En este artículo, se explorará la técnica estructurada "¿Qué pasaría si...?" aplicada a la Gestión de Riesgos en los Sistemas de Gestión, utilizando un ejemplo práctico. Esta técnica, respaldada por la norma ISO/IEC 31010 "Gestión del riesgo. Técnicas de evaluación del riesgo," forma parte de un conjunto de 42 herramientas y enfoques que tienen como objetivo evaluar y abordar los riesgos en las organizaciones.
Esta técnica es utilizada en la gestión de riesgos y seguridad industrial para explorar posibles escenarios de riesgo mediante la formulación de preguntas hipotéticas sencillas sobre procesos o situaciones.
Inicialmente esta técnica se diseñó para poder identificar los riesgos y peligros asociados a las actividades que se realizan en una planta química y/o petroquímica. En la actualidad, además de aplicarse en el área de la seguridad y salud de los trabajadores, también se aplica en los diferentes procesos operacionales, elementos y organización de la planta.
En una sesión de aplicación de la técnica EQPS, se reúne un equipo multidisciplinario que plantea una serie de preguntas del tipo "¿Qué pasaría si...?" relacionadas con un escenario específico. Los diferentes miembros del equipo proporciona posibles respuestas, que posteriormente se analizarán. Durante el análisis se identifican las posibles causas y consecuencias de eventos hipotéticos, y se propondrán las medidas de mitigación. Por lo tanto, esta técnica estimula la identificación de riesgos y la toma de decisiones informadas, si bien carece de sistemas y criterios de evaluación específicos para la valoración de los riesgos identificados.
Las etapas de esta técnica son las siguientes:
1. Preparación de la aplicación de la técnica.
Antes de embarcarse en el análisis de riesgos utilizando la técnica "¿Qué pasaría si...?", es fundamental realizar una adecuada preparación. La persona responsable designada para liderar el estudio asume un papel clave en esta fase. A continuación, se describen los pasos involucrados en esta etapa:
Selección de Palabras o Frases Clave. El líder del estudio comienza por compilar un listado de palabras o frases clave que servirán como punto de partida para el análisis de peligros y riesgos durante la sesión. Estas palabras o frases se eligen cuidadosamente y deben ser relevantes para el sistema de gestión y sus procesos. Esta selección debe reflejar los aspectos críticos del sistema que se desean evaluar.
Constitución del Equipo. Es importante reunir a un equipo multidisciplinario de personas con experiencia y conocimiento relacionado con el sistema de gestión en cuestión, que pueden ser internos o externos. Estos miembros del equipo aportarán diversas perspectivas y conocimientos que enriquecerán el proceso de identificación y evaluación de riesgos.
Definición de Objetivos y Alcance. El responsable del estudio debe establecer claramente los objetivos y el alcance del estudio. Esto implica determinar qué aspectos del sistema se evaluarán y qué se espera lograr al final del proceso. Establecer metas y expectativas claras es esencial para orientar el enfoque del equipo.
Programación de la sesión. Se coordina y programa una fecha y hora conveniente para llevar a cabo la sesión de análisis. Esto garantiza que todos los miembros del equipo estén disponibles y puedan participar activamente en el proceso.
Preparación de Materiales. El responsable de la aplicación de la técnica se encarga de reunir la documentación y materiales necesarios para la sesión. Esto puede incluir informes previos, datos históricos, manuales de procedimientos, y cualquier otro recurso que facilite la comprensión del sistema y sus operaciones.
Comunicación y Motivación. Antes de la sesión, y si es posible con suficiente antelación a la sesión, el responsable de liderar la EQPS, comunica claramente a los miembros del equipo los objetivos y el alcance del análisis, con la finalidad que puedan prepararse de forma individualizada sus aportaciones. La colaboración y el compromiso de todos los participantes son esenciales para el éxito del análisis de riesgos.
2. Identificación de riesgos potenciales. En esta etapa, se reúne los miembros del equipo seleccionados que son conocedores tanto de los procesos de la empresa como del área del sistema de gestión en el que se basa la gestión de riesgos a analizar. Juntos, identifican riesgos potenciales que podrían afectar el sistema. Estos riesgos pueden ser internos o externos y pueden variar en naturaleza, como riesgos operativos, financieros, ambientales, legales...
3. Selección de escenarios críticos. Después de identificar una lista de riesgos, el equipo elige los escenarios más críticos o relevantes para el sistema de gestión. Estos escenarios son aquellos que tienen el potencial de causar el mayor impacto en el sistema o en la organización en general, y que se vana a considerar significativos.
4. Formulación de preguntas. Para cada escenario seleccionado en el paso anterior que pueda causar un riesgo o peligro significativo, el equipo formula preguntas específicas relacionadas con lo que podría ocurrir en ese escenario. Estas preguntas comienzan con "¿Qué pasaría si...?" y exploran las posibles consecuencias, impactos y acciones que podrían surgir a raíz de ese escenario.
5. Análisis de riesgos. A continuación, el equipo realiza un análisis detallado de cada pregunta formulada. Esto implica evaluar las posibles respuestas y sus implicaciones, así como determinar la probabilidad y la gravedad de cada escenario. Esta técnica aplicada por sí sola como técnica en relación a la gestión de riesgos, se suele hacer de forma cualitativa, de tal manera que no suele existir unas tablas con la evaluación numérica para cada uno de los criterios de evaluación. En el caso de incorporar una evaluación cuantitativa, sería la combinación de varias herramientas.
6. Desarrollo de estrategias de gestión de riesgos. Una vez que se han obtenido las respuestas a las preguntas y se ha determinado la gravedad para cada escenario planteado, se desarrollan estrategias para mitigar o gestionar los riesgos identificados. Esto puede incluir la implementación de controles, la planificación de acciones de mitigación con la correspondiente asignación de responsabilidades.
7. Documentación y seguimiento. Se debe documentar todas las etapas anteriores, incluyendo los riesgos identificados, los escenarios críticos, las preguntas formuladas y las estrategias de gestión de riesgos. Además, se debe establecer un sistema de seguimiento y monitoreo para garantizar que las estrategias se implementen de manera efectiva y se adapten según sea necesario.
Tanto la descripción de este proceso, como la metodología a aplicar y la documentación que se genera debe quedar recopilado en la documentación del sistema de gestión, ya sea en forma de procedimiento, ficha de proceso o un sistema mixto.
En la siguiente tabla se puede visualizar las 7 etapas de esta técnica:
Ejemplo práctico de aplicación de esta técnica en la Gestión de Riesgos en la Construcción
Se supone que se necesita realizar la gestión de riesgos asociado a la gestión del proyecto constructivo de un rascacielos. A continuación se describe qué sucede en cada una de las etapas descritas anteriormente, se de:
1. Preparación de la Aplicación de la Técnica:
El equipo encargado de realizar la gestión de riesgos asociado al proyecto constructivo decide aplicar la técnica "¿Qué pasaría si...?" para identificar riesgos potenciales. El responsable del estudio prepara una lista de palabras clave como "retraso en la entrega," "cambios en el diseño," "condiciones climáticas extremas," "escasez de suministros," entre otros. Aquellos aspectos que realmente comporten un riesgo que suponga significativo, con la finalidad de no olvidar ningún aspecto clave. Una vez realizada esta actividad, se definen tanto los objetivos como el alcance del estudio, que deberán comunicarse al resto de miembros que participen en el estudio, con la finalidad que preparen sus aportaciones. Una vez realizado todo este proceso, se programa una reunión para desarrollar el análisis conjuntamente con todos los miembros del equipo.
2. Identificación de Riesgos Potenciales:
El equipo designado multidisciplinario se reúne y comienza a identificar los riesgos potenciales relacionados con el proyecto de construcción. Estos riesgos pueden incluir la falta de experiencia del equipo, problemas de seguridad, desafíos de logística en el lugar de construcción, problemas de financiamiento y más. Deben tratarse todos aquellos aspectos definidos en el alcance y los objetivos del estudio, además de revisar el listado de palabras y frases clave descritas por el responsable del estudio.
3. Selección de Escenarios Críticos:
Tras un análisis detallado, el equipo elige los escenarios más críticos que tienen el potencial de causar el mayor impacto en el proyecto. Esto podría incluir, por ejemplo, el retraso en la entrega y cambios significativos en el diseño del edificio debido a regulaciones cambiantes.
4. Formulación de Preguntas:
Para el escenario crítico de "retraso en la entrega," el equipo formula preguntas como: "¿Qué pasaría si las condiciones climáticas retrasan la construcción?", "¿Qué sucede si los proveedores no pueden entregar materiales a tiempo?", "¿Qué sucede si la mano de obra se enferma debido a un brote de enfermedades?", etc.
Se evalúan las posibles respuestas a las preguntas formuladas. Se considera la probabilidad y el impacto de cada riesgo, determinando cómo podrían afectar a la planificación, al presupuesto y a la calidad del proyecto. En este punto, es recomendable implementar alguna otra técnica específica de evaluación de riesgos para cuantificarlos y establecer criterios de evaluación objetivos y fiables.
6. Desarrollo de Estrategias de Gestión de Riesgos:
Para abordar el riesgo de retraso en la entrega, se desarrollan estrategias como la elaboración de planes de mitigación del riesgo para condiciones climáticas adversas, acuerdos contractuales sólidos con proveedores y medidas de salud y seguridad en el lugar de trabajo para reducir el riesgo de enfermedades. Todas las actividades que se realicen para mitigar los riesgos deben estar planificadas; es decir, se debe establecer un tiempo y recursos para su ejecución, así como designar un responsable que se encargue de su ejecución. Como toda planificación deberá ir revisando periódicamente y verificando su cumplimiento en cada una de sus fases. en el caso de detectarse incidencias o retrasos, se deberán tomar las acciones correctoras que sean oportunas.
7. Documentación y Seguimiento:
Todas las etapas anteriores se documentan, incluyendo los riesgos identificados, los escenarios críticos, las preguntas formuladas y las estrategias de gestión de riesgos. Además, se establece un sistema de seguimiento para asegurarse de que las estrategias se implementen de manera efectiva y se adapten según sea necesario a lo largo del proyecto de construcción. Habitualmente se realiza un informe con todos los resultados y análisis realizados, y se presentan tanto en las reuniones se seguimiento del comité del sistema de gestión como en las reuniones de la revisión del sistema.
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