Es importante e imprescindible que tanto los Responsables del Sistema de Gestión como los auditores que realicen el proceso de auditoría conozcan y sepan aplicar la técnica del muestreo para poder evaluar el grado de cumplimiento de un determinado requerimiento descrito en la norma de referencia del sistema de gestión.
En este artículo os voy a explicar los tipos de muestreo que se recomienda aplicar durante los procesos de auditoría para evaluar el cumplimiento de los requisitos de los sistemas de gestión implementados en una empresa en base a una norma de referencia, tal y como se describe en la norma ISO 19011:2018 sobre las "Directrices para la Auditoría de los Sistemas de Gestión".
Como os he comentado en anteriores artículos, es importante que el responsable o coordinador del sistema de gestión realice simulacros de auditoría previo al proceso, con la finalidad de preparar a la empresa y al sistema para ello, y obtener unos buenos resultados en el proceso. Contra más experiencia en los procesos y más conocimientos se tenga sobre la empresa, mejor se realizará el muestreo, se tendrán más oportunidades de encontrar hallazgos significativos y consecuentemente la mejora del sistema será más efectiva.
Durante el proceso de auditoría que suele durar, habitualmente, de una a tres jornadas, dependiendo de la complejidad de las actividades que se desarrollan y el número de auditores e interlocutores por parte de la empresa presentes durante el proceso, es imposible verificar y evaluar cada uno de los aspectos y documentos que se generan para el periodo de tiempo que se evalúa. Para ello es necesario que los auditores realicen un muestreo, y en base a ello, puedan comprobar el cumplimiento de un determinado requisito. Si el muestreo no se realiza de forma adecuada, y los auditores no disponen de suficiente experiencia en los procesos a auditar, es posible que se pasen por alto, algunos aspectos importantes e incluso posibles incumplimientos, causando un gran riesgo para el sistema de gestión y su mejora continua.
En todos los informes de auditoría tiene que especificarse por parte del auditor que se ha realizado un muestreo y la explicación de cómo se ha realizado. Del mismo modo, también se debe indicar, que los hallazgos encontrados durante el proceso, así como las evidencias verificadas se han realizado en base al muestreo aplicado.
El objetivo del muestreo, tal y como se define en la norma ISO 19011, consiste en proporcionar la información necesaria para que el auditor tenga confianza en que los objetivos de la auditoría pueden lograrse o se lograrán aplicando una serie de acciones correctivas.
En la norma ISO 19011:2018 se proponen dos tipos de muestreo, tal y como se puede observar en la siguiente tabla:
Por ejemplo, en una empresa que realiza proyectos, si se quiere realizar un muestreo estadístico en relación al proceso productivo de la empresa, los auditores habitualmente realizan el siguiente ejercicio:
Primero de todo consultan el alcance del sistema. Si en el alcance indica que la empresa realiza proyectos constructivos de puentes, edificios y además seguimiento de obra; el auditor deberá verificar, por lo menos un expediente de cada uno de ellos. Dependerá de la complejidad de cada contrato a verificar y del tiempo previsto para realizar la auditoría el número de expedientes por cada tipología que el equipo auditor evaluará.
Una vez que se han identificado el número de expedientes a revisar por cada tipología, se solicita a la empresa que muestre y explique al auditor todos los documentos asociados a ese expediente, desde el contrato hasta la facturación, pasando por la gestión del mismo, tal y como se indican en los documentos del sistema (procedimientos), verificando la identificación y trazabilidad de los documentos. Para que el muestreo sea representativo y no se trate de un expediente preparado para la auditoría por parte de la empresa, habitualmente el auditor solicita el registro de todos los expedientes activos y se ese listado solicita a la empresa las referencias que le parezcan. En este punto, los auditores también suelen verificar los informes de auditorías pasadas para no repetir la evaluación sobre un mismo expediente y de esta forma a lo largo del año se evalúan varios expedientes ampliando así la documentación evaluada.
En el informe de auditoría deberá constar las referencias de los expedientes evaluados, así como todas aquellas evidencias y referencias de documentos verificados. A raíz de ello se describe en detalle si se han detectado hallazgos, comentarios o puntos débiles que se deberían reforzar para mejorar el sistema de gestión.
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