Diagrama de dispersión: herramienta de control de procesos

En el siguiente artículo os voy a exponer una herramienta básica, considerada una de las 7 herramientas de la calidad, que nos permite analizar qué relación existe entre dos factores. ¿En qué consiste? ¿Cómo lo aplicamos a los procesos de la empresa (ejemplos)? ¿Qué pasos debo hacer para elaborar un diagrama de dispersión? ¿Cómo se interpretan los resultados? ¿Qué nos aporta esta herramienta al sistema de gestión ISO 9001:2015?

¿En qué consiste?

Los diagramas de dispersión o también llamados gráficos de correlación o nube de puntos, permiten estudiar la relación entre si y en qué medida se encuentran vinculadas dos magnitudes.

Es de gran utilidad, para conocer qué factores están relacionados entre sí, y cómo es afectado uno respecto al otro. 

Esta herramienta se puede aplicar a todos los procesos de la empresa. Inicialmente, nos puede parecer que sólo es útil en el proceso productivo de la empresa, y más concretamente, en la gestión de equipos y maquinaria, pero no es así, os voy a demostrar mediante ejemplos prácticos, que conocer la relación entre dos factores puede ser muy útil para el control del proceso y la toma de decisiones.

Esta herramienta podemos considerar que nos puede servir para planificar la producción y controlar los procesos.

El aspecto que tiene un diagrama de dispersión es el siguiente:

Es considerada como una de las 7 herramientas de la calidad que son: 

1. Histograma

2. Diagrama de Pareto

3. Diagrama de flujo

4. Diagrama de Ishikawa o diagrama causa-efecto

5. Gráficos de control

6. Diagrama de dispersión o gráfico de correlación

7. Lista de verificación o "check-list"

Ejemplos de relación entre dos factores:

Os presento algunos ejemplos, que afectan a diferentes procesos de la empresa, para que os hagáis una idea de la utilidad de esta herramienta.

1. Relación entre la formación de los trabajadores y los defectos de los productos realizados

2. Relación entre el precio del producto y el número de ventas del mismo producto

3. Relación entre el número de empleados y el número de ventas

4. Relación entre el número de empleados y el número de productos fabricados

5. Relación entre el número de veces que se ha realizado el mantenimiento de la maquinaria y el número de fallos registrados de la máquina.

6. Relación entre la resistencia (Ohm) y el tiempo de falla (min) de las resistencias eléctricas.

7. Relación entre el salario de las personas y el consumo que realizan.

8. Relación entre los años de uso de una máquina con las fallas registradas

9. Relación entre las facturas emitidas y las facturas impagadas

10. Relación entre el número de productos vendidos y las reclamaciones por parte de los clientes

11. Relación entre el presupuesto asignado a la compra del material y el número de productos desechados por ser defectuosos o no cumplir con los requisitos de calidad.

Como podéis ver existen numerosas relaciones que, mediante la relación unas con otras, podemos llegar a conclusiones que nos sirvan para optimizar los diferentes procesos.

Pasos a seguir para elaborar un diagrama de dispersión

1. Decidir qué factores se quieren comparar y para qué.

2. Recopilación de datos

Los datos los podemos obtener de muchas fuentes diferentes, en función de la naturaleza de los factores que queremos analizar. Por ejemplo:

- Si queremos analizar cómo influye el salario de los trabajadores al consumo, deberemos obtener los datos de alguna campaña de encuestas en la población. 

- Si queremos conocer los datos de los pedidos de material realizados por la empresa por periodos de tiempo y el número de productos desechados, deberemos obtener los datos de los diferentes departamentos de la empresa.

En cualquiera de los casos, se deben obtener datos objetivos, que se puedan cuantificar y medir. 

3. Colocar los datos en una tabla

Para poder explicaros mejor, la utilidad de esta herramienta, os voy a explicar un caso concreto. 

Una empresa quiere analizar si existe relación entre el número de productos vendidos respecto a las reclamaciones por parte de los clientes

En este caso, hemos obtenido los datos, analizando el historial de la empresa, y obteniendo los registros de reclamaciones y de ventas.

Los datos obtenidos se indican en la siguiente tabla:

4. Realizar el gráfico 

Si realizamos el gráfico, puedes realizarlo a mano, sin problemas, aunque actualmente, lo más habitual es realizar el gráfico en Excel o en algún programa similar, con la finalidad de poder incorporarlo en un informe de análisis, o bien en el acta de la revisión del sistema de gestión de calidad.

En el caso de realizarlo en Excel, es muy sencillo, elaboras la tabla, una vez realizada, la seleccionas toda, vas a insertar diagrama de dispersión, y una vez realizado haces click en su interior y lo editas. Obteniendo un gráfico como este:

5. Interpretación de los resultados

En el ejemplo que nos ocupa, si lo analizamos, vemos que si existe una relación, obtenemos una tendencia en qué a medida que incrementamos la producción, generamos más productos y los vendemos, obtenemos más reclamaciones por parte de los clientes.

Por lo tanto, si analizamos lo que verdaderamente significa, es que las reclamaciones por parte de los clientes vienen dadas porque los productos ofrecidos no cumplen sus expectativas, puede ser por el incumplimiento de los requisitos de calidad, por el incumplimiento de los plazos de entrega... Por lo tanto, con un simple análisis vemos donde está el problema, y cuál es su efecto.

Tipos de correlaciones que nos encontramos 

Si representamos los datos obtenidos, en el diagrama podemos observar las diferentes correlaciones, y en función de cómo estén situados los diferentes puntos, podremos analizar qué tipo de correlación existen entre los dos factores.

Correlación positiva: se observa que cuando crece X, crece Y. como es el caso de nuestro ejemplo.

Correlación negativa: se observa que cuando crece X, disminuye Y y viceversa.

Correlación compleja: cuando el valor de Y parece estar relacionado con el valor de X pero esta relación no es simple o lineal.

Sin correlación: cuando a todo el valor de X puede corresponder a cualquier valor de Y, obtenemos una dispersión de datos.

¿Qué nos aporta esta herramienta al sistema de gestión ISO 9001:2015?

Muchos de los requisitos de la norma ISO 9001:2015, nos obligan a planificar y controlar de los procesos de la empresa, con la finalidad de encontrar los posibles errores, optimizarlos y mejorarlos. Esta herramienta de recopilación de datos y análisis, nos permite encontrar relaciones entre factores, que nos permitirán saber, si modificamos un factor, con la finalidad de mejorarlo, qué repercusiones tendrá sobre otros.

Por ejemplo, se quiere optimizar el departamento de ventas, y la empresa analiza si un aumento de personal puede incrementar el número de ventas. se analiza si estos dos factores están relacionados, y se decide en función de los resultados. A lo mejor a la empresa no le interesa incrementar con más vendedores, porque el incremento que supondría no sería significativo para cubrir el coste de las contrataciones y formación. Por lo tanto, antes de tomar una decisión, debe analizarse, y esta herramienta nos puede servir para ello.