Manual de calidad paso a paso según la norma ISO 9001. Todo lo que quieras saber de los sistemas de gestión y procesos. Implantación y seguimiento. Elaboración de documentación. Adaptación a la norma ISO 9001:2015. Integración de sistemas. Gestión de riesgos. Foro de calidad y noticias de interés. Asesoramiento online.

26 de enero de 2016

Procedimiento de compras según ISO 9001:2015

¿Cómo redactamos el Manual y el procedimiento de compras para cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001:2015? ¿hay diferencias respecto a ISO 9001:2008? ¿Por dónde empiezo?

Uno de los requisitos que exige la norma ISO 9001, es la gestión y control de las compras y subcontrataciones de la empresa. No observamos cambios en la nueva actualización de la norma; por lo tanto, para aquellos que tenéis que actualizar vuestro sistema de gestión, podréis mantener la misma metodología y sistemática que teníais establecida. Como en todo el proceso de adaptación de la documentación, deberéis sustituir algunas palabras por las actualizadas en la ISO 9001:2015 para nombrar algunos conceptos.

Para aquellas personas que están implantando por primera vez el sistema de gestión de calidad en vuestra empresa, os pondré un ejemplo, de cómo podéis redactar tanto el Manual como el procedimiento. Como siempre os digo, en el procedimiento debéis explicar vuestra propia sistemática e incluir la información documentada (registros) que generáis. Muchas empresas, disponen de un programa informático específico, para gestionar y controlar las compras y subcontrataciones de la empresa. En este caso, deberéis explicar sencillamente, la metodología a seguir en vuestro programa informático, y los controles que se realizan. 

NOTA: Podéis juntar en un mismo apartado del Manual, tanto las compras como las subcontrataciones, de igual forma en el procedimiento, aunque deberéis explicar y describir los requisitos de cada concepto de forma individualizada. En el caso de esta publicación, debido a la cantidad de información realizaré de forma separada las compras y subcontrataciones.

¿QUÉ NOMENCLATURA Y CODIFICACIÓN LE DAMOS TANTO EN EL MANUAL COMO EN EL PROCEDIMIENTO?

Como siempre, la nomenclatura, la codificación y el diseño de la documentación es a criterio de quién elabora la documentación del sistema. En los siguientes enlaces os propongo un ejemplo que funciona bien, ya que es muy sencillo e intuitivo:


¿QUÉ PONER EN EL MANUAL?


La empresa XYZ efectuará sus compras aquellos proveedores que estén previamente evaluados y aceptados por el comité de calidad y la Dirección. Las excepciones a estos criterios deberán ser juzgados por la Dirección de la empresa.

El proceso de compra de la empresa XYZ debe estar documentado, recogiendo de forma inequívoca los datos y los requisitos que se describen claramente, tanto el producto como el plazo solicitado, así como otros condicionantes (presupuestos, plazos de entrega, características del producto…). Así mismo, se tendrá que incluir, cuando sea apropiado los requisitos de aprobación del producto, para la cualificación del personal y del sistema de gestión de Calidad, asegurándonos, antes de comunicar al proveedor, que los requisitos de la compra se ajustan al producto solicitado. 

Con la finalidad de asegurar que los productos comprados estén de acuerdo con los requisitos especificados en el pedido, se tendrá que realizar la verificación del cumplimiento de todos ellos en la recepción de los mismos, se tendrá que comunicar al proveedor cualquier incidencia o desviación que se detecte en este proceso.

¿QUÉ PONER EN EL PROCEDIMIENTO?


OBSERVACIÓN: se puede realizar un procedimiento específico para compras y otro para subcontrataciones o bien, como lo he propuesto en este post conjuntamente. Es muy importante desarrollar cada concepto por separado ya que son conceptos diferentes. Compras es para producto y subcontratación es para servicio.

Como ya comentamos la información que debe tener el procedimiento es:



Logo de la empresa

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Full 1 de 1
P-5-01

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE COMPRAS Y SUBCONTRATACIONES

Edición: 0
Data: 25/07/13

NOTA: recordad que el encabezado tiene que estar en todas las páginas del documento ya que se tiene que identificar con el título, el número de página la edición y la fecha, para no confundirnos con alguna edición anterior u obsoleta.

OBSERVACIÓN: La primera hoja (no es necesario todas) tienen que tener las firmas y la fecha de quien ha elaborado el procedimiento, quien lo ha revisado y quien lo ha aprobado según lo hemos especificado en el sistema documental.

Además siempre en todos los procedimientos tiene que constar un registro de ediciones con su fecha y el motivo por el que se ha modificado. Normalmente se pondría en la segunda página del documento, ya que la primera con la carátula, las firmas (al pie de página) y el índice (cuerpo de la página) ya es suficiente.

Se podría realizar algo como la siguiente tabla:


MODIFICACIONES

Edición

Fecha

Descripción del motivo de la modificación

0


1

01/01/0001


01/01/0002

Por ejemplo: se ha modificado el sistema de pedidos

Por ejemplo: Se ha modificado el criterio de selección de proveedores

El índice del procedimiento podría ser algo así:
    1.    Objeto del procedimiento:
    2.    Alcance
    3.    Responsabilidades
    4.    Desarrollo del procedimiento:
4.1. Pedidos:
         4.2. Compras
         4.3. Subcontrataciones
         4.4. Registro de compras y subcontrataciones
         4.5. Evaluación de proveedores:
                   4.5.1. Evaluación inicial
                   4.5.2. Evaluación continuada
                   4.5.3. Listado de proveedores aprobados
 5.       Documentos relacionados

A partir de tener la estructura del procedimiento ya podéis desarrollar cada uno de los puntos de este.

NOTA IMPORTANTE: Tenéis que tener coherencia con lo que dejáis por escrito. Por ejemplo, si en funciones del personal ponéis que la responsabilidad de las compras de un determinado producto es de un puesto de trabajo, en este procedimiento en el apartado de responsabilidades tenéis que poner lo mismo. Esta coherencia es la que mira el Auditor y de ahí derivan muchas no conformidades.

OBJETO

 En este procedimiento pretende (Objeto):

Establecer la sistemática de la realización de los pedidos, así como todo el proceso desde la aprobación del pedido hasta conformarlo para que el departamento de contabilidad de la empresa lo tenga en cuenta para su posterior pago.

También hay que establecer la sistemática para la evaluación y aprobación de proveedores y subcontratistas. La complementación y la revisión de las órdenes de compra/subcontratación con la finalidad de asegurar que los productos y servicios cumplen con los requisitos especificados.

NOTA: Se pueden establecer varios mecanismos dependiendo qué productos comprar o qué servicios subcontratar y especificar en este procedimiento los diferentes tratos. No es lo mismo comprar una bombilla simple que un equipo de subcontratación. No es lo mismo subcontratar la limpieza de unas oficinas que una calibración de un equipo. Los requisitos son diferentes y hay que especificarlos.

DESARROLLO 

La empresa xyz realiza sus compras a aquellos proveedores que estén previamente evaluados y seleccionados por la organización.

NOTA: En este punto hay que definir quién tiene la responsabilidad de evaluar y seleccionar. Por ejemplo si es el Comité de calidad o un puesto en concreto, se puede especificar en este punto del manual, a parte del procedimiento de funciones del personal.  De una manera genérica he puesto por la organización.

La información de las compras tiene que ser un proceso documentado de forma inequívoca con el registro definido en el Sistema:

  • Los datos del pedido
  • Los requisitos que describen claramente el producto
  • Los requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y equipo.
  • Los requisitos para la cualificación del personal
  • Los requisitos del sistema de calidad
  • El plazo solicitado
  • Otros datos como el presupuesto, condiciones de entrega, requisitos para la aprobación del producto.

Con la finalidad de asegurar que los productos comprados estén de acuerdo con los requisitos específicos en el pedido, se tendrá que efectuar la verificación del cumplimiento de todos ellos en la recepción de los mismos. Se tiene que comunicar al proveedor (con evidencia documental) cualquier incidencia o desviación que se detecte en el proceso.

EVALUACIÓN DE LOS PROVEEDORES DE COMPRAS

La empresa XYZ mantiene relaciones comerciales con las empresas que ofrezcan sus productos con estándares de calidad adecuados a los requisitos que sean de consideración, de forma que se evite una influencia negativa de estos en el resultado final de las actuaciones.

Como consecuencia, la empresa XYZ adquirirá sus productos a empresas seleccionadas según la metodología establecida en el procedimiento con la finalidad de evaluar su capacidad para cumplir los requisitos que se especifican. Además se tendrá que hacer una reevaluación continua en el tiempo del resultado del producto, guardando registros de las evaluaciones y cualquier acción necesaria derivada de la misma.

NOTA: quedará definido en el procedimiento tanto de compras como el de no conformidades de producto, cuándo y cómo hay que poner estas incidencias y documentarlas.

Por lo tanto, únicamente se podrán comprar productos aquellos proveedores recogidos en el listado de proveedores aceptados.

OBSERVACIÓN: es en el procedimiento de Compras donde se tiene que especificar la metodología a seguir tanto en la evaluación, como el proceso y los registros que se generan. Cada actividad tendrá unos requisitos específicos que tienen que definirse y tienen que quedar documentados. Por ejemplo los requisitos que se necesitan para comprar un equipo de precisión para realizar un ensayo concreto no es lo mismo que los requisitos para comprar una bombilla. Y por lo tanto, la exigencia que le pediremos al proveedor no será la misma.


Tanto en el apartado de compras como en el de subcontrataciones tenéis que explicar qué codificación utilizáis para identificar estos pedidos y poner en el apartado de documentos relacionados cómo mínimo el modelo de la siguiente información documentada:

Registro de órdenes de Compra y subcontratación (puede ser el mismo registro o no).
Formato de la hoja de pedido de compra
Formato  de la hoja de pedido de subcontratación
Formato de la hoja de evaluación de proveedor
Registro de la información solicitada a los proveedores para su aceptación
Formato de la hoja de no conformidad de producto (para compras)
Formato de la hoja de no conformidad de servicio (para subcontrataciones)

20 comentarios:

  1. Buenas tardes;

    Adiana,actualmente estoy levantado la información documental de manera integrada y la complejidad de la organización estoy tratando de reducir el mayor numero de documentos para tener así un mejor control. por ende en el Procedimiento de Adquisiciones(compras) en mi alcance quiero incluir las actividades de selección,Evaluación y re-evaluación de Proveedores. y queriendo Explicar los Criterios a tener en cuenta para Proveedores de Productos, y proveedores de Servicios. como información documental(registro) debere crear dos formatos Para Evaluación de Proveedores productos Y Subcontratistas? debido a que en algunos casos se manejan Criterios Diferentes a evaluar. Ejemplo a Proveedores de productos no le Podre Evaluar el Criterio de pago de Seguridad Social.

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Buenas tardes Yeiner Jeusus, no hay problema en fusionarlo todo en un procedimiento. Y en cuanto a los registros, si los criterios son diferentes, te recomiendo que realices dos registros diferenciados, ya que es habitual que los criterios de selección y aceptación sean diferentes, así como los requisitos que les solicitas. Sobretodo que quede bien explicado en el procedimiento. Un saludo.

      Eliminar
  2. HOLA ADRIANA GUSTO EN SALUDARTE.ACTUALMENTE YO ESTOY CONFORMANDO O REALIZANDO EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEBO SEGUIR LA NORMA EN TODO COMO EN EL SGC?

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Buenos días, si quieres implantar el sistema de gestión de calidad en base a la norma ISO 9001:2015, deberás evidenciar todos los requisitos que expone la norma, en base a la realidad de tu empresa, incorporando tada la información documentada (registros) que genere tu empresa, además de los propios de gestión especificados en la norma. El formato que desees, el diseño es libre y la estructura y organización de los procedimientos puedes hacerlo como quieras. Si tienes problemas en la hora de la redacción de los procedimientos, así como de toda la documentación que necesitas para implantar y certificarte en la norma ISO 9001:2015, puedes encontrar cómo hacerlo, así como ejemplos en mi libro, te dejo el enlace por si estás interesado/a: http://asesordecalidad.blogspot.com/2016/08/venta-del-libro-guia-de-elaboracion-de.html#.WJHTP1WLTIV
      Un saludo

      Eliminar
  3. Buenos días Adriana, mil gracias por tu Blog es genial y de gran ayuda, quisiera saber si tienes un modelo de procedimiento para elaboración y control de información documentada, me sería de gran ayuda.

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Buenos días liliana, me alegro mucho que este blog te sea de gran ayuda. En cuanto a tu consulta te facilito los enlaces:
      http://asesordecalidad.blogspot.com/2015/04/control-de-la-informacion-documentada.html#.WKQpAPkgXIV
      http://asesordecalidad.blogspot.com/2015/01/documentos-y-registros-basicos-segun-la.html#.WKQpRvkgXIV
      http://asesordecalidad.blogspot.com/2015/03/informacion-documentada-segun-iso.html#.WKQpXPkgXIV
      Un saludo

      Eliminar
  4. Buenos días Adriana,
    Antes de todo, me gustaría agradecerte todo el conocimiento sobre la norma que aportas en este blog. Me está siendo de grandísima ayuda.
    Estoy implantando por vez primera la ISO 9001:2015 y tengo la siguiente duda:
    Para la compra y subcontrataciones, tenemos un sistema de gestión informatidado que queda todo guardado de manera informática. ¿Es necesario indicar cómo es el formato que genera dicho programa? o con indicar que queda registrado de manera informática sería suficiente?
    Muchas gracias

    Un saludo.

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Buenos días, debes indicar en el procedimiento la metodología a seguir utilizando el programa, e indicar los formatos que se generan. Un saludo.

      Eliminar
  5. buenos dias Adriana!muchas gracias por este blog, es de gran ayuda!Te consulto, estoy implantando el SGC 2015 en una empresa de servicios medicos domiciliarios, los prestadores ( es decir los profesionales que prestan la atencion al paciente, medicos, kinesiologos, enfermeros) los trato como subcontrataciones? En el apartado de RRHH he diseñado las competencias necesarias, asi como un manual de induccion, cuando se incorporan a la empresa.Muchas gracias!!

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Buenos días Mariana, la respuesta es depende. Si son trabajadores que pertenecen a la empresa, los tienes que tratar como trabajadores como tal, aunque tengan el contrato que tengan, ya que realizan sus funciones permanentemente dentro de la empresa, además la ejecución de sus funciones forman parte del proceso productivo de la empresa. Por otro lado, si la empresa realiza subcontrataciones de forma puntual de los servicios de estos trabajadores, puede considerarse como tales. La decisión es tuya, siempre y cuando quede todo explicado y detallado en la documentación del sistema. si consideras que son trabajadores que pertenecen a la empresa (aunque sean autónomos) tendrás que definir sus funciones y requisitos del puesto de trabajo en el procedimiento de funciones y requisitos del personal, ya que puedes considerar que sin la presencia de un especialista no se puede realizar el proceso productivo de la empresa (es lo que yo haría). En cambio si lo consideras como un apoyo puntual, puede ser considerado como subcontratación, y tendrás que redactar en el correspondiente procedimiento los requisitos mínimos que se les solicita a estos subcontratistas. Tanto un caso como el otro incluyélos en el organigrama, si los consideras de plantilla (línea continua) y si los consideras subcontratistas (línea discontinua)
      Un saludo

      Eliminar
    2. Adriana, muchisimas gracias por tu respuesta!! me ha aclarado el panorama.Gracias!!

      Eliminar
  6. Buen día Adriana. Observo que en algunas partes mencionas al Manual de Calidad, no obstante entiendo que la norma ISO 9001:2015 no exige que se cumpla con este requisito como lo hacia la versión 2008. Quisiera saber cuál es tu opinión respecto a este tema??? Muchas gracias. Saludos. Marcos

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Buenas noches Marcos, comentarte que el Manual como tal no es obligatorio en la nueva ISO 9001:2015, aunque si lo mantienes no pasa nada (es un extra). Personalmente, yo lo sigo manteniendo ya que es un buen lugar para poder estructurar los diferentes requisitos y además indicar si alguno no aplica a tu empresa y el porqué. En el caso de existir no debe ser muy extenso, ya que donde se explica la metodología a seguir para cada uno de los requisitos es en los procedimientos. Un saludo

      Eliminar
  7. Adriana, muchas gracias por tu comentario!!!!! Saludos. Marcos

    ResponderEliminar
  8. Estimada Adriana:
    Tomando como caso real, una empresa tiene varias sedes, una de las sedes esta por certificarse y considera en el apartado de compras como proveedor a la empresa principal ya que le provee de material y la sede es de servicios, las consultas son las sgts: ¿Cómo considero evaluar a un solo proveedor en el caso de considerar a la empresa principal como proveedor? ¿tendría que cumplir con todos los puntos de la norma en ese caso? ¿tendría que considerar a la empresa principal para la auditoria como departamento de compras, pero si esta no esta en mi alcance la debo incluir? Gracias por la respuesta.

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Buenos días Melissa, deberás cumplir con el requisito de compras aunque sólo tengas un proveedor. Este proveedor (sede central) deberá cumplir con los requisitos de la norma y daros las evidencias correspondientes para que lo podáis documentar. Entiendo que en vuestro caso la sede central se certifica por separado de cada una de las delegaciones... Simplemente deberás explicar muy bien en los procedimientos y el organigrama general vuestras dependencias con la sede central, y un escrito por parte de la Dirección que la empresa pertenece al mismo grupo empresarial. Un saludo.

      Eliminar
  9. buenos dias adriana gracias por la informacion compartida tengo una duda, los procedimientos se pueden codificar y colocarle la version y fecha sin colocar quien aprobo el documento en todos los encabezados y aparte colocar que quien aprueba los documentos es el gerente de gestion de calidad en el procedimiento de control de documentos.

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Buenos días, la norma describe:
      7.5.2 Creación y actualización
      Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse, cuando sea aplicable:
      a) Identificación y descripción (p.ej., un título, fecha, autor, o el número de referencia):
      b) Formato (por ejemplo, el idioma, la versión de software, gráficos) y medios de comunicación (por
      ejemplo, papel, electrónico);
      c) La revisión y aprobación de idoneidad y adecuación.

      Por lo tanto, de debe colocar quién revisa y aprueba los documentos.
      Un saludo

      Eliminar
  10. Hola querida Adriana Gómez, gracias por tu blog, nos es de gran ayuda, Te consulto lo siguiente:
    La organización donde laboro se tiene contratada a una consultara, quien nos estará apoyando para la certificación, ella nos esta sugiriendo y de manera casi obligatoria que los documentos del sistema informático (software ERP) debemos colocarle versión, vigencia y distribución.
    En otro orden de idea nos esta sugiriendo y de manera casi obligatoria a tener un respaldo electrónico de la documentación y registros físicos (formularios impresos en papel), que ya se encuentran debidamente archivados.

    ResponderEliminar
    Respuestas
    1. Buenos días Roymand, efectivamente cuando disponemos de un sistema de gestión de calidad implantado, disponemos de documentos informatizados y otros en formato papel que hay que guardar. Tanto unos como otros se debrn codificar, indicar la edición, fecha y validez. Yo recomiendo también que los documentos en papel, originales y firmados, se escaneen y se archiven en formato digital, a parte de mantener el papel, ya que de este modo podréis disponer de toda la infotmación junta y será más fácil su gestión y control. Un saludo

      Eliminar

Print

 
Copyright © . Manual de gestión de calidad paso a paso - Posts · Comments
Theme Template by BTDesigner · Powered by Blogger
Visítenos en Google+