Alcance del sistema (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018)

En este artículo os explicaré qué requisitos debemos cumplir en cuanto al alcance del sistema de cada uno de los los tres sistemas de gestión que queremos integrar (ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 e ISO 45001:2018). ¿Qué especificaciones respecto al alcance del sistema expone cada una de las tres normas? ¿Qué aspectos son comunes y específicos a cada norma? ¿Podemos integrar los documentos? ¿Cómo lo hacemos?

¿Qué especificaciones respecto al alcance del sistema expone cada una de las tres normas?

Antes de ver cómo podemos integrar este requisito de las normas, debemos analizar qué especificaciones debemos cumplir de cada una de ellas.

Gestión de Calidad (ISO 9001:2015)

4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión de la calidad 

La organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del sistema de gestión de la calidad para establecer su alcance. Cuando se determina este alcance, la organización debe considerar: 

a) las cuestiones externas e internas indicadas en el apartado 4.1;

b) los requisitos de las partes interesadas pertinentes indicados en el apartado 4.2; 

c) los productos y servicios de la organización.

La organización debe aplicar todos los requisitos de esta Norma Internacional si son aplicables en el alcance determinado de su sistema de gestión de la calidad. 

El alcance del sistema de gestión de la calidad de la organización debe estar disponible y mantenerse como información documentada. El alcance debe establecer los tipos de productos y servicios cubiertos, y proporcionar la justificación para cualquier requisito de esta Norma Internacional que la organización determine que no es aplicable para el alcance de su sistema de gestión de la calidad.

 La conformidad con esta Norma Internacional sólo se puede declarar si los requisitos determinados como no aplicables no afectan a la capacidad o a la responsabilidad de la organización de asegurarse de la conformidad de sus productos y servicios y del aumento de la satisfacción del cliente.

Gestión ambiental (ISO 14001:2015)

4.3 Determinación del alcance del sistema de gestión ambiental

La organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del sistema de gestión ambiental para establecer su alcance.

Cuando se determina este alcance, la organización debe considerar:

a) las cuestiones externas e internas que hace referencia en el apartado 4.1;

b) los requisitos legales y otros requisitos a que hace referencia en el apartado 4.2;

c) las unidades, funciones y límites físicos de la organización;

d) sus actividades, productos y servicios;

e) su autoridad y capacidad para ejercer control e influencia.

Una vez que se defina el alcance, se deben incluir en el sistema de gestión ambiental todas las actividades, productos y servicios dela organización que estén dentro de este alcance.

El alcance se debe mantener como información documentada y debe estar disponible para las partes interesadas.

Gestión de Seguridad y Salud (ISO 45001:2015)

la organización debe determinar los límites y aplicabilidad del sistema de gestión de la SST para establecer su alcance.

Cuando se determina este alcance, la organización debe:

a) considerar las cuestiones externas e internas indicadas en el apartado 4.1;

b) tener en cuenta los requisitos indicados en el apartado 4.2;

c) tener en cuenta las actividades relacionadas con el trabajo, planificadas o realizadas.

El sistema de gestión de la SST debe incluir las actividades, los productos y los servicios bajo el control o la influencia de la organización que pueden tener un impacto en el desempeño de la SST de la organización.

El alcance debe estar disponible como información documentada.

¿Qué aspectos son comunes y específicos a cada norma?

En la siguiente imagen podemos observar y clasificar las diferentes especificaciones que debemos Cumplir en cada una de las normas, así como visualizar aquellos aspectos comunes y específicos. con la finalidad de poder integrar la documentación relativa al cumplimiento del requisito del alcance del sistema. 

¿Podemos integrar los documentos?

La respuesta es sí. Podemos evidenciar este requisito en un sólo documento, eso sí, en él deberá constar tanto los aspectos comunes como los específicos a cada uno de los sistemas de gestión.

¿Cómo lo hacemos?

El documento que generemos debe estar identificado y codificado.

Si sois partidarios de mantener el manual de calidad como documento, os recomiendo que las especificaciones respecto al alcance del sistema se incluyan en el mismo. 

En el caso que la empresa decida prescindir de manual de calidad, el documento tiene que estar codificado e identificado. Normalmente, la codificación de estos documentos está relacionada con el bloque de identificación y estructura de la empresa, es decir, el grupo de documentos donde se incluye los organigramas, mapa de procesos, política de la empresa, identificación del contexto...

Aunque no se disponga de Manual de Calidad, deberéis disponer de un procedimiento dónde expliquéis el detalle de cómo estructuráis, codificáis e identificáis la documentación del sistema.

Como os he comentado en otras ocasiones, en el documento detallar las especificaciones de cada norma. El formato, podéis utilizar el que queráis, y cómo queráis, siempre y cuando quede completamente claro el cumplimiento de las especificaciones de cada una de las normas. Contra más claro menos incidencias e interpretaciones en las auditorías, y por lo tanto menos posibilidad de abrir no conformidades.

Ejemplo

En el siguiente enlace disponéis de un ejemplo específico para la ISO 9001:2015, que podéis aplicar y extrapolar fácilmente a los otros dos sistemas (ver enlace aquí). Se explica los pasos a seguir para acotar y definir correctamente el alcance del sistema basado en la norma ISO 9001:2015.

Por lo tanto, debemos considerar y definir el alcance por procesos, el alcance geográfico y el alcance de los requisitos para cada uno de los tres sistemas.

Naturalmente, en el sistema integrado podemos llegar a tener diferentes alcances para cada uno de los tres sistemas, no es lo habitual, pero puede pasar. Si en el apartado o en el documento donde defináis el alcance queda todo bien claro y definido, de forma conjunta o bien por partes específicas a cada sistema de gestión es suficiente.