En este artículo os voy a explicar qué aspectos debéis tener en cuenta para poder auditar la cadena de suministro, para ello voy a tener en cuenta las recomendaciones descritas en el anexo A apartado 12 de la norma ISO 19011:2018.
Para empezar es importante conocer en qué consiste la cadena de suministro de una empresa y qué procesos deben auditarse para su comprobación.
La cadena de suministro de un producto, también denominada cadena de abastecimiento, se define como el conjunto de actividades, instalaciones y medios de distribución que se realizan para desarrollar todo el proceso de venta de un producto, desde la adquisición de las materias primas, la transformación o fabricación, la producción, distribución, transporte y entrega.
Por otro lado, también podemos entender la cadena de suministro en una empresa de servicios como el conjunto de actividades que se realizan desde la obtención de la información por parte del cliente hasta la entrega o realización de un servicio.
Por lo tanto, auditar la cadena de suministro, significa verificar todos los procesos de la empresa que intervienen desde la adquisición de las materias primas hasta la venta del producto final. Habitualmente, auditar la cadena de suministro representa el hilo conductor del desarrollo de todo el proceso de auditoría. Por ejemplo, si nos basamos en la norma ISO 9001, algunos de los procesos que se auditarían para verificar la cadena de suministro serían:
- Compras y subcontrataciones. Evaluación de los suministradores. Metodología de control de los productos y suministros adquiridos. Verificación de la Identificación y trazabilidad por parte de los proveedores.
- Pedidos, ofertas, contratos y facturación. Metodología. Identificación y trazabilidad de los documentos.
- Procesos de transformación o fabricación. Metodología aplicar. Gestión de los equipos y maquinaria. Gestión del control de calidad de los procesos, incluyendo ensayos si es preciso. Seguimiento y medición del producto y/o servicio.
- Gestión de la infraestructura. Gestión del almacén.
- Gestión de la formación, capacitación y comunicación del personal.
- Gestión de la información documentada de los procesos implicados.
Otras normas, como por ejemplo asociadas a sistemas de gestión, como son la ISO 45001 (Gestión de la Seguridad y Salud de los trabajadores), como la ISO 14001 (Gestión ambiental), se debe verificar que se cumplan todos los requisitos descritos en cada norma a lo largo de la cadena de suministro. Por ejemplo, en la ISO 45001, se debe garantizar mediante la aplicación de procedimientos o protocolos que se garantiza la seguridad y salud de los trabajadores en cada uno de los procesos de la cadena de suministro.
Si consideramos las recomendaciones de la norma ISO 19011:2018, debemos tener en cuenta lo siguiente:
“Puede requerirse la auditoría de la cadena de suministro para requisitos específicos". Por ejemplo, cada una de las normas asociadas a un sistema de gestión disponen de unos requisitos específicos que deben cumplir los diferentes procesos 1que intervienen en la cadena de suministro.
"El programa de auditoría del proveedor debería desarrollarse con los criterios de auditoría aplicables para el tipo de suministradores y proveedores externos." La empresa debe disponer de una metodología propia que cumpla con los requisitos de la norma asociada al sistema de gestión implementado, en el que se contemplen las actividades a realizar en relación a:
- La descripción de las tareas y documentación a implementar relacionada con todo el proceso, desde el pedido, pasando por la entrega del producto y verificación de los requisitos, hasta el uso de las materias primas en el proceso de fabricación y verificación del producto final.
El alcance de la auditoría de la cadena de suministro puede diferir, por ejemplo, auditoría del sistema de gestión completo, auditoría de un único proceso, auditoría de un producto, auditoría de la configuración.” En algunas empresas, por decisión de la Dirección, implementan el sistema de gestión sólo a unos determinados procesos, y no a la totalidad de los existentes; por ese motivo, es importante que el sistema tenga bien definido su alcance. Las auditorías deben realizarse teniendo en cuenta dicho alcance.
Posible estrategia para auditar la cadena de suministro:
El proceso de auditoría para evaluar la cadena de suministro se puede realizar y planificar de muchas maneras diferentes, ya que cada auditor desarrolla sus propias estrategias para llevarlo a cabo, que se van perfeccionando con el tiempo y la experiencia.
La estrategia más aplicada y la que os recomiendo por su efectividad, es la siguiente:
Solicitar un registro actualizado de productos acabados o servicios realizados. Una vez os muestren el registro, seleccionar 2 o 3 referencias al azar. Posteriormente solicitar toda la información asociada a esas referencias, siguiendo la cadena desde su solicitud, pasando por su elaboración hasta la entrega al cliente.
Por otro lado, también debe solicitarse toda la documentación asociada a estas referencias en relación a las materias primas utilizadas para su fabricación, además de las evidencias documentales que demuestran el control desde su solicitud a los proveedores (requisitos de calidad) hasta la entrega en las instalaciones de la fábrica (comprobación de los requerimientos asociados a las materias primas. Además, se debe verificar la trazabilidad y comprobar que quedan registrados la identificación de los lotes utilizados de materias primas en la documentación asociada al producto fabricado. De igual manera, se deberá poder identificar los análisis de calidad asociados a los lotes empleados.
También nos podemos encontrar, que algunos de los procesos de fabricación pueden estar subcontratados a terceras empresas. Es muy habitual en empresas de fabricación de automóviles, que subcontratan la fabricación de algunas piezas o componentes a terceras empresas. En este caso, la empresa debe verificar el proceso de fabricación de estas piezas o componentes de forma directa, ya que es el último responsable y debe garantizar al cliente final que cumplen con los requerimientos de calidad establecidos. La empresa suele realizar inspecciones periódicas de comprobación generando los correspondientes informes. Durante la auditoría, se deberían solicitar estos informes asociados a la referencia que se ha solicitado para ser auditada. Podéis consultar un ejemplo práctico en el siguiente enlace: ¿Cómo hacer una inspección de control de calidad a empresa de fabricación?
Podéis consultar el siguiente enlace a un artículo donde se especifica un ejemplo de los puntos a tener en cuenta en la auditoría en relación a la identificación, trazabilidad y codificación de los documentos del sistema: Ejemplo de identificación y trazabilidad según ISO 9001:2015
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