Gestión de las subcontrataciones

 En cualquier actividad, habitualmente, surge la necesidad de subcontratar algunos trabajos a terceras empresas. En este artículo se explicará cómo se puede gestionar la subcontratación y cómo documentar el proceso, con la finalidad de evidenciar el requisito de la norma ISO 9001:2015.

Antes de empezar con el proceso, debe decir, que no aplica únicamente al sistema de gestión de Calidad basado en la norma ISO 9001:2015, sino que que aplica a cualquier sistema de gestión implementado en la empresa debido a su importancia. Cabe destacar, que la gestión y el control realizado por parte de la empresa de la subcontratación de los trabajos, puede ser común para cada uno de los sistemas de gestión, aunque los aspectos que se deben verificar pueden ser diferentes, ya que el tipo de aspectos a tener en cuenta es diferente dependiendo el tipo de sistema de gestión a implementar. Por ejemplo, si subcontratamos una empresa para que realice unos trabajos de movimiento de tierras, uno de los aspectos más importantes que deberemos verificar en algunas normas de referencia son:

- Gestión de Calidad (ISO 9001:2015): se verificará si las actividades realizadas siguen con las metodologías establecidas, cumpliendo todos los requisitos y requerimientos como pueden ser: contrastar los trabajos con los planos aprobados, control de los equipos y maquinaria; incorporación de los elementos técnicos correspondientes, el control de los materiales, plazos de ejecución...

- Gestión Ambiental (ISO 14001:2015): verificación del control operativo ambiental de la empresa subcontratada, verificación de los procedimientos ambientales de la gestión de las tierras (transporte, análisis, vertidos), solicitud de la trazabilidad de los documentos de la gestión de los residuos generados...

- Gestión de Seguridad y Salud de los Trabajadores (ISO 45001:2018): verificación de los procedimientos de seguridad y salud de los trabajadores de la empresa subcontratada, adhesión al plan de seguridad de la obra donde están realizando los trabajos, inspección a los trabajadores que están realizando los trabajos para verificar que cumplen con el plan, verificación que su equitación de seguridad cumpla con los requisitos de seguridad...

Cuando subcontratamos unos trabajos, nos hacemos responsables tanto de cómo se están realizando las diferentes actividades, como del resultado final de los mismos. Por lo tanto, si analizamos desde el punto de vista de la norma ISO 9001:2015, podemos visualizar en el siguiente esquema los diferentes pasos:

La selección de la empresa a la que vamos a subcontratar los trabajos es uno de los puntos más importantes, ya que vamos a delegar parte de nuestro trabajo en ella; y por lo tanto, la responsabilidad última de cómo se ejecutan estas actividades es nuestra, con lo que ello repercute. Por lo tanto, se deben establecer unos criterios claros sobre como seleccionar a los proveedores y subcontratistas. Si estáis interesados podéis ampliar información en el siguiente enlace (ver aquí).

Los trabajos subcontratados se realizan según unos requisitos y requerimientos específicos, siguiendo una normativa, legislación, procedimientos específicos, protocolos... Por lo tanto, tanto en el documento de petición de los trabajos (subcontratación) se deberá dejar constancia de cómo, cuándo, dónde y qué se debe realizar. La empresa subcontratista antes de aceptar tiene que asegurarse que puede realizar los trabajos según los requerimientos establecidos. 

Una vez, se establece exactamente qué hacer y se aprueba el contrato de subcontratación, se deben supervisar los trabajos y dejar constancia documental de ello. Dependiendo de la actividad que se subcontrate, la empresa deberá solicitar un tipo u otro de documentación para evidenciar que todo esté correcto, como si lo hiciéramos directamente nosotros. Para ello, podemos verificar aspectos como:

• Solicitar los certificados de maquinaria, certificados de calibración de equipos...
• Solicitar los procedimientos de ejecución de los trabajos
• Solicitar la identificación y la trazabilidad de un determinado producto o servicio
• Solicitar los informes de resultados de la actividad a realizar, y si no se realiza un informe, un informe de inspección propia o externa sobre la ejecución de los trabajos.
• La planificación de los trabajos y plazos de ejecución.
• El certificado de los materiales o suministros aportados por la empresa subcontratada, así como actas de resultados de analíticas.
• Otros.

Posteriormente, una vez que vamos solicitando al subcontratista la documentación, un trabajador de nuestra empresa, que disponga de los conocimientos y capacitación adecuada, debe supervisarla, con la finalidad de verificar que los trabajos / actividades se están realizando cumpliendo las especificaciones establecidas.  Este aspecto es importante, ya que tanto la ejecución de los trabajos como el resultado final, es nuestra responsabilidad, y debe cumplir con las especificaciones, requerimientos y expectativas del cliente final.

En el caso que durante el desempeño de las actividades se produzcan incidencias o desviaciones respecto a lo establecido inicialmente, la empresa subcontratada deberá informar y consultar cómo proceder ante las desviaciones encontradas, y se tendrá que pactar cómo proceder. En algunos casos, dependiendo del alcance de las desviaciones, se tendrá que reconsiderar el volumen de los trabajos y en algunos casos se tendrá que modificar, ampliar o incorporar aspectos al contrato.

Por último, una vez se verifica que se realizan los trabajos según las especificaciones, adjuntando las evidencias documentales conforme es así, se procede a realizar la certificación de los trabajos, con la finalidad que la empresa subcontratada pueda facturar dichos trabajos.

Todas estas tareas que debemos realizar, incluso si debemos realizar inspecciones internas como herramienta de verificación, deben estar descritas en un documento interno de la empresa, ya sea en forma de procedimiento o ficha de proceso (o mixto).

Naturalmente, este proceso puede ser muy simple o complejo, dependerá de las actividades que se subcontraten. Para aclarar el proceso, os pongo un ejemplo sencillo de subcontratación. Si una empresa subcontrata la realización de unos ensayos químicos en una muestra de material según una normativa concreta, y dependiendo del resultado obtenido, el lote del material será aceptado o rechazado. El laboratorio realizará los ensayos y emitirá un acta de resultados. Este acta debe ser revisada por un técnico de la empresa para tomar la decisión en base a los resultados. Este trabajador debe disponer de los conocimientos adecuados para interpretar los resultados y considerar si son correctos o no. En este caso, la empresa, además, deberá solicitar los documentos o certificados que acreditan al laboratorio a realizar este tipo de ensayos.