Determinación de los recursos del programa de auditoría

La realización de una auditoría comporta un coste para la empresa. En muchas ocasiones sólo se contempla el coste directo que se les paga a los auditores, pero la Dirección de la empresa debe tener en cuenta que existen otros costes asociados a los recursos necesarios para que se lleve a cabo el proceso de auditoría. En este artículo se explicará todos aquellos recursos que se deben tener en cuenta para afrontar una auditoría.

La implementación de uno o varios sistemas de gestión por parte de la empresa con la finalidad de obtener la certificación de cada uno de ellos representa un coste considerable humano, económico y material, que debe ser analizado y planificado. 

Hoy en día, cuando una empresa decide implementar un sistema de gestión es debido a los beneficios económicos y de reputación que puede comportar disponer de dicha certificación. Por ejemplo, en la mayoría de licitaciones por parte de las administraciones públicas es un requisito para que la empresa pueda presentarse al concurso y poder obtener un contrato. En este contexto, la mayoría de empresas deciden implementarlo sin considerar ni programar que va a suponer un coste anual fijo.

Naturalmente que disponer de un sistema de gestión facilita a medio y largo plazo una mejora eficiente y efectiva del sistema, trasladándose a todos los procesos y trabajadores de la empresa; pero también es  una realidad, que el objetivo inicial de la mayoría de las empresas no es ese, sino la de aportar un valor añadido respecto a su competencia, aumentar la productividad y la presencia en el mercado.  

Sea cuál sea la realidad de la empresa, el objetivo de este artículo, es la de detallar los diferentes costes / recursos que se tienen que tener en cuenta en el proceso de auditoría, con la finalidad de incluirlos en el  programa de auditoría y en el plan de auditoría.

Con la finalidad de contemplar todos los aspectos, utilizaré de guía las recomendaciones descritas en la norma ISO 19011:2018 "Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión", concretamente el apartado 5.4.4 "Determinación de los recursos del programa de auditoría" donde los describe de forma detallada.

- "Los recursos financieros". Como se ha comentado anteriormente, la contratación por parte de la empresa de los auditores capacitados a empresas certificadoras acreditadas, para el caso de las auditorías de certificación, o bien a empresas consultoras o trabajadores freelance, en el caso de auditorías internas, o finalmente disponer de trabajadores contratados permanentes para llevar a cabo los procesos de auditoría interna. Además se deben tener en cuenta otros costes como desplazamientos, alojamientos, dietas, personal contratado destinado a los trabajos de mantenimiento e implementación del sistema de gestión, coste de parada o ralentización de producción durante el tiempo que se está realizando la auditoría...

 

- "El tiempo necesario para desarrollar, implementar, gestionar y mejorar las actividades de la auditoría". En este punto se debe tener en cuenta dos aspectos:

a) El tiempo dedicado por los trabajadores en el proceso de implementación, mantenimiento, seguimiento, análisis y evaluación del sistema de gestión. Es decir, en la empresa se destinan trabajadores a tiempo completo o parcial que se tienen que ocupar de la gestión y el control del sistema, por lo que es un coste asociado directamente al sistema de gestión.

b) El tiempo destinado por parte de los trabajadores durante el propio proceso de auditoría. En este caso, suele existir la figura del responsable del sistema de gestión, que va respondiendo y facilitando al auditor todas sus solicitudes de información y documentación, el cual se va a dedicar por completo esas jornadas. Pero además, el auditor va a solicitar hacer entrevistas y supervisar el trabajo de algunos trabajadores con lo que parará o ralentizará las tareas de éstos.

- "Los métodos de auditoría". Dependiendo cómo se lleve a cabo la auditoría, se tendrán que planificar entrevistas, desplazamientos, alojamientos... estos aspectos tendrán que hablarse y programarse con antelación por ambas partes (auditor y empresa) con la finalidad de poder coordinar adecuadamente y evitar entorpecer el funcionamiento habitual de los procesos de la empresa. Por ejemplo, una empresa que tiene varias sucursales en varios países, el auditor tiene que elegir por muestreo las que quiera ir a verificar, con lo que es necesaria bastante antelación para programarlo. 

- "La disponibilidad individual y global de auditores y expertos técnicos que tengan la competencia apropiada para los objetivos particulares del programa de auditoría." La auditoría sólo se puede llevar a cabo si están presentes las personas capacitadas para ello. Por un lado, el auditor tiene que disponer de formación, competencia y experiencia, no sólo en el sistema de gestión auditar, sino también en las actividades de la empresa que va a verificar. Por otro lado, es imprescindible que por parte de la empresa esté presente durante el proceso de auditoría la Dirección, los expertos que serán los que expliquen el funcionamiento al auditor y la persona responsable del mantenimiento de sistema de gestión que se vaya auditar. Por lo tanto, para realizar el programa de auditoría (días), se deberán coordinar ambas partes dependiendo de su disponibilidad. Además, en el momento de elaborar el plan de auditoría (relación de horas y requisitos a verificar), el auditor, deberá coordinar las horas y los días que destine a verificar los diferentes procesos de acorde a la presencia de la Dirección, expertos (Jefes de área o departamento) y trabajadores (quién realiza directamente las tareas); en cambio el responsable del sistema deberá estar siempre acompañando al auditor para facilitarle todo lo que requiera.

- "La extensión del programa de auditoría." Como he comentado en el punto anterior, el auditor que debe ser conocedor de las actividades y procesos de la empresa tiene que estimar cuánto tiempo le llevará. No es lo mismo auditar a una empresa química que a una oficina. Además va a tener que tener en cuenta el tiempo disponible por parte de las personas que van a intervenir por parte de la empresa. En función de esos aspectos el auditor jefe determinará el tiempo necesario y la cantidad de auditores requeridos para ello dependiendo del tiempo destinado y el número de auditores necesarios el coste puede ser más o menos, ya que los auditores facturan por jornada y por auditor. 

 - "Los riesgos y oportunidades relacionados con el programa de auditoría". Si necesitáis saber qué posibles riesgos y oportunidades pueden surgir, os recomiendo que leáis el siguiente artículo que elaboré hace algún tiempo, donde se detalla y explica de forma extensa: Determinación y evaluación de los riesgos y oportunidades del programa de auditoría.

- "El tiempo y costos de transporte, alojamiento y otras necesidades de la auditoría". En algunos casos las empresas pueden disponer de otras oficinas permanentes o temporales, factorías o sedes que quieran que estén incorporadas en el mismo certificado. En esos casos el auditor deberá verificar que los centros cumplen con los diferentes requisitos de la norma bajo los procedimientos establecidos del mismo sistema de gestión implementado en la empresa. En los casos que la empresa disponga de uno o dos centros además de la sede central, se suelen verificar en su totalidad por parte de los auditores; en cambio, si la empresa dispone de numerosos, se suele seleccionar de forma aleatoria, y cada año de verifican centros diferentes a los del año anterior. Naturalmente, si se realiza la auditoría externa (de certificación y/o seguimiento) se debe hacer previamente la auditoría interna para cumplir con los requisitos de la norma.

- "El impacto de las diferentes zonas horarias". En caso de auditorías online o donde el auditor tenga que viajar se tendrá que tener en cuenta este aspecto. Si el auditor tiene que desplazarse y tiene que hacer noche fuera, además de pagarle los vuelos, el alojamiento, las dietas y los desplazamientos, el coste de su jornada también será más elevado que sino tienen que desplazarse. En la mayoría de casos, el auditor suele solicitar ser acompañado por algún representante de la empresa para que le guíe en todo el proceso, y en algunos casos, se puede llegar a solicitar traductor.  

- "La disponibilidad de tecnologías de la información y las comunicaciones (por ejemplo, los recursos técnicos requeridos para establecer una auditoría remota usando tecnologías que apoyen la colaboración remota)".

- "La disponibilidad de las herramientas, la tecnología y los equipos requeridos". Si son necesarios para la comprobación y verificación del cumplimiento de los requisitos del sistema, se deberán proporcionar y estar disponibles durante el proceso de auditoría.

- "La disponibilidad de la información documentada necesaria, según lo determine el establecimiento del programa de auditoría".  El equipo auditor deberá ir solicitando la documentación necesaria para evidenciar el cumplimiento de los diferentes requisitos de la empresa. A través de la verificación de los documentos, instalaciones y las entrevistas realizadas encontrará los hallazgos de la auditoría que quedarán descritos en el informe de auditoría, dejando constancia de todas las evidencias y comprobaciones que se han realizado durante todo el proceso de auditoría.

- "Los requisitos relacionados con las instalaciones, incluyendo las autorizaciones y equipos de seguridad (por ejemplo, verificación de antecedentes, equipos de protección personal, capacidad para llevar ropa de sala limpia)". En algunas ocasiones, dependiendo de la actividad de la empresa, que la verificación de las instalaciones por parte del auditor, requiere que éste cumpla con un protocolo específico, el cuál se le formará e indicará en todo momento durante su estancia en la empresa. En algunos casos, deberá cumplir con las normas de seguridad y salud, y deberá ir equipado para evitar cualquier percance. En otras empresas, deberá equiparse con ropa espacial y seguir las instrucciones para no contaminar las diferentes áreas. En este tipo de empresas, los días destinados al proceso de auditoría se ampliarán, ya que el auditor, deberá destinar parte de una jornada a atender a las explicaciones de la normativa para poder acceder a las instalaciones que debe verificar.