Criterios de selección de los proveedores ISO 9001:2015

Para poder establecer una metodología de selección de los proveedores de la empresa debemos saber qué criterios son los que debemos tener en cuenta a la hora de elegir a uno u otro. En este artículo os mostraré los principales criterios a tener en cuenta, y qué técnicas de selección podemos aplicar. ¿Qué debemos considerar para cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001:2015? ¿Qué criterios debemos tener en cuenta para seleccionar y cualificar a los proveedores? ¿Cómo podemos realizar la selección de los proveedores teniendo en cuenta tantos criterios?

Para conocer que nos expone la norma ISO 9001:2015 respecto a los requisitos de la gestión de los proveedores podéis consultarlo en un artículo anterior publicado en el blog (ver enlace).

¿Qué debemos considerar para cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001:2015?

Se debe establecer una metodología descrita en un procedimiento, donde se explique los pasos a seguir ante una compra de un producto/material o subcontratación de un servicio por parte de la empresa. En este procedimiento, también se debe explicar detalladamente cómo se seleccionan los proveedores, qué criterios debemos tener en cuenta, y una vez aprobados, cómo se realiza y con qué requisitos su evaluación continua.

De este procedimiento obtendremos diferentes documentos:

- Documentación procedente de la selección del personal: si se utiliza alguna herramienta o criterio de análisis para la toma de decisiones, como puede ser la herramienta AHP, generará documentos adjuntos al procedimiento. En el procedimiento se debe explicar paso a paso cómo se aplica dicha herramienta.

- Listado de proveedores aprobados. Se debe listar todos los proveedores que dispone la empresa, así como fijar todos los requisitos que la empresa exige a 

- Información de los proveedores, productos, servicios, datos administrativos, financieros y técnicos. Así como los certificados y acreditaciones de los mismos.

- Documentos de orden de compra y/o subcontratación, así como los registros de los mismos documentos.

- Documento de evaluación y capacitación de los proveedores.

¿Qué criterios debemos tener en cuenta para seleccionar y cualificar a los proveedores?

Criterios a tener en cuenta:

Criterios de precios y condiciones: 

- La tarifa de precios. habitualmente es uno de los criterios que declinan la balanza para uno y otro proveedor.

- Evolución de los precios (fidelidad de precios). Es importante que si negociamos unos precios con un proveedor, que posteriormente no los modifiquen.

- Créditos de proveedores. Aportación de diferentes formas de financiación.

- Aceptación de los costes de transporte. Los costes de transporte deberían figurar en los presupuestos por parte de los proveedores. Es un punto a tener en cuenta, ya que puede alterar considerablemente el presupuesto. Por ejemplo, si elegimos a un proveedor que nos oferta un material más barato que otros pero que no incluye el transporte, puede ser que se convierta en el proveedor más caro, y encontrarte que en la entrega tienes que pagar al transportista en efectivo (es uno de los errores más comunes).

- Posibilidad de negocios recíprocos. Un ejemplo muy habitual es la unión temporal de la empresa con su subcontratista para realizar un proyecto conjunto. Cada uno participa con un % acordado mediante un contrato.

Criterios de calidad de los materiales

- Calidad y atención técnica

- Alcance de las normas de aplicación

- Garantías de calidad de los materiales. Aporte de certificados de garantía de los materiales, así como de las analíticas correspondientes.

Criterios de certificados y acreditaciones por parte de la empresa

- Aportación de los certificados y acreditaciones necesarios asociados a una normativa o legislación concretas.

- Licencia de actividades 

En muchos casos, se debe solicitar a los proveedores y subcontratistas sus certificaciones y acreditaciones, para asegurarnos que el servicio que nos prestan cumplen con los diferentes requisitos normativos y legales. Por ejemplo, para realizar una calibración de un equipo de medición, debemos contratar a un proveedor que esté acreditado oficialmente para realizar dicha calibración por una entidad oficial, en el caso de España, por ENAC. Para ello, debemos exigirle que nos presente el certificado de acreditación, y guardarlo con toda la documentación asociada al proveedor.

Criterios de tiempo

- Plazos de entrega

- Cumplimiento de los tiempos de entrega. Este criterio, hasta que no se prueba no podemos conocer si cumplen los plazos o no. Por ese motivo, cuando estamos ante un proveedor nuevo, debemos ponerlo a prueba y evaluar si incumple algún requisito imprescindible para nuestra empresa.  

- Periodicidad de las entregas. Si eres una empresa grande y necesitas periódicamente grandes entregas de material, debes asegurarte que tu proveedor tiene la capacidad en volumen de facilitártelo.

- Notificaciones de retraso o incidencias, o bien no entregas del material.

Criterios de servicio

Asesoría por parte del proveedor ante un problema o duda presente en la empresa.

Disposición de cooperación

Posibilidad de capacitación de los proveedores

Variabilidad de la gama de productos y servicios

Trato personalizado y resolutivo

Criterios de medio ambiente

Política de medio ambiente del proveedor

Certificación en ISO 14001

Gestión de sus residuos (evidencias). Aspecto importante ante un proveedor de reparación y mantenimiento de vehículos, maquinaria, limpieza...

Criterios de localización y transporte

La situación del proveedor, o bien de la ubicación de logística del proveedor, es importante ya que a mayor distancia, puede ser más dificultad para la entrega a tiempo del material.

Riesgos del suministro. Si el material viene del extranjero pueden surgir problemas de transporte y aduaneros que pueden producir grandes retrasos de la entrega 

Si el proveedor es un intermediario, es importante conocer al comprador final, para reducir riesgos.

Criterios relativos a la empresa

- Investigación y desarrollo. Debemos conocer sus proyectos en I+D con la finalidad de poder incorporar nuevos materiales o servicios a nuestro sistema productivo.

- Debemos conocer las capacidades productivas, para asegurarnos las entregas de los materiales y servicios solicitados, y con la calidad requerida.

- Debemos conocer las capacidades financieras de la empresa. Ya que las formas de pago a un proveedor, habitualmente se convierten en el criterio decisivo a la hora de seleccionar un proveedor. 

- Flexibilidad y posibilidad de adaptarse a las necesidades de la empresa.  

Criterios de embalaje y control de calidad

- Evidencias del control de calidad por parte de la empresa proveedora de los productos acabados, así como el correcto embalaje para el transporte para que no sufra daños.

- Realización del control de calidad del estado durante la entrega del material. este caso, lo podemos aplicar, por ejemplo, a elementos prefabricados de hormigón, la empresa proveedora debe asegurarse que cuando se entregue el material, ese debe estar en perfectas condiciones y acabados. Es normal, pequeños desconches y en algunos casos pequeñas fisuras que deben repararse, debemos asegurarnos que el proveedor realice esta tarea.

¿Cómo podemos realizar la selección de los proveedores teniendo en cuenta tantos criterios?

Existen técnicas/herramientas que nos permiten realizar este análisis. Para mí, la herramienta que mejor funciona es el Análisis decisión multicriterio (AHP): herramienta de toma de decisiones.

Uno de los aspectos a tener en cuenta, es que la Dirección de la empresa, debe establecer la preferencia entre los diferentes criterios para realizar la selección y cualificación de los mismos. 

Por ejemplo, una empresa fija el criterio por parte de la Dirección, por motivos financieros, y escoge a proveedores que acepten unas condiciones de pago concretas, a pesar de disponer de condiciones peores que otros en plazos de entrega, precios...  Estas preferencias deben considerarse en el análisis final. Podéis ver cómo se consideran estas decisiones en la herramienta AHP (ver aquí).

Debéis tener en cuenta, que podéis escoger el sistema de análisis y selección que os vaya mejor. Deberéis incluir la metodología a seguir en el correspondiente procedimiento del sistema, con la finalidad de evidenciar que la empresa cumple con los requisitos.

Para saber más de este requisito de la norma ISO 9001:2015 sobre la gestión de los proveedores y subcontratistas os recomiendo que consultéis los siguientes enlaces:

Requisitos de los proveedores 
Criterios de selección de proveedores 
Criterios de evaluación y grados de control en proveedores
Procedimiento de compras según ISO 9001:2015

Herramientas como:


Análisis decisión multicriterio (AHP): herramienta de toma de decisiones