Criterios de evaluación y grados de control en proveedores

El objeto de este artículo es aclarar cuál es la diferencia entre establecer criterios de evaluación y grados de control, aspecto que viene descrito en la norma ISO 9001:2015.

Muchos de vosotros me habéis solicitado que aclare estos dos conceptos, ya que os habéis encontrado que el Auditor externo os ha puesto en el informe de auditoría, o bien como observación o como no conformidad, que falta desarrollar la metodología al respecto o bien que existen carencias al respecto de estos requisitos.

Para ello os voy aclarar las siguientes preguntas: ¿Cómo introduce la norma estos dos conceptos? ¿En qué consiste un criterio de evaluación? Ejemplos de criterios de evaluación ¿En qué consiste el grado de control? Ejemplos de grados de control en la recepción del producto o la ejecución del servicio o proceso.

¿Cómo introduce la norma estos dos conceptos?

Si hacemos un breve resumen de lo que nos describe la norma en su apartado 8.4 referente a estos dos conceptos es:

La organización debe establecer y aplicar criterios para la evaluación, selección, seguimiento del desempeño y re-valuación de los proveedores externos, con base en su capacidad para suministrar procesos, productos y/o servicios, de acuerdo con los requisitos especificados.

La organización deberá determinar el tipo y la extensión de los controles que se aplicarán a la obtención externa de procesos, productos y servicios.

Por lo tanto, se necesita desarrollar en el procedimiento, criterios de evaluación, y controles para la recepción.

¿En qué consiste un criterio de evaluación?

Un criterio de evaluación es un parámetro en función del que se juzgará el o los atributos de un objeto de estudio.

Un criterio de evaluación incluye:

- La realización de la propia tarea

- El grado de calidad que se espera del trabajo realizado.

Los criterios de evaluación para seleccionar a un proveedor son, por ejemplo, la proximidad, el precio, el servicio, el volumen, plazo de entrega, formas de pago...

¿En qué consiste el grado de control? 

El grado de control puede variar en función del tipo de proveedor, ya que no es lo mismo evaluar a un proveedor que vende su producto, o bien al que subcontratas un servicio, ya que la forma de medir el cumplimiento es diferente.

Podemos establecer diferentes tipos de controles, como por ejemplo:

Controles para la recepción de productos, maquinarias, equipos de medición y materiales:

- Control administrativo: verificar que los conceptos descritos en el albarán, así como las cantidades solicitadas, son los proporcionados por el proveedor y coinciden con la orden de pedido aprobada. 

Control de la documentación a la llegada del lote. En casos como son la recepción de un tipo de material concreto, por ejemplo áridos, cemento... debemos realizar el control de la documentación con un chequeo considerando el número de lote, marcados de calidad, analíticas proporcionadas por la planta para ese lote concreto...

- Control Inspección visual: una vez nos llega el producto solicitado, realizamos mediante una inspección visual, que el producto recibido sea el solicitado y cumpla con todos los requisitos de calidad exigidos. Muchas veces, dependiendo de la cantidad a verificar, se realiza un muestreo, o bien analíticas, ensayos, mediciones... todo depende del material o producto.

- Pruebas de funcionamiento: en el caso que el producto facilitado sea un equipo de medición o maquinaria, a no ser que el propio proveedor ponga en funcionamiento el equipo o maquinaria, se debe verificar el funcionamiento de la misma en el mismo momento de la recepción.

- Control de frecuencia: si los pedidos son continuos, se debe controlar si se cumplen los plazos de entrega, el proveedor puede proporcionar las cantidades que se solicitan y con los requisitos de calidad del producto adecuados.

- Control en el transporte: dependiendo de los productos a subministrar, pueden surgir problemas con el transportista de los mismos, aspecto que también se puede realizar el seguimiento.

Un ejemplo sencillo para este caso, productos prefabricados de hormigón (concreto), existen elementos de grandes dimensiones que requieren de un transporte especial. Nosotros como cliente, lo más normal, es que inspeccionemos estos elementos en el acopio de la planta antes de ser transportados, le demos el OK y posteriormente se desplacen a obra. Debemos verificar que no se produzcan daños durante el transporte y durante el montaje.

Controles para la ejecución y conformidad de subcontrataciones de servicios:

- Control administrativo: una vez se ha realizado la subcontratación a una empresa aprobada por la Dirección y que cumple con todos los requisitos de calidad establecidos, es necesario realizar un seguimiento de los trabajos subcontratados, mediante la solicitud de los albaranes o los partes de trabajo diarios, así como si es necesario y procede, los avances de resultados obtenidos. Todos estos documentos deben ser analizados por el departamento técnico de la empresa y verificar el cumplimiento de dichos requisitos, así como  los plazos de entrega y los trabajos realizados. Todos los trabajos subcontratados, de algún modo, deben ser supervisados y aprobados por la empresa. Sólo cuando todo se considera correcto, se da la orden de pago a dicho subcontratista.

Como en los casos mencionados anteriormente del control del producto, naturalmente que se puede realizar la supervisión de los trabajos in situ y verificación de las frecuencias. Pero en realidad, en la mayoría de casos es suficiente con un control administrativo, y es más, si disponen de las certificaciones adecuadas implantadas y/o certificadas, podemos solicitarles la trazabilidad completa de los mismos, asegurándonos de la calidad de los trabajos realizados. 

Espero que con este artículo os queden más claros estos conceptos y cómo diferenciarlos. 

Para saber más de este requisito de la norma ISO 9001:2015 sobre la gestión de los proveedores y subcontratistas os recomiendo que consultéis los siguientes enlaces:

Requisitos de los proveedores 
Criterios de selección de proveedores 
Criterios de evaluación y grados de control en proveedores
Procedimiento de compras según ISO 9001:2015

Herramientas como:

Análisis decisión multicriterio (AHP): herramienta de toma de decisiones