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25 de julio de 2014

COMPRAS II (PROCEDIMIENTO)






Como ya se ha comentado en el post de COMPRAS I (MANUAL DE CALIDAD), la norma UNE-EN ISO 9001:2008 requiere un desarrollo mediante procedimientos de este apartado. Si nos fijamos en el supuesto ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS que he propuesto anteriormente, la nomenclatura se correspondería a:

5.   Compras y Subcontrataciones (puntos de la norma 7.4.1, 7.4.2 y 7.4.3)

P-5-01  PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE COMPRAS Y SUBCONTRATACIONES

OBSERVACIÓN: se puede realizar un procedimiento específico para compras y otro para subcontrataciones o bien, como lo he propuesto en este post conjuntamente. Es muy importante desarrollar cada concepto por separado ya que son conceptos diferentes. Compras es para producto y subcontratación es para servicio.

Como ya comentamos la información que debe tener el procedimiento es:



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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

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P-5-01

PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE COMPRAS Y SUBCONTRATACIONES

Edición: 0
Data: 25/07/13

NOTA: recordad que el encabezado tiene que estar en todas las páginas del documento ya que se tiene que identificar con el título, el número de página la edición y la fecha, para no confundirnos con alguna edición anterior u obsoleta.

OBSERVACIÓN: La primera hoja (no es necesario todas) tienen que tener las firmas y la fecha de quien ha elaborado el procedimiento, quien lo ha revisado y quien lo ha aprobado según lo hemos especificado en el sistema documental.

Además siempre en todos los procedimientos tiene que constar un registro de ediciones con su fecha y el motivo por el que se ha modificado. Normalmente se pondría en la segunda página del documento, ya que la primera con la carátula, las firmas (al pie de página) y el índice (cuerpo de la página) ya es suficiente.

Se podría realizar algo como la siguiente tabla:


MODIFICACIONES

Edición

Fecha

Descripción del motivo de la modificación

0


1

01/01/0001


01/01/0002

Por ejemplo: se ha modificado el sistema de pedidos

Por ejemplo: Se ha modificado el criterio de selección de proveedores

El índice del procedimiento podría ser algo así:
    1.    Objeto del procedimiento:
    2.    Alcance
    3.    Responsabilidades
    4.    Desarrollo del procedimiento:
4.1. Pedidos:
         4.2. Compras
         4.3. Subcontrataciones
         4.4. Registro de compras y subcontrataciones
         4.5. Evaluación de proveedores:
                   4.5.1. Evaluación inicial
                   4.5.2. Evaluación continuada
                   4.5.3. Listado de proveedores aprobados
 5.       Documentos relacionados

A partir de tener la estructura del procedimiento ya podéis desarrollar cada uno de los puntos de este.

NOTA IMPORTANTE: Tenéis que tener coherencia con lo que dejáis por escrito. Por ejemplo, si en funciones del personal ponéis que la responsabilidad de las compras de un determinado producto es de un puesto de trabajo, en este procedimiento en el apartado de responsabilidades tenéis que poner lo mismo. Esta coherencia es la que mira el Auditor y de ahí derivan muchas no conformidades.

 En este procedimiento se pretende (Objeto):

Establecer la sistemática de la realización de los pedidos, así como todo el proceso desde la aprobación del pedido hasta conformarlo para que el departamento de contabilidad de la empresa lo tenga en cuenta para su posterior pago.

También hay que establecer la sistemática para la evaluación y aprobación de proveedores y subcontratistas. La complementación y la revisión de las órdenes de compra/subcontratación con la finalidad de asegurar que los productos y servicios cumplen con los requisitos especificados.

NOTA: Se pueden establecer varios mecanismos dependiendo qué productos comprar o qué servicios subcontratar y especificar en este procedimiento los diferentes tratos. No es lo mismo comprar una bombilla simple que un equipo de subcontratación. No es lo mismo subcontratar la limpieza de unas oficinas que una calibración de un equipo. Los requisitos son diferentes y hay que especificarlos.

Tanto en el apartado de compras como en el de subcontrataciones tenéis que explicar qué codificación utilizáis para identificar estos pedidos y poner en el apartado de documentos relacionados cómo mínimo el modelo de:
Registro de órdenes de Compra y subcontratación (puede ser el mismo registro o no.
Formato de la hoja de pedido de compra
Formato  de la hoja de pedido de subcontratación
Formato de la hoja de evaluación de proveedor
Registro de la información solicitada a los proveedores para su aceptación
Formato de la hoja de no conformidad de producto (para compras)

Formato de la hoja de no conformidad de servicio (para subcontrataciones)

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