una composición mixta, entre en diagrama de flujo y descripción redactada de la ejecución de los procesos, personalmente, me decanto por esta opción. En el gráfico siguiente os indico un diagrama de flujo correspondiente al procedimiento de requerimientos de selección y contratación del personal:


Además, si escogéis por describir las responsabilidades del proceso mediante una tabla denominada, habitualmente, cuadro de responsabilidades, debéis ser coherentes y mostrar en  el diagrama de flujo las mismas fases del proceso detalladas en el cuadro de responsabilidades. Os pongo un ejemplo de cuadro de Responsabilidades correspondiente al procedimiento de redacción de proyectos en obra civil.

Leyenda:
C: colaborador
R: Responsable
Dirección
General
Dirección
Técnica
Jefe de
proyecto
Técnicos
Administración
Clientes
Proceso de proyectos estándar

R




Detección del pedido
C
R
C
C


Recepción del pedido
C
R
C



Análisis del pedido

R
C



Planificación de la actividad

C
R



Gestión económica del pedido


R



Recopilación de datos


R
C


Carpeta del proyecto


R



Trabajos de campo

C
R
C


Redacción del trabajo

C
R
C


Reuniones internas de seguimiento

C
R
C


Reuniones con los clientes

C
R
C

C
Revisión y validación del proyecto

R




Proyecto acabado


R



Entrega


R



Aceptación del cliente





R
Archivo


R

C



Esta forma de elaborar procedimientos, es costosa inicialmente, pero, una vez ideada y hecha, para el lector es más entendible y menos engorrosa de entender y aplicar.


8 comentarios:

  1. Hola. Gracias por la información. Mediante un flujograma de referencia cruzada se puede hacer esto de forma menos complicada. Te invito a usarlo

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  2. Hola. Gracias por la información. Mediante un flujograma de referencia cruzada se puede hacer esto de forma menos complicada. Te invito a usarlo

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  3. Nosotros, luego de 17 años de mejora continua de nuestro sistema de calidad ( actualmente sistema integrado con medio ambiente, inocuidad de los alimentosy seguridad y salud ocupacional) y de varios ciclos de mejora, con decenas de revisiones, estamos en una etapa de Keep it Simple. Es decir, de rehacer los procedimientos para hacerlos menos engorrosos y más amigables con los trabajadores. Pero la realidad es que cada palabra de cada procedimiento tiene un por qué.Muchas veces hemos reeditado procedimientos para agregar el resultado de una acción correctiva, otras como resultado de reflexiones interdisciplinarias o auditorías. Lo cierto es que todo lo que está escrito, vale la pena conservarlo. Entonces ¿cómo hacerlos más simples?
    Nuestra solución, que comparto ahora, fue la de agregar en Anexos una Ficha de Capacitación e Infografía, donde en formato ppt, generamos una versión gráfica que incluye flujogramas, fotos, y esquemas. Para hacer estas fichas seleccionamos una joven técnica en calidad de fuera de la empresa que no conociera los procedimientos y le pedimos que extractara lo más importante de cada procedimiento para las fichas. El resultado fue muy bueno. Luego de la corrección pasamos a usar esas fichas para capacitar, pero el procedimiento textual no lo abandonamos. De esa forma, no perdimos el know how que sólo se puede dejar sentado en un texto. Pero ganamos amigabilidad, impacto y recordación. Además, las infografías quedan más lindas en los puestos de trabajo. Se pueden plastificar, hacer grandes, etc. Otra prueba que estamos realizando es pasar esas presentaciones en pantallas de TV en los puestos de trabajo, que pueden ser vistas sin distraerse del trabajo, porque como se repiten en ciclo sin fin, no es necesario verlas de corrido. ESto también ha dado buenos resultados y ha generado oportunidades de charlas con los trabajadores.

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    1. Muchas gracias por compartir tu experiencia Gustavo Ochoa, ojalá todas las empresas dedicaran tanto esfuerzo para mejorar los procesos y tanta seriedad como nos describes. Os felicito. Un saludo.

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  4. ADRIANA

    Muy buen trabajo el que compartes con nosotros

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  5. hola buenas tardes !!
    estoy por hacer el manual de calidad de la empresa donde trabajo, que se dedica a la compra venta y renta de implantes protesis y material quirujico para hospitales tanto provados como publicos. en este apartado quiero preguntar si los diagramas de flujo son por departamento en general o por cada actividad que realñiza cada departamento???
    gracias muy buena la informacion!!!

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    1. Buenos días kamiila, habitualmente se realiza por proceso o por fases de proceso, dependiendo del detalle y de la dificultad del proceso. Puede ser que un mismo departamento realice varios procesos, y se debería realizar un procedimiento para cada uno de los procesos. Pero eso es según mi criterio, tu puedes organizarlo como necesites siempre y cuando cumplas con los requisitos de la norma. Un saludo.

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