Tal
y como ya he comentado en el post de COMPRAS II (PROCEDIMIENTO) donde queda definido el formato y estructura del procedimiento que nos
ocupa, se definirá a continuación el contenido que tiene que tener el apartado
de subcontrataciones en el procedimiento que estamos desarrollando.
En
este apartado del procedimiento tiene que contener:
Cuando
alguien de un departamento tiene la necesidad de subcontratar, quien hace la
solicitud, quien la tiene que aprobar y quien hace el seguimiento de la
subcontratación y la evalúa. Cada una de las etapas puede ser la misma persona
o varias. Cada uno de los pasos ha de dejar una evidencia documental o bien una
firma en el propio registro de subcontrataciones para cada uno de los pasos.
Esta firma puede ser informática – digital o bien firma manual.
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EJEMPLO: es el responsable del
departamento en cursar la solicitud de subcontratación a nivel interno para
su aprobación por parte del Director y Consejero delegado. En cambio puede
ser un técnico el que una vez aprobada sea el interlocutor con el
subcontratista de los trabajos y quien evalúe el trabajo. La persona que evalúa
ha de tener la capacitación adecuada y documentada para realizar dicho
trabajo.
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Este
proceso genera un registro que hay que darle una codificación, tal y como se ha
especificado en el post de Estructura documental del sistema de calidad ISO 9001:2008.
Si
en el Índice del Manual habíamos
definido en el capítulo 5:
5.
Compras
y Subcontrataciones (puntos de la norma 7.4.1, 7.4.2 y 7.4.3)
El
procedimiento definido en el Índice de procedimientos es:
P-5-01 PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN DE
COMPRAS Y SUBCONTRATACIONES
Por
lo que los registros que colgarían de este procedimiento, cómo mínimo serían:
R-5-01-01 Registro de solicitud de compra y
subcontratación (puede ser el mismo registro o dos diferentes). El primero es
el formato individual para cada compra o subcontratación
R-5-01-02 Registro de órdenes de compra y
subcontratación (el registro general de todas las compras y subcontrataciones.
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NOTA: Dentro del registro también tiene que haber una
codificación, que simplemente puede ser el nº de compra o subcontratación con
el año. Será con este número el que se identificarán los trabajos o la compra
de productos y una vez que ha sido aprobado, pedido, realizado y comprobado
se pasará al departamento de contabilidad para su gestión. A la hora de
elegir la codificación del registro es bueno hablar con el departamento de
contabilidad para que ellos puedan decidir que enumeración llevar y lo puedan
entrar en su sistema de gestión de contabilidad informático sin problemas.
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Para
empresas medianas - grandes con un sistema de intranet, normalmente ya tienen
un sistema informático propio donde registran la solicitud, la secuencia de
firmas de aprobación, donde el que solicita tiene que enviar a sus superiores
al menos tres presupuestos diferentes del producto o de los servicios a
subcontratar y donde tiene que evaluar el servició y al proveedor y
subcontratista. En este mismo programa está fusionado con el de contabilidad
para que lo tengan presentes. Existe una codificación para la solicitud, una
para cuando ya se ha aprobado y otra con los datos reales del albarán y de la
factura del proveedor y el importe exacto.
En
las empresas pequeñas normalmente el proceso es más sencillo.
Lo
que tenéis que comentar en este punto del procedimiento es cómo lo hacéis en
realidad en vuestra empresa, y si ya tenéis formatos- formularios o bien una
codificación concreta adaptéis vuestro manual a ella.
Es muy importante definir los requisitos de los subcontratistas.
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