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7 de septiembre de 2015

Requisitos de los proveedores según ISO 9001:2015

¿Qué requisitos expone la norma ISO 9001:2015 respecto a las compras y subcontrataciones? ¿Qué información documentada (registros y documentación) tenemos que generar? ¿Qué criterios de selección y de evaluación expone la norma?

Los requisitos de la norma respecto a las compras y subcontrataciones vienen descritas en el apartado 8.4 de la norma ISO 9001:2015. Se refiere a estos dos conceptos como Control de la provisión externa de bienes y servicios.

¿QUÉ SIGNIFICA? Es evidente que cuando disponemos una empresa, para poder desarrollar su actividad necesitamos comprar productos y en algunos casos subcontratar servicios. La mayor parte de veces tanto la compra como la subcontratación intervienen directamente en la calidad del trabajo que se realiza, y por ese motivo deben ser controlados.

¿CÓMO LO ENTENDEMOS? Es muy sencillo, primero de todo debemos separar cada uno de los conceptos, no es lo mismo comprar un producto, equipo de medición, ordenador, material de oficina, etc, que subcontratar un servicio como puede ser la realización de un ensayo, de unos planos, etc. Antes de indicaros los puntos a controlar, definir y gestionar, quiero mostraros los requisitos que indica la norma de referencia:

8.4. Control de la provisión externa de bienes y servicios

 8.4.1 general

La organización debe asegurarse de que los bienes y servicios suministrados externamente se ajustan a los requisitos especificados. 

La organización dispone la necesidad de disponer de un proveedor externo para realizar una función o proceso de la organización que se traduce en la provisión de bienes, servicios o bienes y servicios. 

8.4.2 Tipo y alcance del control de la provisión externa 

El tipo y alcance del control aplicado a los proveedores externos y los procesos previstos externamente, debe depender de:

a) los riesgos identificados y los impactos potenciales, 
b) el grado en que se comparte el control de un proceso previsto externamente entre la organización y el proveedor, y 
c) la capacidad de los controles potenciales. 

La organización debe establecer y aplicar criterios para la evaluación, selección y reevaluación de exterior proveedores en función de su capacidad de proporcionar los bienes y servicios de acuerdo con la organización de  requisitos.  Se mantendrá Información documentada que describe los resultados de las evaluaciones. 

8.4.3 Información documentada para los proveedores externos 

 Información documentada se facilitará al proveedor externo describiendo, en su caso: 

a) los bienes y servicios que se prestarán o el proceso a realizar, 
b) los requisitos para la aprobación o la liberación de los bienes y servicios, procedimientos, procesos o equipos, 
c) los requisitos de competencia del personal, incluyendo calificación necesaria, requisitos
d) el sistema de gestión de calidad, 
e) el control y seguimiento del proveedor externo. El rendimiento que se aplicará por la organización, 
f) cualquier actividad de verificación que la organización o su cliente necesite para evaluar al proveedor.
g) los requisitos para el manejo de proveedor externo

La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos especificados antes de comunicárselos al  proveedor externo. La organización debe monitorear el desempeño de los proveedores externos. En la información documentada que describirá los resultados obtenidos de la calidad del producto y/servicio; así como del cumplimiento de los requisitos establecidos.

¿CÓMO LO HACEMOS?

Primero de todo debemos redactar un procedimiento en qué expliquemos paso a paso cómo desarrollamos el proceso de las compras y subcontrataciones. Os dejo un ejemplo en el siguientes links:

NOTA: la nueva actualización de la norma en 2015 no añade ninguna variación significativa en los requisitos respecto a estos conceptos, únicamente cambio en la denominación de algunas palabras.
Podéis ver en los dos índices del Manual que os propongo dónde podéis situar el desarrollo de este apartado de la norma:



¿QUÉ DOCUMENTOS SE GENERAN?

Registro de compras y subcontrataciones: donde se enumere de forma correlativa las diferentes órdenes, indicando la fecha, el concepto, quién lo solicita, y la fecha de aprobación de dicha orden. En grandes empresas las órdenes pueden ser validadas por diferentes cargos y con diferentes criterios en función de la naturaleza y el importe. Se tendrá que indicar en el procedimiento la cadena de aprobaciones y sus criterios.

Órdenes de compra y subcontratación: se deberá disponer de un formato documental, para incluir los diferentes pedidos, con sus referencias, los requisitos necesarios para asegurar la calidad, así como las aprobaciones de dicho pedido. Esta orden irá datada y referenciada de acorde al registro anteriormente citado, indicando al proveedor la referencia interna para que la incluya en el albarán de entrega, informe y factura para asegurar la trazabilidad. Todos los datos deberían incluirse en el registro anteriormente mencionado. 

Listado de proveedores aprobado: se deberá disponer de un listado de proveedores aprobado por la dirección, que consistirá en el listado donde contenga todos aquellos proveedores que cumplan con los requisitos de calidad especificados por la empresa y descritos en el procedimiento correspondiente. Anejo a este listado se archivará toda la documentación solicitada al proveedor para verificar los requisitos necesarios. En el caso de las subcontrataciones, a veces puede ser necesaria documentación adicional que bajo legislación sea de obligado cumplimiento solicitar al proveedor. Por ejemplo, los laboratorios de control de calidad de la construcción homologados, si quieren subcontratar otro laboratorio deben de disponer de la documentación de homologación del otro laboratorio, además de incluir un informe explicativo de porqué es necesaria la subcontratación y además debe tener la confirmación de la subcontratación por parte del cliente por escrito. Cada sector y cada empresa deberá saber si tiene alguna limitación legislativa o bien un procedimiento legal concreto que se deba aplicar.

Evaluación de los proveedores: se tendrá que evaluar de forma periódica, y se tendrá que describir cómo en el procedimiento.


3 comentarios:

  1. Hola Adriana, muy buenos el blogs

    Adriana.Con respecto al proceso de compras ¿ Cunado uno va hacer la auditoria interna las clausulas a auditar para la nueva versión 2015 con respecto a el proceso de compras serian:

    8.4. Control de la provisión externa de bienes y servicios
    8.4.2 Tipo y alcance del control de la provisión externa
    8.4.3 Información documentada para los proveedores externos

    Estos son los puntos que yo como auditor le auditaria al líder de compras

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    Respuestas
    1. Hola tu pregunta es muy usual en esta transición, si te sirve mi opinión te diré que no, no es suficiente auditar las clausulas que mencionas, si revisas la Norma hay puntos que debes abordar tambien como son:
      8.5.3 Propiedad del proveedor
      Su relación con el 6.1, 6.1.2
      9.1 Seguimiento medicion y analisis
      10.1 Mejora
      10.3 revisar como contribuye a la mejora continua

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    2. Muchas gracias por tu aportación. Un saludo

      Eliminar

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