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26 de enero de 2016

Procedimiento de compras según ISO 9001:2015

¿Cómo redactamos el Manual y el procedimiento de compras para cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001:2015? ¿hay diferencias respecto a ISO 9001:2008? ¿Por dónde empiezo?

Uno de los requisitos que exige la norma ISO 9001, es la gestión y control de las compras y subcontrataciones de la empresa. No observamos cambios en la nueva actualización de la norma; por lo tanto, para aquellos que tenéis que actualizar vuestro sistema de gestión, podréis mantener la misma metodología y sistemática que teníais establecida. Como en todo el proceso de adaptación de la documentación, deberéis sustituir algunas palabras por las actualizadas en la ISO 9001:2015 para nombrar algunos conceptos.

Para aquellas personas que están implantando por primera vez el sistema de gestión de calidad en vuestra empresa, os pondré un ejemplo, de cómo podéis redactar tanto el Manual como el procedimiento. Como siempre os digo, en el procedimiento debéis explicar vuestra propia sistemática e incluir la información documentada (registros) que generáis. Muchas empresas, disponen de un programa informático específico, para gestionar y controlar las compras y subcontrataciones de la empresa. En este caso, deberéis explicar sencillamente, la metodología a seguir en vuestro programa informático, y los controles que se realizan. 

NOTA: Podéis juntar en un mismo apartado del Manual, tanto las compras como las subcontrataciones, de igual forma en el procedimiento, aunque deberéis explicar y describir los requisitos de cada concepto de forma individualizada. En el caso de esta publicación, debido a la cantidad de información realizaré de forma separada las compras y subcontrataciones.

¿QUÉ NOMENCLATURA Y CODIFICACIÓN LE DAMOS TANTO EN EL MANUAL COMO EN EL PROCEDIMIENTO?

Como siempre, la nomenclatura, la codificación y el diseño de la documentación es a criterio de quién elabora la documentación del sistema. En los siguientes enlaces os propongo un ejemplo que funciona bien, ya que es muy sencillo e intuitivo:


¿QUÉ PONER EN EL MANUAL?


La empresa XYZ efectuará sus compras aquellos proveedores que estén previamente evaluados y aceptados por el comité de calidad y la Dirección. Las excepciones a estos criterios deberán ser juzgados por la Dirección de la empresa.

El proceso de compra de la empresa XYZ debe estar documentado, recogiendo de forma inequívoca los datos y los requisitos que se describen claramente, tanto el producto como el plazo solicitado, así como otros condicionantes (presupuestos, plazos de entrega, características del producto…). Así mismo, se tendrá que incluir, cuando sea apropiado los requisitos de aprobación del producto, para la cualificación del personal y del sistema de gestión de Calidad, asegurándonos, antes de comunicar al proveedor, que los requisitos de la compra se ajustan al producto solicitado. 

Con la finalidad de asegurar que los productos comprados estén de acuerdo con los requisitos especificados en el pedido, se tendrá que realizar la verificación del cumplimiento de todos ellos en la recepción de los mismos, se tendrá que comunicar al proveedor cualquier incidencia o desviación que se detecte en este proceso.

¿QUÉ PONER EN EL PROCEDIMIENTO?


OBSERVACIÓN: se puede realizar un procedimiento específico para compras y otro para subcontrataciones o bien, como lo he propuesto en este post conjuntamente. Es muy importante desarrollar cada concepto por separado ya que son conceptos diferentes. Compras es para producto y subcontratación es para servicio.

Como ya comentamos la información que debe tener el procedimiento es:



Logo de la empresa

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Full 1 de 1
P-5-01

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE COMPRAS Y SUBCONTRATACIONES

Edición: 0
Data: 25/07/13

NOTA: recordad que el encabezado tiene que estar en todas las páginas del documento ya que se tiene que identificar con el título, el número de página la edición y la fecha, para no confundirnos con alguna edición anterior u obsoleta.

OBSERVACIÓN: La primera hoja (no es necesario todas) tienen que tener las firmas y la fecha de quien ha elaborado el procedimiento, quien lo ha revisado y quien lo ha aprobado según lo hemos especificado en el sistema documental.

Además siempre en todos los procedimientos tiene que constar un registro de ediciones con su fecha y el motivo por el que se ha modificado. Normalmente se pondría en la segunda página del documento, ya que la primera con la carátula, las firmas (al pie de página) y el índice (cuerpo de la página) ya es suficiente.

Se podría realizar algo como la siguiente tabla:


MODIFICACIONES

Edición

Fecha

Descripción del motivo de la modificación

0


1

01/01/0001


01/01/0002

Por ejemplo: se ha modificado el sistema de pedidos

Por ejemplo: Se ha modificado el criterio de selección de proveedores

El índice del procedimiento podría ser algo así:
    1.    Objeto del procedimiento:
    2.    Alcance
    3.    Responsabilidades
    4.    Desarrollo del procedimiento:
4.1. Pedidos:
         4.2. Compras
         4.3. Subcontrataciones
         4.4. Registro de compras y subcontrataciones
         4.5. Evaluación de proveedores:
                   4.5.1. Evaluación inicial
                   4.5.2. Evaluación continuada
                   4.5.3. Listado de proveedores aprobados
 5.       Documentos relacionados

A partir de tener la estructura del procedimiento ya podéis desarrollar cada uno de los puntos de este.

NOTA IMPORTANTE: Tenéis que tener coherencia con lo que dejáis por escrito. Por ejemplo, si en funciones del personal ponéis que la responsabilidad de las compras de un determinado producto es de un puesto de trabajo, en este procedimiento en el apartado de responsabilidades tenéis que poner lo mismo. Esta coherencia es la que mira el Auditor y de ahí derivan muchas no conformidades.

OBJETO

 En este procedimiento pretende (Objeto):

Establecer la sistemática de la realización de los pedidos, así como todo el proceso desde la aprobación del pedido hasta conformarlo para que el departamento de contabilidad de la empresa lo tenga en cuenta para su posterior pago.

También hay que establecer la sistemática para la evaluación y aprobación de proveedores y subcontratistas. La complementación y la revisión de las órdenes de compra/subcontratación con la finalidad de asegurar que los productos y servicios cumplen con los requisitos especificados.

NOTA: Se pueden establecer varios mecanismos dependiendo qué productos comprar o qué servicios subcontratar y especificar en este procedimiento los diferentes tratos. No es lo mismo comprar una bombilla simple que un equipo de subcontratación. No es lo mismo subcontratar la limpieza de unas oficinas que una calibración de un equipo. Los requisitos son diferentes y hay que especificarlos.

DESARROLLO 

La empresa xyz realiza sus compras a aquellos proveedores que estén previamente evaluados y seleccionados por la organización.

NOTA: En este punto hay que definir quién tiene la responsabilidad de evaluar y seleccionar. Por ejemplo si es el Comité de calidad o un puesto en concreto, se puede especificar en este punto del manual, a parte del procedimiento de funciones del personal.  De una manera genérica he puesto por la organización.

La información de las compras tiene que ser un proceso documentado de forma inequívoca con el registro definido en el Sistema:

  • Los datos del pedido
  • Los requisitos que describen claramente el producto
  • Los requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipo.
  • Los requisitos para la cualificación del personal
  • Los requisitos del sistema de calidad
  • El plazo solicitado
  • Otros datos como el presupuesto, condiciones de entrega, requisitos para la aprobación del producto.

Con la finalidad de asegurar que los productos comprados estén de acuerdo con los requisitos específicos en el pedido, se tendrá que efectuar la verificación del cumplimiento de todos ellos en la recepción de los mismos. Se tiene que comunicar al proveedor (con evidencia documental) cualquier incidencia o desviación que se detecte en el proceso.

EVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES DE COMPRAS

La empresa XYZ mantiene relaciones comerciales con las empresas que ofrezcan sus productos con estándares de calidad adecuados a los requisitos que sean de consideración, de forma que se evite una influencia negativa de estos en el resultado final de las actuaciones.

Como consecuencia, la empresa XYZ adquirirá sus productos a empresas seleccionadas según la metodología establecida en el procedimiento con la finalidad de evaluar su capacidad para cumplir los requisitos que se especifican. Además se tendrá que hacer una reevaluación continua en el tiempo del resultado del producto, guardando registros de las evaluaciones y cualquier acción necesaria derivada de la misma.

NOTA: quedará definido en el procedimiento tanto de compras como el de no conformidades de producto, cuándo y cómo hay que poner estas incidencias y documentarlas.

Por lo tanto, únicamente se podrán comprar productos aquellos proveedores recogidos en el listado de proveedores aceptados.

OBSERVACIÓN: es en el procedimiento de Compras donde se tiene que especificar la metodología a seguir tanto en la evaluación, como el proceso y los registros que se generan. Cada actividad tendrá unos requisitos específicos que tienen que definirse y tienen que quedar documentados. Por ejemplo los requisitos que se necesitan para comprar un equipo de precisión para realizar un ensayo concreto no es lo mismo que los requisitos para comprar una bombilla. Y por lo tanto, la exigencia que le pediremos al proveedor no será la misma.


Tanto en el apartado de compras como en el de subcontrataciones tenéis que explicar qué codificación utilizáis para identificar estos pedidos y poner en el apartado de documentos relacionados cómo mínimo el modelo de la siguiente información documentada:

Registro de órdenes de Compra y subcontratación (puede ser el mismo registro o no).
Formato de la hoja de pedido de compra
Formato  de la hoja de pedido de subcontratación
Formato de la hoja de evaluación de proveedor
Registro de la información solicitada a los proveedores para su aceptación
Formato de la hoja de no conformidad de producto (para compras)
Formato de la hoja de no conformidad de servicio (para subcontrataciones)

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