DIAGRAMA CAUSA-EFECTO: herramienta de control y mejora de procesos

Una de las herramientas más utilizadas, debido a su eficacia para encontrar la causa raíz de un problema, es el diagrama causa-efecto. ¿En qué consiste? ¿Qué utilidades podemos encontrar mediante el uso de este diagrama en un sistema de gestión de calidad basado en la norma ISO 9001:2015? ¿Cómo elaboramos el diagrama de causa efecto?

¿Cómo se denomina y por qué?

El diagrama causa-efecto se denomina así debido a que mediante el análisis de un problema, podemos identificar las causas principales y secundarias que lo ocasionan, pudiendo determinar así las posibles soluciones a todas las causas identificadas, y así eliminar definitivamente el problema detectado.

Este diagrama también es denominado gráfico de Ishikawa o diagrama de espina de pescado. 

Se denomina diagrama de Ishikawa en honor al químico industrial Kaoru Ishikawa, el cual fue profesor en la Universidad, dedicándose a la administración de empresas y experto en el control de calidad, cuyo aporte fue la elaboración e implantación de sistemas de calidad adecuados al valor de procesos empresariales. Se le considera el padre del análisis científico de las causas de problemas en procesos industriales, dando nombre al diagrama Ishikawa (1943), cuyos gráficos agrupan por categorías todas las causas de los problemas.

El segundo nombre es debido a que el diagrama una vez elaborado tiene la apariencia de una espina de pescado.

A mí personalmente, me parece más acertada la denominación de diagrama causa-efecto, ya que de esta manera se identifica más claramente la finalidad de éste.

¿En qué consiste el diagrama causa-efecto?

Es una representación gráfica en la que puede verse de manera relacional un especie de espina central, que es una linea en el plano horizontal, representando el problema a analizar que se describe siempre a su derecha. Así como las causas que lo ocasionan.

facilita el análisis de los problemas y sus soluciones en las áreas de: calidad en los procesos, productos y servicios.

¿Qué utilidades podemos encontrar el diagrama causa.efecto?

Utilidades del diagrama causa efecto aplicado a los procesos de la empresa:

Puede servir para:

El desarrollo de políticas de calidad.

Introducción y promoción del control de calidad.

Mejoras en los diseños con base en quejas del mercado.

Análisis de procesos en busca de mejoras.

Promoción de las actividades en grupos.

Modificar procedimientos, métodos y costumbres del trabajador

¿Cómo elaborar un diagrama causa-efecto?

Pasos a realizar:

1. Hacer el diagrama en blanco: El diagrama siempre tiene la misma estructura

Podéis descargaros la imagen en el siguiente enlace (ver aquí)

2. Determinar el problema: Para cada problema se deberá realizar un diagrama de causa efecto.

Os dejo varios ejemplos de posibles problemas, aunque pueden surgir de todos los procesos de la empresa.

Reducción del consumo de energía a nivel personal, para ello debemos listar las causas del problema e identificar el resultado que corresponde a cada causa.

Exceso de desperdicio de material de consumibles en el área de producción se ha incrementado en los últimos meses, es significativamente superior al que habitualmente se genera. 

No coinciden las unidades producidas con las unidades contratadas, produciéndose una diferencia entre lo solicitado por el cliente y lo facturable. 

Se realizan compras sin previsión, precios elevados por no encontrar el material necesario en el momento de producir.

Problemas con el inventario: el sistema y lo que hay realmente en stock no coinciden.

La dosificación de materiales en la línea de producción no se realiza según el diseño aceptado por el cliente, produciéndose productos que no van a ser aceptados por el cliente por no cumplir con los requisitos.

Se obtienen dispersiones significativas en los resultados.

3. Escribir las categorías asociadas al problema

Existen 6 categorías en las que se pueden agrupar todas las causas de la empresa que son: 

- Mano de obra o trabajador

- Material

- Método o proceso

- Maquinaria o herramientas

- Medida 

- Medio ambiente o entorno

Muchas veces, si realizamos el diagrama muy complejo, con numerosas causas y numerosas categorías, podemos perdernos entre tantas cosas y no poder solucionar el problema, que es nuestra finalidad. Para ello, habitualmente se utilizan únicamente 4 categorías en el diagrama causa-efecto. Las principales categorías, se denominan la 4M y son:

- Método o proceso

- Maquinaria o herramientas

- Mano de obra o trabajadores

- Medio ambiente o entorno  

4. Realización de la lluvia de ideas para determinar las causas.

Primero de todo, se debe formar un equipo de trabajo para elaborar el diagrama, con la finalidad de encontrar la causa raíz. El equipo debe ser formado por el encargado del área, operadores, gente de almacén y gente de oficinas. se debe recopilar toda la información a todos los niveles.

El análisis de las diferentes causas y determinar las posibles soluciones a los problemas no es necesario realizarlo con el grupo de trabajo. se deben encontrar las causas principales y secundarias, ya que un mismo problema puede tener diferentes causas.

Para ello, y que sea resolutivo, es necesario orientar a todos los trabajadores. Se debe empezar por una categoría y que los diferentes trabajadores empiecen a reflexionar sobre las causas referentes a esa categoría, y una vez finalizada ésta seguir con la siguiente.

5. Cuestionario de las causas aplicando la técnica del por qué, para identificar la causa raíz.

En el diagrama se deben colocar las posibles causas raíz, para ello es necesario, quizá utilizar otras técnicas para conocer realmente que es la causa raíz. La técnica que más se utiliza es la herramienta del Por qué.

Por ejemplo: 

- Problema: la gran dispersión de los resultados que obtienen los operarios al aplicar un procedimiento de medición concreto 

- Categoría: mano de obra o trabajadores.

- Cómo encontrar la causa raíz:

Los resultados obtenidos por  los operarios tienen mucha dispersión

¿Por qué?

Los operarios no aplican correctamente el procedimiento de ensayo

¿Por qué?

Porque los operarios no disponen de la capacitación necesaria para realizar el ensayo

Por lo tanto, una de las causas raíz de esta categoría sería la falta de capacitación de los operadores.

Este será el procedimiento a seguir para cada causa de cada categoría. Al final tendremos dos o tres causas para cada categoría.

6. Completar el diagrama

Permite tener una visión de conjunto, complejidad de un problema. presentan las causas que están en relación con determinados efectos y permite el pensamiento multidireccional.

Para mostraros cómo podéis realizar un diagrama de causa-efecto, os mostraré un ejemplo práctico.

Podéis descargaros la imagen en el siguiente enlace (ver aquí)

7. Tratamiento de resultados

El diagrama causa-efecto, empieza y acaba en la elaboración del propio diagrama. Posteriormente deberemos aplicar otras técnicas para realizar el análisis de dicho diagrama y determinar las soluciones aplicar. Ya que todo este sistema si finalmente no se centra en la toma de decisiones y solucionar los problemas detectados no sirve de nada.

En este diagrama obtendremos numerosas causas a cada categoría, que después tendremos que asignar soluciones a cada causa, ordenándolas de más a menos importantes. Para ello es necesario algún tipo de herramienta o bien sistema de evaluación con puntuaciones que nos indique la importancia de cada una de las causas, y así centrarnos en la posible solución del problema.

8. Ejemplos de posibles causas para cada una de las categorías

En el siguiente apartado os muestro posibles causas para cada una de las categorías, habitualmente se repiten para cada uno de los problemas detectados, y normalmente, los problemas detectados acaban siendo incidencias o no conformidades en las auditorías.

MAQUINARIA

- Variaciones en la energía eléctrica

- Problemas de mantenimiento

- Fallos frecuentes

- Equipos sin calibrar

- Maquinaria obsoleta o fuera de uso

- Maquinaria con deficiencias en el lector, no se puede leer bien los resultados

- Equipos informáticos lentos  con capacidad insuficiente

- Líneas de teléfono insuficiente

- Falta de repuestos en la reparación de la maquinaria

- No existen controles de mantenimiento preventivo

- La maquinaria no dispone de un sistema de paro automático o semiautomático.

MATERIALES

- Materiales que no tienen el tamaño requerido

- Dosificación incorrecta de los materiales

- Falta de stock adecuado

- Carencia de stock

- Inventario mal realizado

- Exceso de desperdicio en la línea de producción

- Pérdida de materiales

- Pedidos de material erróneos

- Entregas lentas por parte de los proveedores

- Los materiales dispuestos en el stock no disponen de los requisitos solicitados por el cliente

MÉTODOS

- Variaciones en la alimentación en la documentación del sistema

- Velocidad incorrecta en la alimentación de la maquinaria

- Calibración de los equipos incorrecta o ausente

- Falta de protocolos, procedimientos y/o instrucciones

- Carencias de registros de actividad

- Carencia de identificación y trazabilidad de los documentos, productos, etc.

- Escasa o errores en la planificación y programación de las tareas

- Instrucciones y procedimientos poco detallados o con errores.

- No existe metodología en la elaboración de los inventarios en el stock de materiales.

- No quedan registradas las incidencias detectadas en la línea de producción.

- No existe planificación durante la producción

- Falta de estrategias comerciales para llegar a los clientes

MANO DE OBRA

- Falta de capacitación del personal

- Falta de formación del personal

- Problemas de programación y planificación de las tareas 

- Falta de sensibilización y compromiso

- Falta de liderazgo y determinación de los roles de equipo

- Alta rotación del personal

- Falta de comunicación y colaboración entre el personal

- Ausencia continuada del personal

- Falta de personal

- Exceso de trabajo del personal

- Malos hábitos adquiridos por parte de los trabajadores

- Dejadez en el trabajo por parte de los trabajadores por falta de seguimiento por parte de un supervisor.

- Falta de organigrama

- Falta definir las competencias de cada puesto de trabajo

- Ausencia de competencias del personal

MEDIO AMBIENTE

- Instalaciones muy pequeñas o muy grandes

- Lugares de trabajos mal distribuidos

- Condiciones ambientales poco adecuadas

- Deficiencia en el diseño de los puestos de trabajo, haciendo que los trabajadores pierdan tiempo en grandes desplazamientos, preparación de las herramientas...

- Falta de limpieza y orden en los puestos de trabajo y en las instalaciones.

- Mucho ruido

- Poca iluminación

MEDIDA

- Falta de resolución del equipo

- Falta de exactitud y precisión del equipo

- Falta de robustez y estabilidad en las lecturas.

- Dispersión de las lecturas por parte del equipo de medición

- El sistema de lectura del equipo no está en condiciones