Relación entre la gestión de la formación y capacitación de los trabajadores

En un sistema de gestión, como por ejemplo el basado en la norma ISO 9001:2015, requiere que se gestione la formación y la capacitación de los trabajadores. En este artículo se va a definir en qué consisten estos dos conceptos, cómo se relacionan y cómo controlarlos para aumentar la eficacia y eficiencia de la gestión de la organización.

Entendemos por formación como el nivel de conocimientos que una persona posee sobre una determinada materia.

Entendemos por capacitación como el proceso educativo de corto plazo, aplicado de manera sistemática y organizada, por medio del cual las personas adquieren conocimientos, desarrollan habilidades y competencias en función de objetivos definidos. La capacitación comporta la transmisión de conocimientos específicos relativos a una tarea o actividad concreta.

Por lo tanto, para poder diferenciar bien estos dos conceptos, consideraremos el siguiente ejemplo: una persona que entra a trabajar en un laboratorio, tiene la formación (conocimientos teóricos) porque ha estudiado química, pero en cambio, se encuentra que tiene que realizar un ensayo concreto según una metodología que nunca lo ha realizado; por lo tanto, no está capacitado para realizar ese ensayo. Entonces, para poder capacitar a este trabajador para realizar este determinado ensayo, se le tendrá que enseñar específicamente a realizarlo, asegurándose que lo aprende correctamente y es capaz de realizarlo según los requisitos de calidad por si sólo.

Habitualmente, se encarga un supervisor, o el trabajador con más experiencia en enseñar cómo realizar una determinada tarea, para posteriormente evaluar si es capaz de realizarlo por él mismo, aplicando el procedimiento establecido. Si la evaluación es positiva, el empleado estará capacitado para realizar esa nueva tarea. Por supuesto, de todo el proceso de capacitación, se deberá tener constancia y evidencia documental.

Cada trabajador debe estar capacitado para realizar cada una de las actividades/ tareas que realiza.

Una de las maneras de poder planificar y coordinar mejor, consiste en tener en cuenta la formación y capacitación del personal. Por esa razón, se considera un proceso en sí mismo, y se debe establecer una metodología concreta en relación a su gestión. Todas las empresas que disponen de un sistema de gestión, disponen, o bien de un procedimiento o bien de una ficha de proceso, donde se pueden visualizar todas las tareas que se realizan para gestionar la formación y la capacitación de su personal.

Consideremos el siguiente ejemplo sencillo sobre la capacitación de los empleados de una tienda de ropa: 

En la siguiente tabla, encontramos las diferentes tareas que se realizan en esta tienda de ropa, y se ha marcado con una X, las casillas correspondientes a la capacitación de los empleados en una determinada tarea. Dicha capacitación se ha evaluado y se ha evidenciado documentalmente.

Se puede observar que hay actividades, en las que sólo hay un empleado capacitado para realizar dicha tarea. Esto puede ser un problema, ya que si se produjera cualquier ausencia (enfermedad, vacaciones, despido...) por parte de los empleados, posiblemente esa tarea se quedaría por hacer y podría comportar un problema grave de funcionamiento. Para ello, deberíamos disponer por lo menos dos empleados capacitados para cada una de las tareas que se realicen en la empresa. 

Este caso que os he planteado, es muy sencillo, y se complica cuando detallamos más las tareas, y el número de empleados es considerable.

Siguiendo con el mismo ejemplo, el gerente de la empresa, debería incorporar en el plan (o programa) de formación de la empresa, la capacitación de los empleados, para poder garantizar en un plazo de tiempo determinado, que se disponen de los recursos necesarios para garantizar el correcto funcionamiento de la empresa, incluso teniendo en cuenta situaciones especiales.

Otro punto a tener en cuenta, antes de planificar capacitar a un determinado trabajador en una tarea concreta, se debe evaluar si esa persona puede aprender hacer la tarea y es adecuada analizando sus cualidades, formación, experiencia... 

Por ejemplo, consideramos la realización de un determinado ensayo químico utilizando un equipo de medida innovador. En la empresa, sólo conoce cómo funciona un trabajador, de los 4 analistas que se tienen en plantilla. En esta situación, la empresa debe estudiar, de los otros 3 analistas, cuál es el más adecuado para aprender (capacitarse) en realizar ese determinado ensayo, y así disponer de dos analistas que puedan realizar el mismo ensayo. Para realizar la selección se pueden tener en cuenta varios aspectos como puede ser: la experiencia, la predisposición (actitud), la edad, la formación...

Finalmente, podemos considerar que mejorando la gestión de la capacitación, podemos mejorar la eficiencia de la gestión de la empresa, mediante una mejora en la planificación y coordinación de los recursos humanos. Por lo tanto, no es de extrañar, que las empresas establezcan como objetivo estratégico la mejora de la capacitación de los trabajadores.