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19 de marzo de 2015

Mantenimiento de la infraestructura según ISO 9001 (procedimiento)


¿Cómo elaborar el procedimiento para establecer una metodología de cómo la empresa realiza el mantenimiento de su infraestructura para cumplir con los requisitos de la norma ISO 9001

Cómo todo procedimiento de nuestro Manual, debe tener un formato definido en el Manual de calidad, y además unos apartados concretos donde se define el Objeto del procedimiento, el alcance, las responsabilidades, el desarrollo y los documentos relacionados (registros del procedimiento). Tal y como ya lo expliqué en una anterior publicación (ver aquí). 

Qué podemos poner como Objeto del procedimiento:

La empresa ABC establece la sistemática para mantener la infraestructura necesaria para conseguir la realización correcta de los trabajos y la conformidad del servicio prestado a los clientes.

La empresa ABC gestiona el ambiente de trabajo con la finalidad de conseguir la conformidad de los trabajos a realizar con los requisitos aplicables.

Qué ponemos como alcance del procedimiento:

El procedimiento aplica a las instalaciones (edificio, espacio asociado y servicios asociados), equipos para los procesos (tanto hardware como software) y servicios de apoyo (como transporte y comunicación) necesarios para la realización de los trabajos que requieren los clientes, así como las condiciones en las que se realizan los trabajos.

NOTA: en este caso tendréis que añadir o quitar dependiendo de la actividad de la empresa. No incluir aquí los equipos de medida, ya que van en un procedimiento aparte.

Qué ponemos como responsabilidades:

La responsabilidad principal para el cumplimiento de los aspectos relativos a la infraestructura de este procedimiento es el Director General (debéis poner a quien sea el responsable en vuestra empresa, debe ser de la Alta Dirección).

El responsable de realizar el mantenimiento general de las instalaciones es el jefe de mantenimiento (debéis indicarlo en base a vuestro organigrama y funciones del personal).

Qué ponemos como Desarrollo:

Podríamos hacer varios apartados, como por ejemplo, mantenimiento general de las instalaciones, limpieza de las instalaciones y mantenimiento de la flota de vehículos. En estos casos, o bien, en los que tengáis que añadir, lo tenéis que adaptar a la realidad de vuestra empresa. Os voy a poner un ejemplo de cada uno de ellos para que lo tengáis como referencia.

Mantenimiento general de las instalaciones: el mantenimiento general de las instalaciones se realiza por el jefe de mantenimiento del edificio y por las empresas subcontratadas.

El mantenimiento mencionado será de: 

 Instalación eléctrica y automatismos

 Instalación de Calefacción y aire acondicionado

 Ascensores

 Instalación de protección contra incendios (extintores y BIE)

 Instalaciones relacionadas con los servicios: lampistería, carpintería, cristalería, pintura y tareas de paleta. 

 Limpieza del edificio.


En cuanto al mantenimiento correctivo de todo lo que se ha comentado anteriormente se establece que:

La persona que detecte cualquier incidencia se encargará de comunicarlo al jefe de mantenimiento. A partir de ese momento el jefe de mantenimiento se encargará de solicitar el servicio de una empresa subcontratada o de solucionarlo internamente.

En cuanto al mantenimiento preventivo se establece que (este punto lo tenéis que adaptar a la legislación y normativa de vuestro país):

 Instalación eléctrica: revisión trianual de la toma de tierra por parte de una EIC

 Instalación de calefacción y aire acondicionado: revisiones periódicas por parte del jefe de mantenimiento de las bombas, compresores y sus temperaturas y presiones. Revisión anual externa.

 Ascensores: revisión mensual por parte del instalador e inspección bianual por parte de la EIC.

 Instalación de protección contra incendios: contrato de mantenimiento anual con el instalador autorizado por los extintores y BIE y revisión trimestral por parte del Jefe de mantenimiento según el registro anejo a este procedimiento.

Se guardará el registro de todas estas inspecciones. 


Limpieza del edificio: la limpieza de las oficinas es diaria y está a cargo de una empresa externa subcontractada.


Mantenimiento de la flota de vehículos: La flota de vehículos tiene un mantenimiento preventivo que se realiza en un taller externo. Cada vehículo tiene una ficha donde se indica el quilometraje correspondiente a cada revisión. Este registro es manual y es el Responsable de mantenimiento el encargado de poner al día para este registro.

Documentos relacionados:

 Registro de revisión de extintores y BIES

 Registro de mantenimiento de los vehículos.




11 comentarios:

  1. saludos espero me puedas ayudar en diferenciar un procedimiento de un manual.

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  2. Buenos días hcovenas,
    La diferencia es muy sencilla. En el Manual de calidad únicamente debes incluir que tu empresa cumple con los diferentes requisitos de la norma y la definición de la propia empresa cómo es la descripción, acreditacioes, definición de los procesos, etc. En cambio, en el procedimiento debe contener la manera en qué la empresa cumple cada requisito, quien lo realiza, quien es el responsable de la ejecución y del proceso, como y que documentos genera. Si ves algunjas de las publicaciones de este blog en las que diferencio entre manual y procedimiento te darás cuenta. Espero que esta aclaración te sea de ayuda. Un saludo.

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  3. Una consulta no basta con incluir un apartado sobre infraestructura en el Manual de calidad o necesariamente debe crearse un procedimiento. Muchas gracias de antemano

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    1. Buenos días Tracy CBs, depende de la complejidad de la infraestructura de la empresa, pero en todo caso recomiendo procedimiento, ya que tendrás información documentada (registros) que cuelguen del procedimiento, desde el inventario, los contratos de mantenimiento, las revisiones...
      Un saludo

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  4. buenos días, necesito crear un manual de procedimientos, podrían ayudarme por favor? gracias

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    1. Buenos días Alfonso, estaré encantada de ayudarte. Para ello, necesito que me facilites tu correo electrónico o bien rellenes el formulario de contacto para seguir esta conversación en privado. Un saludo.

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  5. Hola adriana nesecitho tv ayvda m dejaron vn trabajo de investigacion sobre iso 9001 pero m diero. Poko tiempo ... Y no encventro info en la web ...m podria ayvdar

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    1. Buenos días, en este blog dispones de mucha información sobre ISO 9001, y otras ISO que puedes aplicar en tu tesina. Puedes encontrar muchos casos prácticos y adaptarlos a tu caso en concreto. Si necesitas ayuda puedo realizarte un presupuesto correspondiente a las horas de asesoría. Un saludo.

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  6. Buenos días, estoy elaborando el procedimeinto de infraestructuras de una empresa de ingenieria (trabajo en oficina)y no se muy bien que documentos hay que generar respecto a las revisiones de mantenimiento. De momento hemos puesto 2, la de extintores y la de sondas electromagneticas (aparatos que empleamos para hacer radioelectricos) habría que generar, alguna más? como la del aire acondicionado, u otro aparato?

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    1. Buenos días Luna, debes identificar y gestionar cada uno de los equipos/maquinaria que tiene vuestra infraestructura, es decir, debéis considerar todo: ascensores, climatización, compresores, generadores, equipos informáticos... en definitiva todo lo que necesitéis para hacer funcionar las instalaciones. En el caso de los medios contra incendios y la medición de la toma de tierra del edificio, debéis cumplir con la legislación vigente, así como disponer de empresas certificadas para su mantenimiento y medición. Si hay algunas cosas, que dependen directamente del propietario del edificio, como puede ser los ascensores y medición de la toma de tierra del edificio, deberéis solicitárselas, pero en tu documentación tienen que constar y puedes describir qué proceso sigues para verificar el mantenimiento y qué documentos se generan. Un saludo

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